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Recruiting mit Plan(stellen): Wissen, was man sucht

Nichts erschwert der Personalabteilung die Suche nach neuen Mitarbeitern so wie unvollständige Informationen. Recruiter müssen wissen, welche Softskills und Fachkompetenzen ein Kandidat für eine Stelle mitbringen muss. Ansonsten bleibt der Rekrutierungsprozess ein Ratespiel. Die Folgen: Bewerbungen matchen nicht mit Anforderungsprofilen und die Fachbereichsleiter ärgern sich über unpassende Kandidatenvorschläge.

Das kann sich kein Unternehmen leisten. Personalplanung mit Planstellen sorgt dafür, dass das Recruiting von Anfang an in die richtige Richtung läuft.

Was sind Planstellen?

Bereichs- und Abteilungsleiter verhandeln mit der Geschäftsführung, wie viele neue Mitarbeiter sie benötigen, damit sie ihre (Unternehmens-)Ziele erreichen können. Planstellen sind die neuen Mitarbeiterstellen, die von der Geschäftsführung genehmigt wurden. Nach diesen verabschiedeten Mitarbeiterstellen rekrutiert die Personalabteilung.

Worin besteht der Unterschied zur Stellenbesetzung ohne Planstellen?

Vorteile von Recruiting nach Plan(stellen)

Der Stellenbesetzungsprozess läuft mit Planstellen übersichtlicher und klarer. Planstellen sorgen für Standards im Recruiting:

  1. Planstellen werden einmal im Jahr zu Jahresbeginn verabschiedet. Außerplanmäßige unterjährige zusätzliche Planstellen bilden die Ausnahme. Die Personalabteilung kann den Recruitingbedarf für das kommende Geschäftsjahr somit einschätzen.
  2. Jede Planstelle ist mit einem Kompetenzprofil verknüpft, das beschreibt, welche Skills und Qualifikationen die Stelle erfordert. Das heißt für den Recruiter: Der Anforderungsrahmen der Fachabteilungen ist klar vorgegeben. Abstimmungen fallen leichter, weil höchstens noch Details zur konkreten Stellenausschreibung geklärt werden müssen.
  3. Klare Anforderungen in den Kompetenzprofilen sind die Voraussetzung für Stellenausschreibungen, mit denen die richtigen Kandidaten angesprochen werden.
  4. Der Recruiter hat weniger unpassende Bewerbungen zur Prüfung und spart dadurch Zeit beim Sichten der Bewerberunterlagen.

Wie HR-Abteilungen Planstellen im Unternehmen einführen

Für die Personalarbeit mit Planstellen benötigen HR-Abteilungen zwei Dinge: einen klar definierten Stellenkatalog und Kompetenzprofile für jede Stelle. Der Stellenkatalog bildet alle im Unternehmen vorhandenen Positionen ab. Im zweiten Schritt erarbeiten Personalsachbearbeiter gemeinsam mit den Führungskräften die notwendigen Skills und Qualifikationen für die Stellen in Kompetenzprofilen. Diese legen sie standardisiert in der HR-Software an.

Stelle besetzt – und jetzt?

Planstellen helfen nicht nur beim Recruiting. Der Stellenkatalog liefert außerdem einen Rahmen für die Mitarbeiterentwicklung. Im Mitarbeiterjahresgespräch wird das Profil des Mitarbeiters mit dem Kompetenzprofil für die Stelle abgeglichen. Bei Abweichungen besteht Entwicklungsbedarf und es kann gezielt fortgebildet werden.

Daten sind das A und O

Damit das alles klappt, sollten Personalreferenten eines sicherstellen: Die Personaldaten in der HR-Software müssen aktuell sein. So können sie sich beispielsweise anzeigen lassen, welche Planstellen bereits besetzt und welche Positionen noch offen sind. Sie können schnell auf die Situation reagieren und die Recruiting-Maßnahmen anpassen.

Dann läuft‘s bei der Stellenbesetzung ganz nach Plan.

Quelle: Agenda Software, Originalartikel erschienen am 20.06.2020 auf HR Performance online