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Mit virtuellem Onboarding neue Netzwerke schaffen

Die DATEV eG veranstaltet für neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen normalerweise einen „Welcome Day“ im Nürnberger IT-Campus mit Plenumsvorträgen, Sessions zu unterschiedlichen Themen, Info-Ständen der Fachbereiche und Netzwerken in kleinen Gruppen. Bedingt durch die Corona-Pandemie musste das Softwarehaus den Tag virtuell planen. Mira Kolb, Corporate Learning Specialist bei DATEV eG, berichtet im Interview, wie das virtuelle Onboarding funktionierte und inwieweit das Unternehmen künftig auf hybride Konzepte mit Online- und Präsenzveranstaltungen setzen möchte.

HRP: Was war dabei anders als bei der bisherigen Präsenzveranstaltung?

Kolb: Wir mussten unseren „Welcome Day“ ganz neu denken. Führungen durch die Sicherheitszentrale oder eine Übung mit Feuerlöschern – das funktioniert im virtuellen Raum natürlich nicht. Außerdem ist es sinnvoll, das Programm zu entzerren. Einige der Sessions teilten wir zum Beispiel in zwei Parts auf und planten mehr Pausen ein. Als Alternative zu den bisherigen Info-Ständen organisierten wir das Format der „Welcome Talks“: Videokonferenzen, verteilt über die folgenden Monate, in denen Fachkollegen zu einem Thema informieren und zur Diskussion einladen. Positiv überrascht hat uns übrigens, dass bei den Begrüßungsreden sehr viele Teilnehmer Fragen gestellt haben – über den Chat haben sich deutlich mehr zu Wort gemeldet als bei den Präsenzveranstaltungen.

HRP: Wie haben Sie das virtuelle Netzwerken in kleinen Gruppen organisiert?

Kolb: Beim „Welcome Day“ haben wir die Teilnehmer aus unterschiedlichen Abteilungen zufällig in Gruppen von fünf bis zehn Personen aufgeteilt. Angeleitet wurden sie bei diesem ersten Treffen von einem „Welcome Guide“ aus dem Unternehmen. Die Idee ist, dass sich die Gruppen über sieben Wochen hinweg selbstorganisiert verabreden und gemeinsam mithilfe eines „Onboarding Guides“ lernen.

HRP: Was sind grundsätzlich die Vorteile eines virtuellen Onboardings?

Kolb: Ein Vorteil ist, dass die Angebote sehr viele neue Kolleginnen und Kollegen erreichen: Wer sich mit einem Klick in eine Session oder ein Seminar einwählen kann, macht das auch mal spontan oder obwohl er nur eine halbe Stunde Zeit hat. Zudem können auch Kollegen teilnehmen, die an anderen Standorten arbeiten und für die eine Anreise früher zu lang war. Zumal keine Raumgrößen automatisch die Teilnehmerzahl begrenzen. Ich glaube, aus diesen Gründen werden wir auch zukünftig viel mehr virtuell lernen. Es wird sich beim Onboarding ein hybrides Konzept mit Online- und Präsenzveranstaltungen durchsetzen.

HRP: War die Umstellung auf digitale Plattformen ein großer Aufwand für DATEV?

Kolb: Vor zwei Jahren haben wir unseren gesamten Onboarding-Prozess neu konzipiert und dabei schon stark auf digitale Plattformen gesetzt. Dafür haben wir einen Design-Thinking-Workshop organisiert und die DATEV-Belegschaft befragt, wie sie sich einen optimalen Onboarding-Prozess wünschen würde. Denn modernes Onboarding besteht nicht nur aus fachlicher Einarbeitung, sondern soll neuen Kollegen Orientierung bieten, sie beim Selbstlernen unterstützen und eine positive Bindung zum Unternehmen herstellen. Bei DATEV gibt es nun zum Beispiel eine zentrale Landingpage im Intranet, die alle Informationen und Angebote für neue Mitarbeiter bündelt: von aktuellen Online-Kursen zum selbst buchen über Ansprechpartner im Personalbereich bis hin zu wichtigen Links. In diesen Rahmen fügen sich die neuen virtuellen Formate gut ein – insofern war es zwar ein Sprint, innerhalb von wenigen Wochen den „Welcome Day“ auf digitale Plattformen zu heben. Aber insgesamt waren wir gut vorbereitet.

HRP: Wann beginnt gutes Onboarding?

Kolb: Für uns beginnt gutes Onboarding schon vor dem ersten Arbeitstag. Neue Kolleginnen und Kollegen sollen sich wohlfühlen und erleben, dass ihr Arbeitgeber sie wertschätzt. Deshalb bekommen sie bei DATEV mehrere Wochen vor ihrem Start regelmäßig eine Mail mit Informationen, etwa rund um die Gesundheitsförderung oder Corporate Benefits. Ab ihrem ersten Arbeitstag kommt 25 Tage lang jeweils eine „Welcome Mail“ mit Tipps – zum Beispiel dazu, wie sie das Intranet nutzen können. So ist das Onboarding ein Teil der Employee Journey – und auch ein entscheidendes Element des Employer Branding, das noch lange nachwirken kann. Die eigenen Mitarbeiter sind schließlich die wichtigsten Botschafter eines Unternehmens.

HRP: Frau Kolb, wir danken Ihnen für das Gespräch.

Quelle: Bei dem Interview handelt es sich um eine gekürzte Version. Das vollständige Gespräch ist erschienen in der HR Performance 04/2020.