Was Sie schon immer über die Digitale Personalakte wissen wollten

Die Digitalisierung der klassischen Personalakte begann vor etwa 30 Jahren. Seither ist dieses Werkzeug nicht mehr aus der Personalarbeit wegzudenken. Damals in der Hochphase der Digitalisierung ließen sich plötzlich Unmengen von Daten und Informationen verarbeiten, speichern, strukturieren und mit einem Tastendruck wieder präsent machen. Das Aufarbeiten, Eingeben und Auswerten von Daten erledigte sich auf neuen Wegen. Der Beruf der/des SekretärIn verschwand sehr schnell. Die Angst machte sich breit, dass der Einsatz von Software massenweise die Arbeitsplätze vernichten wird. Tatsächlich verschwanden und veränderten sich viele Arbeitsfelder, aber nicht die Arbeit. Mit der Digitalisierung hat sich unsere Arbeitswelt tiefgreifend verändert. Das zeigt schon der Blick in eine Personalakte vor 30 Jahren.

KI weiß alles über das Thema „Digitale Personalakte“

Die Software war schnell und konnte Unmengen von Daten in kürzester Zeit verarbeiten. Sie wurde immer besser und spezifischer. Von Intelligenz haben damals nur wenige gesprochen. Aber es zeichnete sich schon eine „Intelligentisierung“ der Software ab. Jahr für Jahr wurden die Speicherchips leistungsfähiger.

In der Cloud steckt heute das Wissen der Menschheit. Durch die „KIisierung“ müssen sie die ganzen Texte und Publikationen zu diesem Thema nicht mehr mühsam durchflöhen. KI strukturiert und systematisiert das Thema ganz nach Ihren Wünschen. Für die ersten Schritte auf dem Weg zur DPA ersetzt es viele Berater und Spezialisten. Sie können sich leidenschaftliche Überzeugungsarbeit ersparen.

Entscheider können dort alle Daten selbst abrufen, ungefärbt einsehen, allgemeine und fachliche Fragen stellen und Empfehlungen studieren. Das System KI weiß fast alles über die DPA. Keiner muss bei diesem Thema blank dastehen. Niemand muss zukünftig dem Chef das Thema (wie ein/e SekretärIn) aufbereiten. Er kann es schneller für sich selbst machen. Er kann nicht mehr sagen: “Ich habe keine Ahnung von dem Thema.“ Damit verändern sich Entscheidungslandschaften.

Heute stecken nicht nur die Daten, sondern steckt auch das Wissen im System. Damit können wir uns alle viel Arbeit ersparen. Deshalb lohnt es sich, die die KI zu nutzen. Es hat Jahre gedauert, bis wir (Gen. X)  uns der Vorzüge der Digitalisierung bewusst wurden. Die nachfolgenden Generationen hatten damit kein Problem mehr.  So wird es auch der Gen. KI gehen. Sie wächst damit auf. Als hätte es nie etwas anderes gegeben.

KI weiß wenig über das Innenleben Ihres Unternehmens

Aber Sie kennen die Strategie, die Mitarbeiter, die Projekte, die Software, die Herausforderungen usw. Solange die KI des Unternehmens noch nicht funktioniert, bleiben in puncto Einführung, Umsetzung und Weiterführung der Akte noch viele Aufgaben, die ihnen die KI nicht abnehmen kann. Sie müssen sich mit Ihrer IT, dem Datenschutzbeauftragten, dem Betriebsrat, der Geschäftsführung und gegebenenfalls mit den Mitarbeitenden abstimmen. Sie kennen die Unternehmenspraxis, Sie sollten sich über den aktuellen Stand der rechtlichen Auslegung schlau machen, Sie müssen Ihre Unternehmenssoftwarewelt berücksichtigen, Sie wissen um die menschlichen Faktoren, ihre Kultur und den Wunsch oder die Realität bzgl. Schattenakten. Gemeinsam müssen Sie die Strategie für ihre DPA für heute und morgen finden. Noch kennt die KI den Kontext Ihres Unternehmens nicht. Doch es ist nur eine Frage der Zeit und des Geldes, bis die KI sich auch zu Ihrem Unternehmenskontext äußern wird.

Über die Zukunft der DPA informiert Sie bestens die KI

Und wer schon eine DPA im Unternehmen hat, steht vor der Frage, wie die DPA in Zukunft aussehen soll und kann. Ursprünglich wollte ich in dieser Kolumne über die Zukunft der DPA schreiben. Doch das findet sich alles schon in der KI. Dort gibt es eine Roadmap für die nächsten 10 Jahre. Die Vision überzeugt. Die Mitarbeiter agieren als Herr/Frau ihrer eigen Daten (Self Sovereign Identity SSI). Nachweise sind im Blockchainformat abgesichert. KI fungiert als HR-Coach. Die DPA versteht sich als Lebenszyklus-Begleiter. Und schließlich orientiert sie sich an Ethik und Fairness-Modulen. Möglicherweise gibt es dafür dann auch einmal einen globalen Standard. Denn, das zeigt KI, die DPA ist ein weltweites Thema und man kann sich dort über den Stand der Entwicklungen in verschiedenen Ländern informieren.

Von den Mitarbeitern hängt die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen ab. Dabei kann Ihnen die DPA helfen. KI können alle nutzen. Aber wer weiß, was seine Mitarbeiter können, liegt im Vorteil.

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