„Deutschland zählt bei der Digitalen Personalakte nicht zu den Spitzenreitern.“ : Interview mit Prof. Dr. Wilhelm Mülder, Dozent, Berater und Autor
Wo steht Deutschland im Vergleich zu anderen Ländern beim Thema Digitale Personalakte? Was läuft bereits beim Thema DPA KI-gestützt bzw automatisiert ab und wo sind weitere Einsatzgebiete der KI? Über diese und weitere Themen haben wir mit Herrn Prof. Dr. Mülder gesprochen.
HRP: Wo steht Deutschland im Vergleich zu anderen Ländern beim Thema Digitale Personalakte?
Prof. Dr. Wilhelm Mülder: In Bezug auf den flächendeckenden Einsatz der Digitalen Personalakte zählt Deutschland sicherlich nicht zu den Spitzenreitern, hier sind die angelsächsischen Länder und die nordeuropäischen Länder schon weiter. Wenn man bedenkt, dass es erste technische Realisierungen Digitaler Personalakten bei uns schon vor 30 Jahren gab, hat es doch recht lange mit der Verbreitung gedauert. Anfangs waren es vor allem große Konzerne, die sich an die Digitalisierung ihrer Akten herangetraut haben, ich erinnere mich noch sehr gut z.B. an das Projekt bei der BASF. Inzwischen finden wir Digitale Personalakten aber auch im Mittelstand und bei öffentlichen Verwaltungen.
Die Gründe für den schleppenden flächendeckenden Einsatz von Digitalen Personalakten liegen auf der Hand: Wie auch bei anderen Bereichen digitaler Personalarbeit wurden immer wieder „Bedenken von Betriebsräten“ und „Datenschutzgründe“ als wichtige Stolpersteine genannt. Allerdings kann man durchaus Digitale Personalakten auch im Einverständnis mit der Arbeitnehmervertretung und – durch vorhandene und bewährte technische und organisatorische Maßnahmen – datenschutzkonform einsetzen.
HRP: Künstliche Intelligenz hält immer mehr Einzug in den Personalbereich, was läuft bereits beim Thema DPA KI-gestützt bzw automatisiert ab?
Prof. Mülder: Jegliche Art von Software erhält sich einiger Zeit das Label „KI-inside“. KI ist auch bei HR-Softwarelösungen zunächst einmal ein heute unverzichtbarer Marketing-Slogan. Für die Digitale Personalakte ist KI eigentlich nicht zwingend erforderlich, dies funktioniert auch ohne KI. Die interessantesten Anwendungsmöglichkeiten von KI im Rahmen von HR sehe ich im Bereich Recruting, also bei der Vorauswahl geeigneter Bewerber.
HRP: Welche Einsatzbereiche von KI sind bei der Digitalen Personalakte zu erwarten?
Prof. Mülder: Hier sehe ich für die Zukunft durchaus einige sinnvolle Möglichkeiten:
- Chatbots, die ähnlich wie ChatGPT funktionieren, werden zukünftig die bislang über Tastatur und Maus laufende Bedienung von Digitalen Personalaktenlösungen erleichtern. Während ich bisher Informationen aus verschiedenen (digitalen) Personalakten mühsam zusammentragen musste, reicht zukünftig eine Spracheingabe, beispielsweise: „Welche eAU-Meldungen unserer Leute sind gestern und vorgestern an die AOK gegangen?“.
- KI-Lösungen helfen bei der Erstellung von Texten, bei der Klassifizierung eingehender Dokumente, z.B. bei E-Mail-Anhängen oder bei der Dokumentengenerierung. Dies sind im Kern die Aufgaben, wofür Digitale Personalakten gebraucht werden, neben der revisionssicheren digitalen Ablage von Personaldokumenten. Der gesamte Prozess, also Erzeugung, Veränderung, Versand, Zugriff und Archivierung könnte somit durch KI-Integration erhebliche Erleichterungen für die Nutzer mit sich bringen.
HRP: Vielen Dank für das interessante Interview.
Zum Interview mit Herrn Prof. Mülder zum Themen-Highlight DPA 2024
