„Die Einführung einer digitalen Personalakte lohnt sich immer!“ : Interview mit Prof. Dr. Wilhelm Mülder
Wir haben mit dem Dozenten und Autor Prof. Dr. Wilhelm Mülder über die Einführung und die Aufbewahrungsfristen der Digitalen Personalakte gesprochen. Worauf sollten Unternehmen achten und wie lange müssen beispielsweise steuerrechtlich relevante Unterlagen aufbewahrt werden?
HRP: Wann lohnt sich die Einführung einer digitalen Personalakte für Unternehmen und worauf sollten sie achten?
Prof. Dr. Wilhelm Mülder: Im Grunde lohnt es sich immer. Manche Unternehmen stehen noch ganz am Anfang, da wird zunächst ein neues HR-Managementsystem eingeführt und dann für den Zugriff auf Personalakten, Dokumente und Schriftverkehr eine digitale Aktenlösung hinzugenommen. Vor allem große Unternehmen sind aber schon weiter, hier lohnt sich eine Modernisierung bzw. Erweiterung. Ziel sollte es sein, möglichst alle Dokumente der Personalabteilung digital aufzurufen und zu bearbeiten. Gerade durch die Nutzung von Workflows wird die administrative Personalarbeit maßgeblich beschleunigt und vereinfacht. In jedem Fall sollte vor der Einführung eine gründliche Marktrecherche durchgeführt werden.
HRP: Wie sehen die rechtlichen Anforderungen aus, insbesondere in Bezug auf die Aufbewahrungsfristen und die Beibehaltung der Schriftform?
Prof. Mülder: Die meisten Unternehmen verwahren die wichtigsten Personaldokumente, wie z.B. befristete Arbeitsverträge, Arbeitsverträge mit nachträglichen Wettbewerbsverboten, Aufhebungsverträge oder Kündigungsschreiben weiterhin in Papierform als „Rumpfakte“. Falls es zu einem Prozess kommt, dienen die Papierdokumente zur Beweissicherung, da im Gesetz hierfür die Schriftform vorgesehen ist. Unabhängig davon müssen bei der Archivierung von Personalakten gewisse Aufbewahrungsfristen beachtet werden. Steuerrechtlich relevante Unterlagen müssen sechs bzw. zehn Jahre aufgehoben werden. Auch nach Ausscheiden eines Mitarbeiters sollten übrigen Papierakten sowie digitale Daten zur Berücksichtigung von Ausschluss- und Verjährungsfristen weiterhin aufbewahrt werden. Mehr zu diesen und weiteren Themen erfahren Sie in der Online-Schulung „Digitale Personalakte“.
HRP: Vielen Dank für das Interview!
Prof. Dr. Wilhelm Mülder ist Dozent an mehreren Hochschulen, berät Unternehmen bei der Auswahl von HR-Softwaresystemen und hat hierzu Bücher und zahlreiche Fachartikel veröffentlicht. E-Mail: muelder@hs-niederrhein.de
