Auf Datenwellen surfen und nicht darin ertrinken

„Nein, uns nimmt KI die Arbeit nicht weg. Sie unterstützt uns. Sie erleichtert unsere Arbeit. Schließlich gibt es immer wieder feine neue Tools.“: Diese Aussage hörte ich häufig auf den „HR & Payroll Tools Days“. Am 7. und 8. Juli fand in Köln besagte Veranstaltung mit fast 100 Teilnehmer statt. 14 renommierte Softwareanbieter präsentierten sich und ihre Lösungen. Markus Stier, Leiter Themenbereiche Entgelt & Human Resources, Chefredakteur der Fachzeitschrift LOHN+GEHALT und Leiter des alga-Competence-Centers, wurde nicht müde, in seinen Keynotes auf die wachsenden Datenwellen zu verweisen, die immer wieder aufs Neue auf HR zurollen.

Viele HR- und Payroll-Strukturen sind über die Jahre gewachsen. Es existieren komplexe und veraltete Prozesse. Was sich scheinbar bewährt hat, läuft weiter. Mitarbeiter haben sich an die Medienbrüche und an die manuellen Nacharbeiten gewöhnt. Fehlende Transparenz und unnötige Fehlerquellen wurden hingenommen. Schließlich muss die Payroll laufen. Doch angesichts der anhaltenden Veränderungen steht auch HR vor tiefgreifenden Veränderungen. Steigende regulatorische Anforderungen, Fachkräftemangel und neue Arbeitsmodelle erhöhen den Druck. „Ab 1. Januar wird es ernst. Entgeltunterlagen müssen dann elektronisch geführt, strukturiert, nachvollziehbar und jederzeit verfügbar sein. Befreiungsanträge laufen aus. Mischlösungen werden dann zum Risiko“, verkündete Patrick Banayan, Payroll Sales Manager von Personio. Der Stichtag rückt näher. Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) verpflichtet Arbeitgeber ab dem 1. Januar 2027 zur elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen.

KI-Tools machen die Arbeit leichter

Ob all die Benefits, die im Marketingportfolio verschiedener Benefit-Dienstleister als zusätzliche steuerbegünstigte Arbeitgeberbenefits angeboten werden, tatsächliche Benefits sind, müssen die HR-Verantwortlichen herausfinden. Umgekehrt schlummert im Benefitsportfolio auch noch das eine oder andere „Schätzchen“. Nur 2,7 Prozent der Stellenanzeigen bieten konkrete Kinderbetreuungsunterstützung an, obwohl der steuerlich begünstigte Kita-Zuschuss ein einfacher Mehrwert-Hebel ist. Gleichzeitig sagen 86 Prozent der Unternehmen in Deutschland, dass ihnen familienfreundliche Maßnahmen wichtig sind. Die Bertelsmann-Zahlen zeigen, wie groß hier die Lücke zwischen Option und Praxis ist. KI-Tools können hier helfen, die Arbeit leichter zu machen.

Auf den HR & Payroll Tools Days kam seitens der Aussteller immer wieder der Vorwurf hoch, dass viele Unternehmen im HR-Bereich die Digitalisierung noch nicht leben. Viele Mitarbeitende wollen heute grenzenlos arbeiten. Omer Dotou, Head of Global Mobility Services & Advisory Services, BDAE Consult GmbH, verwies auf die neue Arbeitswelt: „Remote Work, Workation und grenzüberschreitende Telearbeit sind fester Bestandteil moderner Arbeitsmodelle. Mit der Flexibilisierung des Arbeitsortes steigt jedoch die Komplexität der Lohn- und Gehaltsabrechnung deutlich. Was für Mitarbeitende einfach wirkt, stellt Payroll-Abteilungen vor rechtliche und organisatorische Herausforderungen.“ Wer da noch mit getrennten HR- und Payrollsystemen arbeitet, kommt mehr als ins Schwitzen. „Bei verstreut liegenden Daten sind die Prozesse langsam und fehleranfällig. Besonders Blue-Collar-Beschäftigte spüren das täglich etwa bei der Schichtplanung oder bei der Abrechnung“, sagt Tobi Goers, Country Manager DACH, Dayforce.

Komplexität mit KI beherrschen: Weniger Aufwand, mehr Sicherheit

„Entgeltabrechnung und betriebliche Altersversorgung verlangen Präzision. Gleichzeitig wachsen Datenmengen, Anforderungen und Zeitdruck. Was früher mit Erfahrung und manuellen Kontrollen funktioniert hat, gerät heute an klare Grenzen“, lautete die Botschaft von Janette Rosenberg, Fachreferentin, stellv. Chefredakteurin der LOHN+GEHALT und Mitglied des alga-Competence-Centers. Künstliche Intelligenz unterstützt dort, wo Routinen Zeit kosten und Fehler entstehen können. Dabei kann gezieltes Outsourcing neue Spielräume öffnen, um Ressourcen sinnvoll einzusetzen und Risiken zu reduzieren. Schließlich gilt es auch, mehr Zeit für Wertschöpfungen in der HR-Arbeit zu gewinnen. Die Unternehmen wandeln sich, die Mitarbeiterschaft wird komplexer und der Gesetzgeber entwickelt permanent neue Regularien. Um auf dem Laufenden zu bleiben – zum Wohl des Unternehmens und der Mitarbeiter – müssen sich HR-Verantwortliche ständig den Überblick über den HR-Lösungsmarkt verschaffen.

Rückblick + Teilnehmerstimmen auf eine Veranstaltung mit Wiederholungs-Garantie