Digitale Entgeltakte : Der Stichtag liegt näher, als der Gesetzestext vermuten lässt
Wer bislang auf die Ausnahmeregelung gesetzt hat, hat weniger Zeit als gedacht. Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) verpflichtet Arbeitgeber ab dem 1. Januar 2027 zur elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen. Die derzeit noch mögliche Befreiung von dieser Pflicht endet zum 31. Dezember 2026. Gehen Sie die erforderlichen Maßnahmen jetzt an.
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Wie DocuWare Unternehmen bei der Umstellung unterstützt
Eine Betriebsprüfung, drei Tage Zeit für die Unterlagen, ein Aktenordner mit losen Krankenkassenbescheinigungen aus den letzten vier Jahren. Diese Situation kennt vermutlich jede Personalabteilung. Ab 2027 wird sie jedoch zum Compliance-Risiko, denn dann müssen bestimmte Entgelt- und Sozialversicherungsunterlagen elektronisch geführt werden.
Wer bislang auf die Ausnahmeregelung gesetzt hat, hat weniger Zeit als gedacht. Die Beitragsverfahrensverordnung (BVV) verpflichtet Arbeitgeber ab dem 1. Januar 2027 zur elektronischen Führung bestimmter Entgeltunterlagen. Die derzeit noch mögliche Befreiung von dieser Pflicht endet zum 31. Dezember 2026. Wer die erforderlichen Maßnahmen erst 2027 angeht, startet den Umstellungsprozess daher bereits mit deutlicher Verzögerung. Die Neuregelung betrifft entgelt- und sozialversicherungsrelevante Dokumente. Dazu zählen unter anderem Nachweise zur Versicherungspflicht oder -freiheit, Krankenkassen-Mitgliedsbescheinigungen sowie Anträge zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht. Die vollständige Personalakte muss also nicht elektronisch geführt werden. Entscheidend ist vielmehr, dass alle relevanten Entgeltunterlagen im Prüfungsfall elektronisch, revisionssicher und vollständig bereitgestellt werden können.
Warum einfache digitale Ablagen nicht ausreichen
Sozialversicherungsprüfer erwarten mehr als digitalisierte Dateien. Sie prüfen, ob Zugriffe nachvollziehbar dokumentiert sind und ob angeforderte Unterlagen innerhalb kurzer Fristen bereitgestellt werden können. Auch die Lückenlosigkeit der Dokumentenhistorie spielt eine Rolle. Ein Netzlaufwerk mit Ordnerstruktur oder eine Sammlung eingescannter PDFs erfüllt diese Anforderungen selten, da Berechtigungskonzepte, Versionierung und eine Protokollierung von Zugriffen fehlen.
Damit rückt eine weitere Frage in den Vordergrund: Sind Entgeltunterlagen im Ernstfall auch in der geforderten Struktur auffindbar? Das setzt klare Dokumententypen und verbindliche Ablageregeln und eine saubere Abgrenzung zur allgemeinen Personalakte voraus. Nur so wird verhindert, dass entgelt- und sozialversicherungsrelevante Dokumente nicht in einem unstrukturierten HR-Archiv untergehen.
Mit einem DMS rechtzeitig die Weichen stellen
Ein Dokumentenmanagementsystem wie DocuWare schafft die dafür notwendige Struktur. Dokumente aus Lohnbuchhaltung, HR-Software oder Steuerkanzlei werden zentral zusammengeführt und automatisch der richtigen Entgeltakte zugeordnet. Rollenbasierte Zugriffsrechte stellen sicher, dass nur berechtigte Personen Einsicht erhalten, während jede Aktion revisionssicher protokolliert wird. Auch Aufbewahrungs- und Löschfristen lassen sich automatisieren, sodass Dokumente weder zu früh gelöscht noch länger als erforderlich vorgehalten werden. Im Prüfungsfall stehen alle angeforderten Unterlagen so strukturiert und innerhalb weniger Minuten zur Verfügung.
Der Nutzen beschränkt sich nicht auf den Prüfungsfall. Eine strukturierte digitale Entgeltakte reduziert den Suchaufwand im Tagesgeschäft und schafft Transparenz für HR und Lohnbuchhaltung. Unternehmen, die frühzeitig starten, vermeiden außerdem den Zeitdruck, der entsteht, wenn die Umstellung erst kurz vor Jahresende 2026 beginnt.
Wie der Umstieg auf eine digitale Entgeltakte konkret gelingt, welche Dokumente betroffen sind und wie sich Aufbewahrungsfristen automatisieren lassen, zeigt DocuWare im kostenfreien Webinar „Digitale Entgeltakte 2027″.
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