CFOs lieben die Automatisierung von HR-Workflows

Personalabteilungen prägen maßgeblich Leistung, Kultur und Attraktivität eines Unternehmens. In ihnen werden Kompetenz, Engagement, Teamgeist und Zufriedenheit der Mitarbeitenden entscheidend beeinflusst. Das wirkt sich auch auf Kreativität, Effizienz und Produktivität aus. Für CFOs lohnt sich deshalb ein genauer Blick auf das Personalwesen. Denn die Frage, wie viel Zeit HR für wertschöpfende Aufgaben aufwendet und wie viel in administrativen Routinen gebunden ist, entwickelt sich zunehmend zu einem strategischen Faktor.

Human Resources (HR) gilt als Herzstück des Unternehmens. In der Personalabteilung laufen alle Fäden rund um die wichtigste Ressource von Organisationen, die Mitarbeitenden, zusammen. Gleichzeitig sind viele HR-Abteilungen noch immer stark durch wiederkehrende und vor allem manuell auszuführende Standardprozesse belastet. Lohn- und Gehaltsabrechnung, Urlaubs- und Abwesenheitsmanagement oder Onboarding-Prozesse sind essenziell, binden jedoch erhebliche Kapazitäten. Diese Zeit fehlt für strategische Themen wie die Entwicklung von Fortbildungsangeboten oder die Bewältigung des Fachkräftemangels.

Automatisierungsstrategie schafft Freiräume

An dieser Stelle kann eine umfangreiche Automatisierungsstrategie helfen: Sie schafft Freiräume und setzt so Ressourcen der Personaler für höherwertige Aufgaben frei. Aktuelle Branchenbenchmarks zeigen, dass sich diese Effekte auch quantitativ belegen lassen. Durch die Automatisierung von Gehaltsabrechnungen lässt sich der Aufwand für manuelle Dateneingaben etwa um bis zu 80 Prozent reduzieren. Digitale Onboarding-Workflows senken zudem die damit verbundenen Prozesskosten häufig um 50 bis 70 Prozent und beschleunigen gleichzeitig die Integration neuer Mitarbeitender. Die gewonnenen Zeit- und Effizienzvorteile machen Automatisierungsinitiativen damit nicht nur zu einem operativen, sondern auch zu einem wirtschaftlich messbaren Erfolgsfaktor.

Gerade für Chief Financial Officers (CFOs) ist dieser Aspekt von unmittelbarer Relevanz. Denn Zeit ist nicht nur eine rein organisatorische Größe, sondern im Unternehmenskontext ein wirtschaftlicher Faktor, wenn nicht sogar der wichtigste. Wenn die HR-Abteilung ihre administrativen Routinen reduzieren kann, steigt tendenziell ihre Servicequalität. In konkreten Zahlen ausgedrückt weisen manuelle HR-Prozesse typischerweise Fehlerraten zwischen 1 und 5 Prozent auf, während sie in automatisierten Abläufen vielfach unter 0,5 Prozent liegen. Auch auf die Employee Experience kann sich das Plus an Zeit positiv auswirken: Haben Personaler mehr Zeit, können sie die Transparenz ihrer Arbeit erhöhen und modernere HR-Methoden ausprobieren. Potenzielle Angestellte und bereits Mitarbeitende nehmen diese Transformation wahr, was die Attraktivität des Unternehmens erhöht. Eine effiziente HR-Organisation wirkt sich somit indirekt auf Produktivität, Mitarbeiterbindung und Wettbewerbsfähigkeit aus, also auf wichtige Faktoren mit klarer finanzieller Dimension.

Automatisierung bedarf einer ganzheitlichen Strategie

Allerdings ist Automatisierung absolut kein Selbstläufer und bedarf für nachhaltigen Erfolg einer systematischen Vorgehensweise. Der erste Schritt ist ein Umdenken, denn eine Automatisierungsstrategie muss sämtliche Abteilungen abdecken. Wird sie als isoliertes Human-Resources-Projekt verstanden und durchgeführt, bleiben die erwarteten Effekte mindestens teilweise, oft jedoch gänzlich aus. Da in den meisten Unternehmen der Chief Human Resources Officer (CHRO) oder Chief People Officer (CPO) für die Prozesse der HR-Abteilung zuständig ist, müssen interdisziplinäre Teams gebildet werden. Nur so können Unternehmen Wissens- und Workflow-Silos verhindern und ihre Automatisierungsstrategie wirklich auf die Schiene bringen.

Anschließend geht es darum, die technischen Voraussetzungen zu schaffen. Denn um überhaupt automatisierte Prozesse zu implementieren, ist es nötig, standardisierte Workflows effizient digital abzubilden. Am Anfang dieses Schrittes steht eine kritische Prüfung der bestehenden Prozesse. Der Grundsatz lautet: Wer schlechte analoge Prozesse digitalisiert, erhält schlechte digitale Prozesse. Unnötige Feedback-Schleifen, Workflow-Brüche oder Doppelfunktionen müssen Unternehmen identifizieren und beseitigen, bevor sie sie digital abbilden können. Nur schlanke und klar strukturierte Abläufe können ihr Potenzial im digitalen Umfeld vollständig entfalten. Aus CFO-Perspektive gestaltet sich die Sachlage folgendermaßen: Investitionen in Automatisierung erzeugen nur dann Effizienzgewinne und finanzielle Skaleneffekte, wenn die Digitalisierung der Unternehmensprozesse mit einer konsequenten Vereinfachung selbiger einhergeht.

Ebenso entscheidend ist die Integration in bestehende Systemlandschaften, denn Silos sind der natürliche Feind jeder Automatisierungsinitiative. Neue Softwarelösungen müssen sich daher bestenfalls nahtlos in ERP(Enterprise Resource Planning)-, Zeiterfassungs- oder Gehaltsabrechnungssysteme einfügen. Erst wenn Schnittstellen sauber funktionieren und Daten konsistent fließen, entsteht die gewünschte Transparenz. Für CFOs geht es an dieser Stelle vor allem um Investitionssicherheit und Datenqualität. Vollständig integrierte Systeme reduzieren durch hohe Qualität der Daten die Fehlerquote, vermeiden redundante Dateneingaben und schaffen eine verlässliche Grundlage für Auswertungen sowie strategische Entscheidungen. Auf diese Weise wirken sie sich im Tagesgeschäft auch wirtschaftlich positiv aus. Aus finanzieller Sicht besonders relevant ist zudem der Investitionsrückfluss. Unternehmen erreichen die Amortisation entsprechender HR-Automatisierungslösungen in der Regel innerhalb von 12 bis 24 Monaten nach dem Go-Live.

Sicherheit und Compliance bleiben eminent wichtig

Ein weiterer zentraler Aspekt sind die Sicherheit und Compliance. Die Personalabteilung arbeitet mit sensiblen, personenbezogenen und vertraulichen Daten. Datenschutz und -sicherheit sind daher oberstes Gebot. Neben der Einhaltung der DSGVO sind klare Rollen- und Berechtigungskonzepte, revisionssichere Dokumentationen, Zugriffskontrollen und Verschlüsselung unerlässlich. Lücken in diesem Bereich können nicht nur zu empfindlichen Strafen führen, sondern auch zu nachhaltigem Reputationsverlust. Aus Sicht des CFO ist die Automatisierung daher auch ein Instrument zur Risikominimierung, da standardisierte und nachvollziehbare Prozesse die Compliance-Qualität erhöhen. Hinzu kommen die gesetzeskonforme Erfassung und Überwachung von Arbeitszeiten.

Digitale Zeiterfassungssysteme ermöglichen eine transparente Dokumentation von Arbeits-, Pausen- und Überstundenzeiten und unterstützen Unternehmen dabei, arbeitsrechtliche Vorgaben zuverlässig einzuhalten. Gleichzeitig schaffen sie eine belastbare Datengrundlage für Auswertungen, Kapazitätsplanungen und Audits. Dabei ist jedoch sicherzustellen, dass der Einsatz entsprechender Systeme stets im Einklang mit den geltenden Datenschutzbestimmungen sowie den Mitbestimmungsrechten der Arbeitnehmervertretungen erfolgt. Betriebsvereinbarungen spielen hierbei eine zentrale Rolle, da sie den zulässigen Umfang der Datenerhebung, Auswertungsmöglichkeiten, Zugriffsrechte und Aufbewahrungsfristen verbindlich regeln. Eine frühzeitige Einbindung von Betriebsrat und Datenschutzbeauftragten trägt wesentlich dazu bei, rechtliche Risiken zu minimieren und die Akzeptanz der eingesetzten Lösungen zu erhöhen.

Erfolgreiche Transformationsprojekte erfordern zudem eine enge Zusammenarbeit von Human-Resources- und IT-Abteilung sowie sämtlichen anderen Fachbereichen. Interdisziplinäre Teams stellen im Zuge eines Digitalisierungs- und Automatisierungsprojektes sicher, dass in der praktischen Umstellung technische, organisatorische und fachliche Anforderungen nicht zu kurz kommen. Gleichzeitig fungieren sie als Multiplikatoren im Unternehmen und unterstützen das Change Management durch transparente Kommunikation, Schulungen und Feedback-Möglichkeiten. Das alles ist insofern von höchster Priorität, da die Akzeptanz der Mitarbeitenden eine wesentliche Voraussetzung dafür ist, dass sich die erhofften Effizienzpotenziale tatsächlich realisieren.

Step by Step ist die richtige Geschwindigkeit

Zu guter Letzt ist es bei Automatisierungsstrategien wichtig, nicht zu viel auf einmal zu wollen. Statt also alle Prozesse gleichzeitig umzustellen, empfiehlt sich ein schrittweises Vorgehen. Klar abgegrenzte Pilotprojekte ermöglichen beispielsweise schnelle Erfolge und schaffen Vertrauen in die neue Lösung. Besonders geeignet sind Bereiche mit überschaubarer Komplexität und hohem Automatisierungspotenzial, wie beispielsweise das Abwesenheitsmanagement. Solche Projekte liefern wertvolle Erfahrungen und dienen als Blaupause für die Skalierung weiterer Prozesse. Für CFOs bedeutet dieses Vorgehen eine kontrollierte Investitionsstrategie mit kalkulierbarem Risiko und schrittweiser Wertrealisierung.

„Wer schlechte analoge Prozesse digitalisiert, erhält schlechte digitale Prozesse“, sagt Daniel Daschke, Produktmanager bei der CSS AG.

Die Digitalisierung des Personalwesens geht, das wird deutlich, weit über eine reine Zeitersparnis hinaus. Sie schafft Struktur in komplexen Abläufen, erhöht die Transparenz und verbessert die Erfahrung aller Beteiligten. Vor allem aber macht sie Zeit zu einem steuerbaren Erfolgsfaktor. Wenn die Human-Resources-Abteilung von administrativen Routinen entlastet wird, entstehen Freiräume für strategische Initiativen, die unmittelbar auf Leistung, Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit einzahlen. CFOs sollten daher alles daran setzen, eine entsprechende Strategie zu erarbeiten und passende Lösungen dafür zu beschaffen. Ein weiterer positiver Nebeneffekt ist, dass HR von einer reinen Kostenstelle, zum aktiven Werttreiber avanciert. Auf diese Weise fördert die Automatisierung, wenn sie richtig umgesetzt wird, die Zufriedenheit sämtlicher Mitarbeitenden auf allen Ebenen.