Return to Office wird Realität : Desk Sharing Index 2025

4-Tage-Woche, Return to Office und Hybridarbeit – diese Phänomene rund um unsere Arbeitswelt sind aktuell heiß diskutiert. Wie wirken sich diese tatsächlich auf das Arbeitsverhalten der Deutschen aus? Mit dem Desk Sharing Index 2025 liefert die Workplace-Experience-Plattform deskbird nun konkrete Einblicke in deutsche Büros und vergleicht die derzeitige Situation mit dem Vorjahreszeitraum.

Ist die Rückkehr zur Vollzeit-Büroarbeit bereits spürbar, oder handelt es sich nur um einen Medienhype? Um diese und weitere Fragen rund um die Büroarbeit zu beantworten, hat deskbird im Zeitraum von September 2024 bis Februar 2025 Buchungsdaten von rund 23.000 Nutzer:innen in hybriden Unternehmen in den acht größten deutschen Städten sowie von mehr als 3.000 User:innen in Paris, Wien und Zürich analysiert.

• Die Büropräsenz steigt in Deutschland insgesamt an. Freitag verzeichnet mit + 8 % im Vergleich zum Vorjahr den größten Anstieg.
• Der Return to Office zeigt sich vor allem im Mittelstand und bei großen Unternehmen.
• Stuttgart führt mit 66 % Büroanwesenheit in Deutschland, international liegen Zürich (68 %) und Wien (64 %) vorn. Schlusslicht ist erneut Frankfurt am Main (49 %).
• Die Auslastung von Büro-Schreibtischen ist in großen Unternehmen mit 34 % am höchsten, im Mittelstand mit 27 % am niedrigsten.
• Die durchschnittliche Parkplatzauslastung nach Wochentagen liegt bei knapp 54 %.
• Kleine Unternehmen nutzen Parkplätze mit 52 % am intensivsten.

Return to Office wird Realität

Betrachtet man die Büroanwesenheit nach Wochentagen, sind Dienstag und Mittwoch mit je 67 % Anwesenheit die beliebtesten Tage. Damit nähert sich der Dienstag dem Mittwoch an. Im Vorjahreszeitraum lagen diese beiden Tage noch bei 65 % bzw. 68 % Anwesenheit. Insgesamt ist die Anwesenheit leicht gestiegen. Besonders auffällig ist dies am Freitag: Zwar bleibt er mit 54 % Anwesenheit der schwächste Tag und bietet damit das höchste Potenzial für die Schließung von Büroflächen. Jedoch verzeichnet er mit einem Plus von 8 % im Vergleich zu den Daten von 2023/24 den höchsten Anstieg.

Bei der Büroanwesenheit nach Unternehmensgröße liegen mittelgroße Unternehmen (251 – 1.499 Mitarbeitende) mit 62 % Anwesenheit vorn, dicht gefolgt von Großunternehmen (ab 1.500 Mitarbeitenden) mit 61 %. Auf dem letzten Platz liegen kleine Unternehmen unter 250 Mitarbeitenden (54 %). „Die Steigerung der Büropräsenz lässt sich darauf zurückführen, dass mehr und mehr Unternehmen in Deutschland verstärkt ins Büro zurückkehren“, folgert Ivan Cossu, CEO und Co-Founder von deskbird. „Das zeigt sich ebenfalls daran, dass Mitarbeitende mittlerer und großer Unternehmen gesamt häufiger im Büro sind als die Teams in kleineren Unternehmen. Denn besonders große Unternehmen forcieren aktuell in Deutschland den Return to Office.“

Mia san Office

Im Städtevergleich liegt Stuttgart im Zeitraum von September 2024 bis Februar 2025 mit durchschnittlich 66 % Büroanwesenheit vorn, gefolgt von München (62 %) und Leipzig (59 %). Damit lösen die beiden Großstädte im Süden Deutschlands Leipzig als Spitzenreiter ab. Dort lag die Büropräsenz im Vorjahreszeitraum noch bei 71 %. Das Schlusslicht bildet mit 49 % Anwesenheit nach wie vor Frankfurt am Main. Bei den 2023/24 stärker frequentierten Städten wie Leipzig (71 % in 2023/24 vs. 59 % in 2024/25) und Köln (70 % in 2023/24 vs. 58 % in 2024/25) zeigt sich also ein leichter Rückgang der Präsenz. In den anderen untersuchten Städten gibt es jedoch nur geringe Schwankungen.

Im internationalen Vergleich liegt Zürich mit 68 % unangefochten vorn, gefolgt von Wien (64 %). Paris hingegen verzeichnet mit 52 % eine niedrige Anwesenheit, vergleichbar mit Hamburg (53 %).

Schreibtischauslastung: Konzerne vor KMU

Wer im Büro anwesend ist, benötigt auch einen Arbeitsplatz. Daher ist es folgerichtig, dass die Auslastung der Schreibtische in den deutschen Büros am Dienstag mit 37 % am höchsten ist, gefolgt von 36 % am Mittwoch und 33 % am Donnerstag. Montags (30 %) und freitags (20 %) sind die Schreibtische deutlich weniger ausgelastet. Die allgemein eher geringe Auslastung zeigt sich auch im Monatsvergleich. Zwischen September 2024 und Februar 2025 gibt es lediglich Schwankungen von maximal 4 %. Der Höchstwert wird mit 33 % im Februar erreicht, der Tiefstwert im Dezember mit 29 %.

Die Unternehmensgröße spielt hierbei eine Rolle: Große Unternehmen haben mit 34 % die höchste Schreibtischauslastung, während der Mittelstand mit 27 % am niedrigsten liegt. Obwohl kleine Unternehmen im Vorjahr vorne lagen, haben sich nun die großen Unternehmen an die Spitze gesetzt. Allgemein zeigen die Ergebnisse jedoch, dass die Ressourcenplanung in den Unternehmen noch immer weit von einer idealen Auslastung entfernt ist. Cossu betont: „Trotz steigender Präsenz bleibt die Schreibtischauslastung niedrig. Unternehmen sollten Büroflächen umgestalten und mehr Platz für Kollaboration schaffen. Transparente Planung hybrider Arbeit steigert nicht nur die Produktivität um bis zu 20 %, sondern auch die Mitarbeiterzufriedenheit.“

Zeit fürs „Umparken“ im Kopf

Viele Arbeitnehmende fahren weiterhin mit dem Auto ins Büro. Die durchschnittliche Parkplatzauslastung liegt bei knapp 54 %, mit einem Peak am Dienstag (59 %) und dem Tiefstwert am Freitag (46 %). Die Auslastung sinkt jedoch anders als bei den Schreibtischen mit der Unternehmensgröße – von 52 % bei kleinen über 50 % bei mittleren bis 47 % bei großen Unternehmen. „Überall, wo Ressourcen ungenutzt bleiben, entstehen Kostenfallen. Daher sollte das Pendelverhalten, etwa zur Nutzung von ÖPNV, Fahrgemeinschaften usw., analysiert werden, sodass sich in Abstimmung mit den Mitarbeitenden z. B. Parkflächen reduzieren lassen“, schließt Cossu.

Datenbasierte Büroplanung: Flexibilität trifft Planbarkeit

Die Daten des Desk Sharing Index 2025 belegen aktuelle Phänomene wie den Return to Office. Während die Büroanwesenheit leicht steigt, verändert sich jedoch auch die Art und Weise, wie Arbeitnehmende das Büro nutzen. So bleibt die Auslastung von Ressourcen wie Schreibtischen und Parkplätzen eher gering – ein Zeichen dafür, dass viele Unternehmen ihre Büroflächen noch nicht optimal nutzen. Das zeigt: Konzepte aus Zeiten vor hybrider Arbeit gelten trotz Rückkehr ins Büro nicht mehr uneingeschränkt. Die richtige Mischung aus Flexibilität bei der Bürogestaltung sowie Ort und Zeit der Arbeit und Planbarkeit ist daher gefragt, um wirtschaftlich zu profitieren und gleichzeitig die Bedürfnisse der Mitarbeitenden zu adressieren. Smarte Desk-Sharing-Modelle, transparente Teamkoordination und datenbasierte Entscheidungen helfen Unternehmen, Produktivität und Kosteneffizienz zu steigern.

Quelle: deskbird

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