Effiziente letzte Meile von HR-Dokumenten dank digitaler Zustellung

15.04.2025 ·

4 Min. Lesezeit

Eine Hand überreicht einer anderen Hand eine Box und ein Handy. Auf dem Weg hin zu einer digitalen Zustellung. — Foto: ©AdobeStock/Bambalino Studio

Advertorial

Die Digitalisierung hat längst Einzug in die Personalabteilungen erhalten. Doch wie können HR-Teams und IT-Abteilungen die Effizienz und Sicherheit ihrer Dokumentenprozesse weiter steigern? Die Antwort liegt in der digitalen Zustellung und damit der letzten Meile von Dokumenten.

Laut einer Studie des Digitalverbands Bitkom aus dem Jahr 2024 drucken 82% der befragten Unternehmen weniger Dokumente als noch vor fünf Jahren, und neun von zehn Unternehmen möchten ihre Briefpost durch digitale Kommunikation ersetzen. Diese Entwicklung zeigt, dass der digitale Dokumentenversand nicht nur eine Option, sondern eine Notwendigkeit für moderne und wettbewerbsfähige Unternehmen ist.

Warum jetzt auf die digitale Zustellung umsteigen?

Das Jahr 2025 bringt einige Änderungen mit sich, die die Art und Weise, wie Unternehmen ihre Dokumente verwalten und zustellen, grundlegend verändern könnten. Eine erneute Portoerhöhung um knapp 12% im Vergleich zu 2024 und längere Zustellzeiten für Briefpost sind nur einige der Herausforderungen, denen sich Unternehmen stellen müssen. Zudem ebnet das neue Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) den Weg für eine digitale, schnellere und effizientere Bearbeitung von Dokumenten, indem Schriftformerfordernisse reduziert und zu Textformerfordernissen herabgestuft werden. Dies ermöglicht beispielsweise die digitale Abwicklung von Arbeitsverträgen.

Darüber hinaus erhält KI immer mehr Einzug in unser Privat- und Berufsleben, um Aufgaben zu automatisieren, effizienter zu lösen und letztendlich mehr Zeit für andere Dinge zu schaffen. Wieso sollten sich Unternehmen dann noch mit sperrigen Zustelllösungen, wie etwa dem postalischen Versand beschäftigen müssen, wenn es andere, effizientere und sichere Wege gibt?

d.velop postbox als Lösung für mehr Effizienz im Zustellprozess von (HR-)Dokumenten

Egal ob Mitarbeitende, Kunden, Partner oder Bürger:innen – jede Person erhält mit d.velop postbox ein eigenes, privates Postfach, in das Arbeitgeber, Versicherungen, Städte und weitere Provider Dokumente digital zustellen können. Dies spart manuelle Aufwände für den Druck, das Sortieren, Kuvertieren und den Versand sowie die damit verbundenen Kosten. Personaler:innen können für wiederkehrende Dokumente wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen Vorlagen nutzen, die per Massenversand personalisiert an den oder die richtige:n Mitarbeiter:in zugestellt werden. Die Personenzuordnung erfolgt anhand vordefinierter Regeln, bspw. über Personalnummern.

Frau zeigt App zur digitalen Postbox auf ihre Handy — Foto: ©d.velop

Mitarbeitende können ihre persönlichen Dokumente im eigenen digitalen Postfach lebenslang und ortsunabhängig am PC, Tablet oder Handy abrufen. Dies erleichtert nicht nur die Verwaltung und den Zugriff auf wichtige Unterlagen, sondern stärkt auch ihr Vertrauen in digitale Prozesse. Auch ehemalige Mitarbeitende, wie Betriebsrentner:innen, können damit weiterhin digital mit wichtigen Dokumenten versorgt werden.

Mehr als nur Kostenersparnis

Eine Umstellung auf die digitale Dokumentenzustellung bietet zahlreiche Vorteile:

Steigerung der Effizienz und Produktivität: Mitarbeitende in der HR-Abteilung, die regelmäßig Dokumente versenden, profitieren von schnelleren und effizienteren Prozessen dank Vorlagen und der Möglichkeit des Massenversands.
Ressourcenschonung: Durch die Reduzierung des Papierverbrauchs, der manuellen Aufwände und Kosten, werden (Personal-)Ressourcen geschont und die Umweltbelastung verringert.
Integration in bestehende Systeme: Die d.velop postbox kann nahtlos in bestehende digitale Geschäftsprozesse integriert werden. Beispielsweise können Sie Lohn- und Gehaltsabrechnungen direkt aus Ihrem genutzten HR-System wie etwa SAP, DATEV, P&I LOGA, Lexware, Lexoffice oder Sage digital zustellen.
Lebenslanger Zugriff: Mitarbeitende haben jederzeit und überall Zugriff auf ihre Dokumente und können diese bei Bedarf direkt aus ihrem Postfach mit Dritten teilen.

Datenschutz und Sicherheit – Made and Safe in Germany

Die Sicherheit personenbezogener Daten ist ein zentraler Aspekt des digitalen Dokumentenversands. Die d.velop postbox erfüllt höchste Sicherheitsstandards nach deutschem Recht. Der Sitz des ISO-zertifizierten Rechenzentrums ist in Deutschland und die Server werden ausschließlich in Deutschland betrieben und unterliegen den strengen Datenschutzgesetzen: Made in Germany – Safe in Germany. Die Zustellung der Dokumente erfolgt grundsätzlich verschlüsselt und jedes Dokument kann zusätzlich mit einem weiteren, personenbezogenen Schlüssel gesichert werden. Dies ist besonders wichtig bei der Übertragung schützenswerter Daten wie Lohn- und Gehaltsabrechnungen oder Versicherungsunterlagen. Eine Zwei-Faktor-Authentifizierung auf Seiten der Empfänger:innen bietet zusätzlichen Schutz.

Fazit: Die Zukunft der HR-Dokumentenzustellung ist digital

Die Digitalisierung des Dokumentenversands bietet Unternehmen und insbesondere HR-Abteilungen zahlreiche Vorteile, die weit über die bloße Kostenreduzierung hinausgehen. Durch die Umstellung auf digitale Prozesse können Unternehmen ihre Effizienz steigern, Ressourcen schonen und die Nachhaltigkeit fördern. Die Einführung eines digitalen Postfachs, wie d.velop postbox, ermöglicht eine sichere, schnelle und ortsunabhängige Zustellung von Dokumenten. Angesichts steigender Portokosten, längerer Zustellzeiten für Briefpost und neuer Möglichkeiten zur Bürokratieentlastung sollten HR-Abteilungen spätestens jetzt auf den digitalen Dokumentenversand setzen, um wettbewerbsfähig zu bleiben und die Vorteile der Digitalisierung voll auszuschöpfen.

Webinar: Digitale Zustellung: Alternative zum klassischen Briefversand per Post

Webinar On Demand: Digitale Zustellung — Foto: ©d.velop

Erfahren Sie im Webinar „Digitale Postzustellung: Alternative zum klassischen Briefversand per Post“, warum sich die Einführung der digitalen Zustellung von Geschäfts- und Personaldokumenten für Ihr Unternehmen lohnt und wie Sie die postbox von d.velop dabei unterstützt. Erhalten Sie darüber hinaus Einblicke in die Software.

Inhalte des Webinars auf einen Blick: