Interne Ermittlungen: HR zwischen Aufklärung, Fürsorge und arbeitsrechtlicher Verantwortung

Ein Hinweis aus dem Hinweisgebersystem oder eine Teambeschwerde – und schon steht HR mitten in einer internen Ermittlung. Dabei bewegt sie sich in einem Spannungsfeld: Der Sachverhalt soll konsequent aufgeklärt werden, ohne Beschäftigte vorschnell zu verurteilen, das Vertrauen der Belegschaft zu beschädigen oder spätere arbeitsrechtliche Entscheidungen zu gefährden.

Die arbeitsvertragliche Fürsorgepflicht aus § 241 Abs. 2 BGB verpflichtet den Arbeitgeber, auch während laufender Ermittlungen die berechtigten Interessen und das Persönlichkeitsrecht der Beschäftigten zu wahren – sie begrenzt die Ermittlungstätigkeit also von Anfang an, nicht erst im Nachhinein.

1. Vor dem Start: Klärung schafft Struktur und Erfolg

Oft kranken Ermittlungshandlungen schon vor ihrem Beginn am Fehlen klarer Ziele und Zuständigkeiten. Was ist der konkrete Anfangsverdacht? Welcher Personenkreis, welcher Zeitraum, welche Datenquellen sind betroffen? Soll HR die Ermittlungen gegen einzelne Mitarbeiter federführend durchführen, Compliance/Legal, interne Revision oder doch eine Kombination aus allem? Wer ist personell Teil des Ermittlungsteams – rein intern oder bedarf es angesichts des Vorwurfs, des Umfangs oder der Internationalität spezialisierter, außenstehender Dienstleister? Wird der Ermittlungsauftrag zu eng gefasst, bleiben relevante Personen und Informationen außen vor, ist er zu weit, steigt der Aufwand unverhältnismäßig an, es fehlt aber vor allem an Fokus.

2. Der richtige Umgang mit vertraulichen Informationen

Ermittlungen betreffen hochsensible Beschäftigtendaten. HR muss dafür sorgen, dass mit diesen Daten sorgsam und datenschutzkonform umgegangen wird. Vor Beginn der Ermittlung ist stets zu prüfen und zu dokumentieren, ob die Voraussetzungen von BDSG bzw. DSGVO für eine Datenerhebung und -verarbeitung vorliegen. Zudem gilt der datenschutzrechtliche Kerngrundsatz der Datenminimierung – so viele Daten wie nötig, so wenige wie möglich. Besonders relevant wird der Datenschutz, wenn die Ermittlung auf Whistleblowing beruht: Hinweisgeber genießen besonderen Schutz, ihre Identität ist vertraulich zu behandeln. Gleiches gilt für Betroffene, soweit nicht ein abweichendes Vorgehen erlaubt. HR muss ebenso eine effektive interne Ermittlung sicherstellen wie den Schutz des Whistleblowers vor Repressalien. Relevant wird dies vor allem, wenn Whistleblowing mit anderweitigen Schritten gegen den Hinweisgeber zusammentrifft – etwa wenn ein von Kündigung bedrohter Mitarbeiter durch „Hinweise“ besonderen Schutz zu erlangen versucht. Hier muss der Arbeitgeber darlegen, dass zwischen Hinweis und Kündigung kein kausaler Zusammenhang besteht.

3. Die Rolle des Betriebsrats frühzeitig klären

Ein allgemeines Mitbestimmungsrecht hat der Betriebsrat bei Ermittlungen nicht, einzelne Maßnahmen können aber Beteiligungsrechte auslösen, etwa der Einsatz technischer Kontrollsysteme oder standardisierte Mitarbeiterbefragungen. Reine Sachverhaltsaufklärung ohne Gruppenbezug ist dagegen regelmäßig mitbestimmungsfrei. Unabhängig vom rechtlichen „Muss“ empfiehlt sich dennoch eine punktuelle, vertrauliche Information bzw. Einbindung des Betriebsrats oder einzelner Mitglieder, um Zusammenarbeit und Kooperationsbereitschaft der Belegschaft zu stärken und die Akzeptanz späterer Befragungen und Personalentscheidungen zu erhöhen. Eine frühe Einbindung kann insbesondere die spätere Anhörung des Betriebsrats vor einer Kündigung erleichtern. Eine bereits im Vorfeld für den „Ernstfall“ geschlossene Betriebsvereinbarung zu Ablauf und Durchführungsbedingungen interner Ermittlungen schafft hier Klarheit.

4. Während der Aufklärung: Fehlende Fokussierung

Eine (zu) breite Ermittlung ohne klaren Fokus und/oder dokumentierten Anlass „in alle Richtungen“ birgt die Gefahr der Unverhältnismäßigkeit sowie eines Verwertungsverbots und einer unwirksamen Kündigung. Das andere Extrem ist eine „Scheuklappen-Ermittlung“: Statt ergebnisoffen zu sein, dient sie nur dem Beweis des Anfangsverdachts; entlastende Umstände werden halbherzig oder gar nicht geprüft. Das Bundesarbeitsgericht fordert jedoch genau das Gegenteil: eine ergebnisoffene Ermittlung auch zugunsten des Betroffenen. Der Arbeitgeber muss entlastenden Hinweisen nachgehen.

5. Die Mitarbeiterbefragung

Die Befragung einzelner Mitarbeiter, sei es auf Grund eines Verdachts oder bewiesenen Vorwurfs, ist ein Kernbestandteil jeder Ermittlung und obliegt häufig HR.

Beschäftigte sind grundsätzlich verpflichtet, an Personalgesprächen teilzunehmen. Dieses muss „billigem Ermessen“ entsprechen, also einen sachlichen Anlass haben und nach Ort, Termin und Dauer angemessen sein. Den Arbeitnehmer trifft im Rahmen eines solchen Gesprächs bezüglich seines unmittelbaren Arbeitsbereichs regelmäßig eine Wahrheits- und Auskunftspflicht: Im vertraglichen Aufgabenbereich sind Fragen vollständig und wahrheitsgemäß zu beantworten, auch wenn sich der Befragte dadurch der Gefahr strafrechtlicher Verfolgung aussetzt. Es gelten also andere Maßstäbe als im Ermittlungsverfahren.

Wie die Befragung ausgestaltet wird, bleibt weitgehend dem Arbeitgeber überlassen. Der Befragte ist kein „Beschuldigter“ wie im Strafverfahren, eine Belehrung über ein Schweigerecht ist daher de jure nicht erforderlich. Im Zusammenhang mit solchen Befragungen vom Arbeitgeber angefertigte Protokolle können regelmäßig in Strafprozessen Verwendung finden, in denen der Befragte als Beschuldigter derartige Auskünfte hätte verweigern dürfen. Sachgerecht ist es daher, in Anlehnung an das US-amerikanische Recht eine Belehrung vorzunehmen (sog. „Upjohn-Warning“) und den zu Befragenden einschlägig aufzuklären. Ebenso besteht kein allgemeines Recht auf Hinzuziehung eines Anwalts oder Betriebsratsmitglieds. Es empfiehlt sich, das Gespräch zu protokollieren, wobei der Befragte nicht verpflichtet ist, ein solches Protokoll zu unterzeichnen. Im Lichte der möglichen Verwendung solcher Protokolle im Zuge staatlicher Ermittlungen ist es ratsam, Aussagen mit Bedacht zu protokollieren.

6. Von der Ermittlung zur Kündigung

Erhärtet sich ein anfänglicher Verdacht, kommen arbeitsrechtliche Maßnahmen, etwa die Abmahnung oder die (außerordentliche) Kündigung, sei es als Verdachts- oder Tatkündigung, in Betracht.

Eine außerordentliche Kündigung nach § 626 BGB setzt voraus, dass dem Kündigenden die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses bis zum Ablauf der ordentlichen Kündigungsfrist unzumutbar ist. Die Kündigung ist ultima ratio und erfordert vielfach eine vorherige Abmahnung, um dem Arbeitnehmer sein Fehlverhalten vor Augen zu führen und ihn zur Besserung anzuhalten. Bei besonders schwerwiegenden Verstößen, wie sie auch häufig Anlass und Gegenstand interner Ermittlungen sind, ist eine Abmahnung jedoch mitunter entbehrlich, etwa wenn, wie bei Straftaten, die Rechtswidrigkeit des Verhaltens ohne Weiteres erkennbar und eine Hinnahme durch den Arbeitgeber offensichtlich ausgeschlossen ist.

Beispiele von Feststellungen, die eine vorherige Abmahnung entbehrlich machen können, sind Vermögensdelikte zulasten des Arbeitgebers wie Betrug, Diebstahl, Unterschlagung, Geheimnisverrat an Dritte oder Konkurrenzunternehmen, das Fälschen oder Löschen von Daten, Korruption, oder – durchaus kontrovers – auch das Whistleblowing gegenüber der Presse/Öffentlichkeit, obgleich bereits interne Ermittlungen angestrengt wurden.

Ein verbreitetes Missverständnis betrifft den Zeitfaktor: Die zweiwöchige Ausschlussfrist des § 626 Abs. 2 BGB beginnt mit Kenntnis des Kündigungsberechtigten von den maßgeblichen Tatsachen. Nach der Rechtsprechung des BAG ist die Frist aber so lange gehemmt, wie die notwendigen Aufklärungsmaßnahmen – einschließlich der Feststellung be- und entlastender Umstände – mit der gebotenen Eile durchgeführt werden.

7. Fazit

Interne Ermittlungen sind für HR eine Gratwanderung. Wer zu Beginn Ziel, Zuständigkeiten und Umfang klärt, während der Aufklärung fokussiert und ergebnisoffen bleibt und die richtigen Partner einbindet, schafft Ermittlungsergebnisse, die rechtlich belastbar sind und zugleich das Vertrauen der Belegschaft erhalten.