KI für Zeit, Zutritt und Kontrolle

Zeiterfassung nutzt Unternehmen und Arbeitnehmern

Das Zeitmanagement ist entscheidend für die effiziente Planung, Durchführung und Kontrolle von Aufgaben im Unternehmen. Die Personalzeiterfassung (PZE) bildet die Grundlage eines modernen Zeitmanagements, da erfasste Zeitdaten in die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie die Auftragsbearbeitung einfließen. Eine umfassende Zeitwirtschaftslösung ist notwendig, um Personaleinsatzpläne bestmöglich zu verwalten und auf Ausfälle zu reagieren.

Heutzutage können Mitarbeiter ihre Arbeitszeiten quasi im Vorbeigehen erfassen – sei es beim Betreten oder Verlassen ihres Arbeitsplatzes mittels RFID-Ausweisen oder Transpondern an Zeiterfassungsterminals, die eine automatische Registrierung ermöglichen. Alternativ steht eine benutzerfreundliche Smartphone-App oder digitale Wallet zur Verfügung, die eine einfache Zeiterfassung am Arbeitsplatz, im Homeoffice oder im Außendienst erlaubt.

Besonders vorteilhaft für Außendienstmitarbeiter ist die GPS-basierte Zeiterfassung, die auch außerhalb des Unternehmens problemlos funktioniert. Darüber hinaus bieten biometrische Systeme wie Fingerabdruck-, Venen-, Gesichts- oder Iriserkennung zusätzlichen Schutz vor Missbrauch, denn sie reduzieren die Möglichkeit von Fehlzeiten durch „Kollegenvertretungen“. Allerdings unterliegt die Erfassung biometrischer Daten strengen Datenschutzrichtlinien, sodass Unternehmen sicherstellen müssen, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden. Eine biometrische Zeiterfassung erfordert eine gesonderte Einwilligung der Mitarbeiter. Ohne eine solche Einwilligung ist die Zeiterfassung z. B. mit Fingerabdruck unzulässig.

Obwohl KI in der Zeiterfassung und im Zeitmanagement noch neu ist, kann sie erhebliches Effizienzpotenzial bieten. Zukünftige Entwicklungen sollten die Benutzerfreundlichkeit verbessern und Datenschutzbedenken adressieren. Eine erfolgreiche Implementierung könnte die Arbeitsweise in Unternehmen optimieren und Mitarbeitern helfen, ihre Zeit gezielter zu nutzen.

Innovative Ansätze bei der Personalzeiterfassung

Die Integration von KI in die Personalzeiterfassung steht noch am Anfang und birgt großes Potenzial, die Effizienz und Transparenz in Unternehmen zu steigern. Dennoch stehen viele Unternehmen vor Herausforderungen, die eine breite Akzeptanz dieser Technologien behindern.

Dazu zählen die Skepsis der Mitarbeiter gegenüber Überwachung, Datenschutzbedenken und die Investitionsscheu, da Unternehmen oft zögern, hohe Anfangsinvestitionen zu tätigen, wenn der Nutzen nicht sofort erkennbar ist. Zudem fehlt es häufig an Wissen über bestehende Lösungen und die erforderliche Qualität der Daten, die für KI-Systeme notwendig sind. Der Nutzen ist sehr klar erkennbar, gerade hinsichtlich des Fachkräftemangels.

Um Widerstände abzubauen, ist es entscheidend, die Mitarbeiter über die Vorteile neuer Systeme zu informieren. Für eine erfolgreiche Implementierung sollten Unternehmen sorgfältig planen, geeignete Technologien wählen und die Bedürfnisse der Mitarbeiter berücksichtigen. Moderne Softwarelösungen erfordern zwar anfängliche Investitionen, amortisieren sich jedoch oft durch Einsparungen im Zeit- und Fehlermanagement.

Die regelmäßige Zeiterfassung und die darauffolgende Auswertung der Arbeitszeiten mit KI bietet zahlreiche Vorteile:

• Minimierung von Fehlern und Unstimmigkeiten
• Bessere Nachvollziehbarkeit von Arbeitszeiten und Pausen, z. B. für Raucher
• Echtzeit-Abfrage der Anwesenheit für eine effiziente Ressourcenplanung
• Langfristige Personalbedarfsplanung durch die Identifizierung von Arbeitsspitzen
• Effektivere Nutzung der Arbeitszeit durch Priorisierung von Aufgaben
• Das Erkennen von Arbeitsüberlastung einzelner Mitarbeiter
• Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit durch weniger bürokratische Hürden
• Erhöhung der Mitarbeiterzufriedenheit durch Ausgleich von Überstunden

Mit dem fortschreitenden technologischen Fortschritt werden benutzerfreundlichere Systeme erwartet, die KI zur Analyse von Arbeitszeitmustern und zur Vorhersage des Personalbedarfs nutzen. Auch die Entwicklung des Internet of Things (IoT) wird eine Schlüsselrolle spielen, da sie eine nahtlose Datenübertragung zwischen verschiedenen Geräten ermöglicht. Auch moderne Cloud-Systeme sind für die Zeiterfassung vorteilhaft, weil sie Zugriff von überall ermöglichen, Echtzeitdaten zu den Anwesenheiten liefern und stets auf dem aktuellen Stand sind.

Modernisierung der Zutrittssteuerung: Sicherheit durch Innovation

Auch ein modernes Zutrittssteuerungssystem, auch Zutrittskontrolle genannt, ist entscheidend für eine effiziente Personalführung und die Verlustreduzierung in Unternehmen und öffentlichen Einrichtungen. Sie schützen sensible Bereiche vor unbefugtem Zutritt und gewährleisten die Sicherheit von Mitarbeitern und Ressourcen. Ungehinderter Zutritt Dritter auf dem Firmengelände ist ein erhebliches Risiko, weshalb eine gezielte Zutrittssteuerung für ein effektives Sicherheitskonzept unerlässlich ist. Trotz der Bedeutung verlassen sich viele Unternehmen noch auf mechanische Schlösser und veraltete Systeme, die begrenzte Flexibilität und Sicherheitsstandards bieten. Diese erfordern häufig manuelle Eingriffe, was kurzfristig kostensparend, langfristig jedoch wartungsintensiv sein kann.

Aktuelle Systeme reichen von autonomen Zutrittslösungen mit mechatronischen Lesern bis zu komplexen, vernetzten Lösungen für große Unternehmen, die Intelligenz bei Hard- und Software „vor Ort“ erfordern. Über grafisch dargestellte Grundrisspläne (siehe Lageplan) sind alle wichtigen Informationen zu den Steuerungsmöglichkeiten der Zutrittsstellen direkt verfügbar.

Dadurch können sensible Zugänge und zugehörige Zutrittsgeräte übersichtlich verwaltet sowie Alarme und Störungen schnell lokalisiert werden, um umgehend geeignete Maßnahmen einzuleiten.

Lesen Sie den vollständigen Beitrag aus der HR Performance 3/2025.

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