Next Generation Workforce Management

Wie moderne Systeme über Zeiterfassung und Planung hinauswachsen.

Die Arbeitswelt befindet sich im Wandel: Klassische Zeiterfassungssysteme und starre Dienstpläne reichen längst nicht mehr aus, um den Anforderungen wachsender Unternehmen gerecht zu werden. Flexible Arbeitszeitmodelle, hybride Arbeitsformen, Skalierbarkeit und ein Fokus auf Mitarbeiterzufriedenheit verlangen nach neuen Ansätzen in der Personalplanung.

Gleichzeitig erfordert der wirtschaftliche Wettbewerb eine hohe Reaktionsfähigkeit auf volatile Marktbedingungen, Auftragsschwankungen und kurzfristige Personalausfälle. Zwischen den Polen von Flexibilität und Planbarkeit entsteht ein komplexes Spannungsfeld, das zukunftsfähige Unternehmen nur mit intelligenten digitalen Lösungen bewältigen können.

Genau hier setzt Next Generation Workforce Management an: Es geht nicht mehr nur um Erfassung und Planung, sondern um adaptive, vernetzte Plattformen, die Organisationen befähigen, ihre Belegschaft effizient, flexibel und mitarbeiterorientiert zu steuern. Professionelle Plattformen wie das End-to-End GFOS.Workforce Management leisten dabei einen entscheidenden Beitrag – indem sie Prozesse automatisieren, Transparenz schaffen und die Grundlage für zukunftsfähiges Personalmanagement bilden.

Zeiterfassung war gestern – neue Anforderungen an Workforce Management

Die klassische Zeiterfassung mit Stechuhr oder Excel-Listen gehört längst der Vergangenheit an. In einer Arbeitswelt, die von mobilen Einsätzen, hybriden Modellen und flexiblen Arbeitszeiten und massiver Skalierung geprägt ist, steigen die Anforderungen an eine Workforce-Management-Plattform deutlich. Mitarbeitende wünschen sich heute mehr Selbstbestimmung, Transparenz und Flexibilität – sie möchten mitentscheiden, wann und wo sie arbeiten, und ihre Arbeitszeiten sowie Schichtpläne aktiv mitgestalten. Gleichzeitig müssen Unternehmen sicherstellen, dass gesetzliche Vorgaben eingehalten und betriebliche Abläufe effizient organisiert werden.

Diese wachsende Komplexität lässt sich mit klassischen Systemen nicht mehr abbilden. Gefragt sind ganzheitliche Plattformen, die Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung intelligent miteinander verknüpfen und den Mitarbeitenden über Selfservice-Portale und mobile Apps mehr Freiraum und Eigenverantwortung bieten. Zukunftsweisende Workforce-Management-Plattformen ermöglichen dabei die Erfassung und auch die vorausschauende Planung: Mithilfe von künstlicher Intelligenz (KI) und Predictive Analytics lassen sich Personalbedarfe auf Basis von Echtzeitdaten, historischen Werten und zukünftigen Trends präzise prognostizieren.

Intelligente Plattformen denken mit – sie erkennen Krankheitsausfälle, Auftragsschwankungen oder kurzfristige Personalengpässe und reagieren dynamisch in Echtzeit. Durch die nahtlose Integration mit Zutrittskontrollen, HR-Software und Abrechnungssystemen entstehen ganzheitliche, vernetzte Prozesse, die den Planungsaufwand reduzieren, die Effizienz steigern und Mitarbeitenden wie Führungskräften gleichermaßen Transparenz und Flexibilität bieten.

Von der Lösung zur Plattform – Workforce Management als digitales Rückgrat

Workforce Management ist eine umfassende Plattform, die viele Bereiche des Unternehmens miteinander verknüpft. Anstatt mehrere unterschiedliche Systeme für Zeiterfassung, PEP und Zutrittskontrollen zu verwenden, bieten End-to-End Workforce-Management-Plattformen Ganzheitlichkeit – vom ersten Planungsansatz über die Erfassung der Arbeitszeit bis hin zur Lohnabrechnung.

Durch die Verknüpfung von Daten aus verschiedenen Quellen und die Integration von People Analytics können HR-Abteilungen präzisere, datengetriebene Entscheidungen treffen. So werden nicht nur Einsatzpläne und Kostenstrukturen optimiert, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden durch transparente und anpassungsfähige Systeme erhöht. Mitarbeiter können über mobile Apps mit ihren Schichtplänen interagieren, Schichtwünsche angeben oder sogar im Team-Chat direkt mit der HR-Abteilung kommunizieren.

Die gesamte Einsatzplanung wird dadurch nicht nur flexibler, sondern auch agiler, was Unternehmen hilft, schneller auf Veränderungen und unvorhergesehene Ereignisse zu reagieren.

Lesen Sie den vollständigen Beitrag aus der HR Performance 3/2025.