Die digitale Personalakte wird zur strategischen HR-Aufgabe
Noch erscheint der 1. Januar 2027 vielen Unternehmen in weiter Ferne. Doch Personalverantwortliche sollten das Datum bereits heute im Blick haben. Ist Ihre digitale Personalakte bereit?
Mit dem Wegfall der Ausnahmeregelungen zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen stehen Unternehmen ab 2027 vor einer gesetzlichen Verpflichtung. Wer die Umstellung jedoch ausschließlich als Compliance-Projekt betrachtet, vergibt wertvolle Potenziale für eine moderne Personalarbeit.
Noch erscheint der 1. Januar 2027 vielen Unternehmen in weiter Ferne. Doch Personalverantwortliche sollten das Datum bereits heute im Blick haben. Mit dem Ende der bisherigen Befreiungsmöglichkeiten müssen die nach Beitragsverfahrensverordnung (BVV) vorgeschriebenen Entgeltunterlagen künftig elektronisch geführt werden. Für HR-Abteilungen bedeutet dies weit mehr als die Digitalisierung bestehender Papierakten.
Denn die eigentliche Herausforderung liegt nicht in der elektronischen Ablage von Dokumenten. Gefragt sind transparente, nachvollziehbare und rechtssichere Prozesse, die den steigenden Anforderungen an Datenschutz, Nachweispflichten und Auskunftsfähigkeit gerecht werden. Personalinformationen müssen jederzeit verfügbar, Änderungen lückenlos dokumentiert und Berechtigungen klar geregelt sein.
Die digitale Personalakte schafft Prozessklarheit
Viele Unternehmen arbeiten heute noch mit gewachsenen Strukturen: Papierakten, Dateiablagen auf unterschiedlichen Laufwerken oder Dokumente, die in verschiedenen Systemen verteilt gespeichert werden. Solche Strukturen stoßen zunehmend an ihre Grenzen. Nicht nur bei Betriebsprüfungen oder Audits, sondern auch im Tagesgeschäft, wenn Informationen schnell benötigt werden oder mehrere Beteiligte auf dieselben Daten zugreifen müssen.
Die neue Gesetzeslage bietet daher die Chance, die Personalverwaltung grundlegend neu zu denken. Statt Dokumente lediglich digital abzulegen, rückt die Frage in den Mittelpunkt, wie Informationen entlang des gesamten Employee-Lifecycle strukturiert verwaltet werden können. Von der Einstellung über Vertragsänderungen und Qualifikationsnachweise bis hin zu Bescheinigungen und Austrittsprozessen entstehen zahlreiche Dokumente, die effizient organisiert und sicher verfügbar sein müssen.
Transformation zur zukunftsfähigen Personalarbeit
Moderne HR-Management-Lösungen schaffen hierfür die notwendigen Rahmenbedingungen. Sie verbinden digitale Personalakten mit klar definierten Prozessen, automatisierten Workflows und rollenbasierten Berechtigungskonzepten. Dadurch entstehen nicht nur rechtskonforme Strukturen, sondern auch spürbare Effizienzgewinne im Personalbereich. Suchaufwände sinken, Freigabeprozesse werden beschleunigt und Informationen stehen standortunabhängig zur Verfügung.
Gerade vor dem Hintergrund des Fachkräftemangels gewinnt dieser Aspekt an Bedeutung. Personalabteilungen werden zunehmend zu strategischen Partnern der Unternehmensführung. Gleichzeitig wachsen die administrativen Anforderungen. Wer Mitarbeiter gewinnen, entwickeln und langfristig binden möchte, muss Ressourcen dort einsetzen, wo sie Mehrwert schaffen, und nicht in der Verwaltung papierbasierter Prozesse.
Die Verpflichtung zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen ab 2027 ist deshalb mehr als eine regulatorische Vorgabe. Sie markiert einen weiteren Schritt hin zu einer digitalen, datenbasierten und zukunftsorientierten Personalarbeit. Unternehmen, die den Wandel frühzeitig angehen, schaffen nicht nur Rechtssicherheit, sondern stärken zugleich die Leistungsfähigkeit ihrer HR-Organisation.
(erschienen in der HR Performance 3/2026)
Autorin: Larissa Vetter ist Marketingleiterin der ISGUS GmbH
