Webkonferenz Digitale Personalakte – 1.1.27 Pflicht für digitale Entgeltunterlagen

Zeitplan

(Wenn Sie als Anbieter auf einem nächsten Termin Ihre Lösung vorstellen wollen, sprechen Sie uns an: petra.priggemeyer@datakontext.com)

09:00 – 09:30 Uhr: Keynote

Referent:

Dominic Daubenberger ist Geschäftsführer von Consult-HR und berät als Senior Consultant Unternehmen bei der Digitalisierung von HR-Prozessen sowie bei der Auswahl und Einführung von HR-Lösungen.

09:30 – 10:00 Uhr: Digitale Personalakte: Pflicht trifft Produktivität

Ist Ihre Personalablage bereit für den 1. Januar 2027? Ab diesem Stichtag müssen bestimmte Personalunterlagen nach Beitragsverfahrensverordnung (BVV) digital aufbewahrt werden. Auch für soziale Einrichtungen bedeutet das: Bestimmte Entgeltunterlagen gehören künftig rechtssicher in die digitale Ablage.

Der Vortrag zeigt, welche Dokumente betroffen sind, welche Unterlagen nicht darunterfallen und worauf es bei der Einführung einer Digitalen Personalakte ankommt. Im Mittelpunkt steht der praktische Nutzen im Personalalltag: Am Beispiel der VRG Personalakte erfahren Sie in einer Live-Demo, wie Informationen zentral zusammenfließen, Dokumente schneller entstehen, Aufgaben, Fristen und Termine transparent bleiben und Workflows automatisiert bis zur Ablage und Recherche laufen. So wird die Digitale Personalakte zum Herzstück eines modernen Personalmanagements – rechtssicher, effizient und spürbar entlastend für Ihre tägliche Arbeit.

• Wie die Digitale Personalakte sinnvoll aufgebaut und strukturiert wird
• Welche gesetzlichen Vorgaben und Fristen nach BVV und DSGVO relevant sind
• Wie Briefschreibung und Vorlagenverwaltung den Personalalltag unterstützen
• Workflows und Wiedervorlagen: Wie  Aufgaben, Fristen und Termine einfacher steuerbar werden
• Wie ein ESS-Portal digitale Prozesse mit Mitarbeitenden vereinfacht
• Welche Schritte den erfolgreichen Start eines Projekts vorbereiten

Der Vortrag verbindet ab 2027 geltende rechtliche Grundlagen mit konkretem Praxisnutzen für ein effizienteres, digitales Personalmanagement.

Referent:

Matthias Lücht ist seit 20 Jahren VRG-Mitarbeiter im Bereich Vertrieb, Beratung und PreSales mit den Schwerpunkten Archivierung, Dokumentenmanagement und Workflow PO ECM/EIM.

10:00 – 10:30 Uhr: Papier war gestern: Jetzt übernimmt die eAkte

Wie lange darf Papier Ihre Prozesse noch ausbremsen? Dieser Vortrag zeigt, wie der Schritt vom klassischen Dokument zur digitalen eAkte in der Praxis gelingt – von der Erstdigitalisierung bis zur vollständig eingerichteten Aktenstruktur. Am Beispiel Helix von Perbility wird deutlich, wie Dokumente über den digitalen Posteingang geordnet, sicher abgelegt und im Arbeitsalltag effizient genutzt werden.

Sie erfahren, welche Möglichkeiten individuelle Aktenstrukturen bieten, wie Filter und eine klare Oberfläche die Orientierung erleichtern und warum OCR die zuverlässige Suche nach Inhalten deutlich verbessert. Auch Datenschutz und Sicherheit stehen im Fokus: Löschfristen, Löschoptionen und Serverhosting in Deutschland machen deutlich, worauf es bei einer zukunftsfähigen eAkte wirklich ankommt. Ein Ausblick auf geplante KI-Funktionen zeigt, wie die automatische Dokumentenzuordnung künftig zusätzlichen Nutzen schaffen kann.

• Vom Papierdokument zur digitalen eAkte: Prozesse effizient digitalisieren
• Digitaler Posteingang: Dokumente strukturiert erfassen, zuordnen und ablegen
• Aktenstruktur nach Maß: individuelle Ablage, intelligente Filter, klare Orientierung
• Inhalte schneller finden: Suchfunktionen und Texterkennung für den Arbeitsalltag
• Löschung und DSGVO: Fristen, Optionen und sichere Datenhaltung

Der Vortrag macht greifbar, wie Unternehmen Papierprozesse hinter sich lassen und den Weg zur digitalen eAkte souverän gestalten – mit automatisierten Dokumentenprozessen, intelligenter Suche, flexiblen Aktenstrukturen und Datenschutz „Made in Germany“.

Referent:

Rainer Kleefeld ist Sales Consultant bei Perbility. Als Bachelor Professional (CCI) im HR-Management sowie zertifizierter Change Agent und Projektmanagement Associate verbindet er Vertrieb mit HR-Expertise.