Resturlaub zum Jahresende : Ohne Hinweis kein Verfall und keine Verjährung

Nach § 7 Abs. 3 BUrlG verfällt nicht genommener Urlaub am 31. Dezember oder, bei Übertragung, am 31. März. Seit 2019 gilt das nur noch, wenn der Arbeitgeber vorher konkret zum Urlaub aufgefordert und auf den Verfall hingewiesen hat. Was in diesen Hinweis gehört, wann er raus muss und was bei Langzeiterkrankten und beim Ausscheiden gilt, zeigt dieser Beitrag.

Im November stehen bei vielen Beschäftigten noch zehn oder fünfzehn Urlaubstage offen. Früher konnte die Personalabteilung darauf vertrauen, dass dieser Urlaub am 31. Dezember verfällt, spätestens am 31. März. Diese Sicherheit gibt es seit dem Urteil des Bundesarbeitsgerichts vom 19. Februar 2019 nicht mehr. Wer als Arbeitgeber nicht aktiv wird, trägt den Urlaub Jahr für Jahr weiter und muss ihn am Ende des Arbeitsverhältnisses abgelten.

Die gesetzliche Ausgangslage

• 7 Abs. 3 BUrlG verlangt, dass der Urlaub im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen wird. Eine Übertragung auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe sie rechtfertigen; übertragener Urlaub muss in den ersten drei Monaten des Folgejahres genommen werden, also bis zum 31. März. Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses nicht mehr gewährt werden, ist er nach § 7 Abs. 4 BUrlG abzugelten.

Nach § 13 Abs. 1 BUrlG darf davon durch Tarifvertrag abgewichen werden, im Arbeitsvertrag nicht zuungunsten der Beschäftigten. Die Rechtsprechung, die den Verfall inzwischen an eine Bedingung knüpft, beruht auf Unionsrecht und gilt für den gesetzlichen Mindesturlaub von vier Wochen zwingend.

Der Verfall setzt die Mitwirkung des Arbeitgebers voraus

Den Anstoß gab der Europäische Gerichtshof mit Urteil vom 6. November 2018 (C-684/16, Max-Planck-Gesellschaft): Ein Arbeitnehmer verliert seinen Anspruch auf bezahlten Jahresurlaub nicht automatisch deshalb, weil er keinen Urlaub beantragt hat. Der Anspruch kann nur untergehen, wenn der Arbeitgeber ihn tatsächlich in die Lage versetzt hat, den Urlaub rechtzeitig zu nehmen, und das hat der Arbeitgeber zu beweisen.

Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgabe mit Urteil vom 19. Februar 2019 (9 AZR 423/16) in das Bundesurlaubsgesetz übertragen. Der gesetzliche Urlaub erlischt am Ende des Kalenderjahres oder des Übertragungszeitraums nur dann, wenn der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zuvor konkret aufgefordert hat, den Urlaub zu nehmen, und ihn klar und rechtzeitig darauf hingewiesen hat, dass der Urlaub sonst verfällt. Der Senat spricht von Mitwirkungsobliegenheiten, die der Arbeitgeber konkret und in völliger Transparenz erfüllen muss. In der Wahl der Mittel ist er frei, ihre Erfüllung muss er aber darlegen und beweisen können.

Drei Punkte des Urteils sind für die Praxis wichtig. Erstens genügen abstrakte Angaben im Arbeitsvertrag, in einem Merkblatt oder in einer Betriebsvereinbarung in der Regel nicht. Zweitens muss der Arbeitgeber bei einer Übertragung erneut auffordern, den Urlaub innerhalb des Übertragungszeitraums zu nehmen. Drittens tritt nicht verfallener Urlaub zum Anspruch des nächsten Jahres hinzu, ohne Privilegierung. Der Arbeitgeber kann den Verfall dann nur noch erreichen, indem er seine Obliegenheiten für den gesamten aufgelaufenen Urlaub nachholt.

Ohne Hinweis beginnt auch die Verjährung nicht

Viele Unternehmen haben darauf gesetzt, dass alte Urlaubsansprüche jedenfalls nach drei Jahren verjähren (§§ 194, 195 BGB). Diese Hoffnung hat das Bundesarbeitsgericht mit Urteil vom 20. Dezember 2022 (9 AZR 266/20) beendet, nachdem der Europäische Gerichtshof am 22. September 2022 (C-120/21) die Vorlagefrage des Senats beantwortet hatte.

Danach unterliegt der Anspruch auf den gesetzlichen Mindesturlaub zwar der Verjährung. Die dreijährige Frist beginnt nach § 199 Abs. 1 BGB aber nicht schon mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist, sondern erst mit dem Schluss des Jahres, in dem der Arbeitgeber seine Mitwirkungsobliegenheiten erfüllt hat. Ob die Beschäftigten die Verfallsregeln kannten, spielt keine Rolle; die Initiativlast liegt beim Arbeitgeber. Im entschiedenen Fall musste der Arbeitgeber einer ausgeschiedenen Steuerfachangestellten 76 Urlaubstage aus den Jahren 2011 bis 2017 abgelten, 17.376,64 Euro brutto. Vertrauensschutz in die frühere Rechtsprechung hat der Senat abgelehnt.

Vertraglicher Mehrurlaub teilt dieses Schicksal, wenn die Parteien nichts anderes vereinbart haben. Für eine Abweichung verlangt das Gericht deutliche Anhaltspunkte, in der Praxis also eine Klausel, die den Mehrurlaub vom gesetzlichen Urlaub trennt.

Langzeiterkrankte: 15 Monate, aber nicht ohne Hinweis

Für Beschäftigte, die wegen Krankheit oder voller Erwerbsminderung ihren Urlaub nicht nehmen konnten, gilt seit Jahren eine Sonderregel: Der Urlaub verfällt 15 Monate nach Ende des Urlaubsjahres, also am 31. März des zweiten Folgejahres. Der Europäische Gerichtshof hat am 22. September 2022 (C-518/20 und C-727/20, Fraport und St. Vincenz-Krankenhaus) auch diese Regel an die Mitwirkung des Arbeitgebers gebunden, soweit im Urlaubsjahr noch gearbeitet wurde. Das Bundesarbeitsgericht hat seine Rechtsprechung am 20. Dezember 2022 (9 AZR 245/19) entsprechend fortentwickelt.

Die Unterscheidung ist einfach. War der Arbeitnehmer vom Beginn des Urlaubsjahres bis zum 31. März des zweiten Folgejahres durchgehend arbeitsunfähig, verfällt der Urlaub nach 15 Monaten auch ohne Hinweis. Hat der Arbeitnehmer im Urlaubsjahr dagegen zunächst gearbeitet und ist erst im Laufe des Jahres erkrankt, verfällt der Urlaub aus diesem Jahr grundsätzlich nur, wenn der Arbeitgeber seine Obliegenheiten rechtzeitig erfüllt hat. Im entschiedenen Fall hatte eine Flughafenbetreiberin einen ab Dezember 2014 voll erwerbsgeminderten Beschäftigten in den elf Monaten davor nicht zum Urlaub aufgefordert; 24 Urlaubstage aus 2014 standen ihm deshalb weiterhin zu. Das Gericht wendet diese Grundsätze auch auf tariflichen Mehrurlaub an, solange der Tarifvertrag keine deutlichen Anhaltspunkte für einen abweichenden Regelungswillen enthält.

Für die Personalabteilung folgt daraus eine Empfehlung: Erkrankte Beschäftigte gehören in den Verteiler des Hinweisschreibens, zweckmäßig an die Privatadresse. Ob ein während der Arbeitsunfähigkeit zugegangener Hinweis später den Verfall auslöst, lässt sich den Urteilen nicht sicher entnehmen, weil der Urlaub in dieser Zeit nicht genommen werden kann. Nach der Rückkehr sollte deshalb für den noch offenen Urlaub erneut aufgefordert werden.

Beim Ausscheiden wird aus dem Versäumnis eine Zahlungspflicht

Endet das Arbeitsverhältnis, wandelt sich der nicht verfallene Urlaub nach § 7 Abs. 4 BUrlG in einen Abgeltungsanspruch, der alle Jahre umfasst, für die der Hinweis fehlte. Mit Urteil vom 31. Januar 2023 (9 AZR 456/20) hat das Bundesarbeitsgericht klargestellt, dass der Abgeltungsanspruch selbst der regelmäßigen Verjährung unterliegt und die dreijährige Frist in der Regel mit dem Schluss des Jahres beginnt, in dem das Arbeitsverhältnis endet. Nach dem Ausscheiden kann der Arbeitgeber die Urlaubnahme nicht mehr ermöglichen, deshalb gilt die Hinweisobliegenheit für den Abgeltungsanspruch nicht mehr. Für die Jahre davor wirkt sie aber voll: Im Fall ging es um Urlaub aus 2010 bis 2014 und eine Abgeltung von 37.416,50 Euro brutto.

Jede Position in der Urlaubsrückstellung ohne dokumentierten Hinweis kann so beim Ausscheiden zur Zahlungspflicht werden.

Was ein wirksamer Hinweis enthalten muss

Aus den Urteilen lässt sich ableiten, woran ein Hinweisschreiben gemessen wird: Es muss konkret, klar und rechtzeitig sein, und sein Zugang muss beweisbar sein.

Konkret bedeutet: Das Schreiben nennt die Person und die Zahl der noch offenen Urlaubstage, bei Übertragungen getrennt nach Urlaubsjahr. Ein Rundschreiben ohne individuelle Zahlen dürfte diesen Maßstab nicht erfüllen, ein Serienbrief mit Datenfeldern aus der Zeitwirtschaft kann ihn erfüllen.

Klar bedeutet: Das Schreiben fordert ausdrücklich dazu auf, den Urlaub zu beantragen und zu nehmen, und benennt das Datum, an dem er verfällt. Ein Erinnerungssatz ohne Verfallsfolge genügt nicht; der Verfall muss als Rechtsfolge ausgesprochen werden.

Rechtzeitig bedeutet: Der Hinweis muss so früh kommen, dass der Urlaub bis zum Stichtag tatsächlich noch genommen werden kann. Das Bundesarbeitsgericht nennt als Beispiel eine Mitteilung in Textform zu Beginn des Kalenderjahres. Praktikabel ist ein zweistufiges Verfahren: ein Hinweis im Januar mit dem Jahresanspruch und ein zweiter im September oder Oktober mit dem dann noch offenen Rest.

Beweisbar bedeutet: Die Darlegungs- und Beweislast trägt der Arbeitgeber. Übergabe gegen Empfangsbestätigung, eine E-Mail an die dienstliche Adresse oder ein Eintrag im Mitarbeiterportal, der die Kenntnisnahme protokolliert, kommen in Betracht. Schreiben und Zugangsnachweis gehören in die Personalakte.

Ein Sonderfall verlangt einen weiteren Hinweis: Lehnt der Arbeitgeber einen Urlaubsantrag aus anderen als den gesetzlich zulässigen Gründen ab, entfällt nach dem Urteil vom 19. Februar 2019 die Befristung des Anspruchs, und der Arbeitgeber muss erneut auffordern.

Checkliste für das vierte Quartal

• Urlaubsstand je Beschäftigten ziehen, getrennt nach gesetzlichem Mindesturlaub, vertraglichem oder tariflichem Mehrurlaub und übertragenem Vorjahresurlaub.
• Prüfen, ob für das laufende Jahr ein dokumentierter Hinweis vorliegt; fehlt er, jetzt nachholen.
• Individuelles Hinweisschreiben in Textform: Name, offene Tage je Urlaubsjahr, ausdrückliche Aufforderung zur Beantragung, Verfallsdatum.
• Zugang nachweisbar gestalten, Nachweis zur Personalakte nehmen.
• Erkrankte Beschäftigte nicht aussparen und nach der Rückkehr erneut auffordern. Für Beschäftigte in Elternzeit gilt § 17 Abs. 2 BEEG: Der Resturlaub ist nach der Rückkehr im laufenden oder nächsten Urlaubsjahr zu gewähren; auch dafür empfiehlt sich der Hinweis.
• Für Januar den ersten Hinweis des neuen Jahres und für übertragenen Urlaub eine zweite Aufforderung mit Stichtag 31. März einplanen.
• Arbeits- und Tarifverträge auf Regelungen zum Mehrurlaub prüfen. Ohne klare Trennung gelten die Mitwirkungsobliegenheiten für beide Teile.

Fazit

Der 31. Dezember und der 31. März sind keine automatischen Stichtage mehr. Sie wirken nur noch für Beschäftigte, die konkret aufgefordert und auf den Verfall hingewiesen wurden, und ohne diesen Hinweis läuft auch die Verjährung nicht an. Ein jährliches, individuelles und dokumentiertes Hinweisschreiben fängt das auf. Das vierte Quartal ist der Zeitpunkt, damit anzufangen.

Das gilt es bei der Urlaubsplanung zu berücksichtigen