Workation: Wenn der Urlaubsort zum Arbeitsort wird – was HR-Teams wissen müssen : Workation: Wenn der Urlaubsort zum Arbeitsort wird – was HR-Teams wissen müssen

Vorübergehend aus dem Ausland arbeiten liegt im Trend. Doch hinter dem entspannten Bild vom Laptop am Strand verbirgt sich ein komplexes Geflecht aus Steuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht. Dieser Beitrag gibt einen strukturierten Überblick über die wichtigsten Compliance-Fragen – und zeigt, worauf HR-Verantwortliche bei der Gestaltung einer Workation-Policy besonders achten sollten.

Was ist eine Workation – und warum ist sie für HR relevant?

Der Begriff „Workation“ – eine Kombination aus „Work“ und „Vacation“ – beschreibt die Praxis, vorübergehend aus dem Ausland zu arbeiten, während man dort auch die Freizeit verbringt. Was ursprünglich als Ausnahme für digitale Nomaden galt, ist längst in der Mitte der Belegschaft angekommen: Mitarbeitende möchten die Flexibilität des Homeoffice nutzen, um für einige Wochen von Lissabon, Barcelona oder dem Gardasee aus zu arbeiten.

Für Unternehmen ist das zunächst attraktiv: Workations können die Mitarbeiterzufriedenheit steigern, als Benefit im Recruiting eingesetzt werden und die Bindung ans Unternehmen stärken. Doch aus HR- und rechtlicher Perspektive ist Vorsicht geboten. Sobald ein Mitarbeitender die Arbeit aus einem anderen Land aufnimmt – und sei es nur für wenige Tage –, verlässt das Unternehmen faktisch seinen vertrauten rechtlichen Rahmen.

Die entscheidende Erkenntnis für HR-Teams: Eine Workation ist keine verlängerte Dienstreise und auch kein bloßer Urlaub. Sie ist eine vorübergehende Arbeitstätigkeit im Ausland, die verschiedene Rechtsbereiche gleichzeitig berührt.

Sozialversicherung: Die A1-Bescheinigung als Pflichtdokument

Das sozialversicherungsrechtliche Kernproblem bei Workations liegt in der Frage, welches nationale Recht auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden ist. Innerhalb der EU und des EWR sowie in der Schweiz regelt dies die Verordnung (EG) Nr. 883/2004 über die Koordinierung der Systeme der sozialen Sicherheit.

Das Instrument, das diese Zuordnung dokumentiert, ist die A1-Bescheinigung. Sie bestätigt gegenüber den Behörden im Aufenthaltsstaat, dass ein Arbeitnehmer weiterhin dem Sozialversicherungsrecht seines Heimatlandes unterliegt und dort Beiträge entrichtet. Ohne sie droht – zumindest nach geltendem Recht – eine doppelte Beitragspflicht: im Heimatland und im Aufenthaltsstaat.

Für die Praxis bedeutet das: Auch für eine zweiwöchige Workation in Frankreich oder Spanien sollte vor Reiseantritt eine A1-Bescheinigung beantragt werden. In Deutschland ist hierfür die zuständige Krankenkasse bzw. der zuständige Sozialversicherungsträger verantwortlich. Der Antrag ist in den meisten Fällen unkompliziert, muss jedoch rechtzeitig
gestellt werden – rückwirkende Genehmigungen sind nicht in allen EU-Mitgliedstaaten möglich.

Aktuell wird auf EU-Ebene diskutiert, ob für Kurzaufenthalte von bis zu drei Tagen innerhalb von 30 Tagen künftig keine A1-Bescheinigung mehr erforderlich sein soll. Eine entsprechende Neuregelung ist jedoch noch nicht in Kraft getreten. Bis zu einer offiziellen Verabschiedung gilt weiterhin die bestehende Rechtslage: Die A1-Pflicht besteht grundsätzlich ab dem ersten Arbeitstag im Ausland.

Steuerrecht: Wann entsteht eine Steuerpflicht im Ausland?

Die steuerrechtliche Dimension ist häufig unterschätzt – und potenziell folgenreicher als die sozialversicherungsrechtliche. Grundsätzlich gilt: Hält sich ein Mitarbeitender länger als 183 Tage pro Jahr in einem Staat auf, wird er dort in der Regel unbeschränkt steuerpflichtig. Dieser Schwellenwert ist in den meisten Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) verankert und gibt vielen Unternehmen ein trügerisches Gefühl der Sicherheit.

Denn die Steuerproblematik beginnt oft früher. Zum einen kann bereits ein kürzerer Aufenthalt zur beschränkten Steuerpflicht im Tätigkeitsstaat führen, wenn die dortige Arbeitstätigkeit dem Quellenbesteuerungsrecht unterliegt. Zum anderen können wiederholte Kurzaufenthalte mehrerer Mitarbeitender in demselben Land dazu beitragen, dass Steuerbehörden eine dauerhafte wirtschaftliche Präsenz des Unternehmens annehmen – mit Folgen für die Körperschaftsteuer.

Das sogenannte Betriebsstättenrisiko ist in diesem Kontext ein Thema, das Steuer- und HR-Abteilung gemeinsam im Blick behalten müssen. Führt ein Mitarbeitender im Rahmen seiner Workation Tätigkeiten aus, die typischerweise einer Betriebsstätte zuzurechnen sind – etwa Vertragsabschlüsse, Kundenbetreuung oder die Ausübung unternehmerischer Entscheidungsbefugnisse –, kann dies für das Unternehmen eine steuerpflichtige Präsenz im Ausland begründen. Die bloße Nutzung eines Laptops für administrative Tätigkeiten wird dagegen von den meisten Steuerbehörden nicht als betriebsstättenbegründend eingestuft.

Arbeitsrecht: Lokale Vorschriften greifen automatisch

Weniger im Fokus der Compliance-Diskussion, aber nicht minder bedeutsam: Das Arbeitsrecht des Aufenthaltsstaates kann auf das Arbeitsverhältnis anzuwenden sein. Dies gilt insbesondere für zwingende Vorschriften wie Mindestlohnregelungen, Höchstarbeitszeiten, Pausen- und Urlaubsansprüche sowie Anforderungen an den Arbeitsschutz.

Für HR-Teams bedeutet das: Ein Mitarbeitender, der von Spanien aus arbeitet, genießt möglicherweise Ansprüche nach spanischem Arbeitsrecht – unabhängig davon, was der Arbeitsvertrag vorsieht. Dieser automatische Schutz lässt sich vertraglich nicht vollständig ausschließen.

Hinzu kommen arbeitsschutzrechtliche Verpflichtungen. Erkrankt oder verletzt sich ein Mitarbeitender während einer Workation im Ausland, können Haftungsfragen entstehen, die nach lokalem Recht zu beurteilen sind. Eine angemessene Absicherung – etwa durch eine geeignete Auslandsreisekrankenversicherung sowie klare Regelungen zur Erreichbarkeit im Notfall – ist daher essenziell.

Aufenthaltsrecht: Arbeitsvisum oder Touristenvisum?

Innerhalb der EU und des EWR ist die Freizügigkeit für Arbeitnehmer grundsätzlich gewährleistet, sodass keine gesonderten Arbeitsvisa erforderlich sind. Deutlich komplizierter wird es bei Workations in Drittstaaten. In Ländern wie den USA, Kanada oder Australien gilt: Ein Touristenvisum berechtigt in der Regel nicht zur Aufnahme einer entgeltlichen Arbeitstätigkeit, auch wenn diese für ein ausländisches Unternehmen erbracht wird.

HR-Verantwortliche sollten daher nicht allein auf die Eigenverantwortung der Mitarbeitenden vertrauen, sondern aktiv darüber informieren, welche aufenthaltsrechtlichen Anforderungen im jeweiligen Zielland gelten. Mehrere Staaten haben in den vergangenen Jahren spezielle „Digital Nomad Visa“ eingeführt, die explizit für solche Konstellationen konzipiert sind – etwa Portugal, Spanien, Griechenland und Kroatien. Diese Visa erfordern jedoch eigene Nachweise wie ein Mindesteinkommen und einen bestehenden Arbeitsvertrag und müssen im Vorfeld beantragt werden.

Workation-Policy: Was eine gute Unternehmensregelung leisten muss

Angesichts dieser vielschichtigen Anforderungen empfiehlt es sich für Unternehmen, eine dedizierte Workation-Policy zu entwickeln, die klare Rahmenbedingungen setzt. Eine solche Richtlinie sollte mindestens folgende Punkte adressieren:

Zulässige Länder und Aufenthaltsdauer: Die Policy sollte festlegen, in welchen Ländern Workations grundsätzlich erlaubt sind – etwa beschränkt auf EU/EWR-Staaten – und wie lange ein Aufenthalt maximal dauern darf. Empfehlenswert ist ein kumuliertes Jahreskontingent pro Person, das unterhalb einschlägiger Steuerschwellen bleibt.

Genehmigungspflicht: Workations sollten nicht formlos möglich sein. Ein klarer Antragsprozess – idealerweise mit dokumentierter Genehmigung durch die Führungskraft und HR – schafft Transparenz und erleichtert die Nachverfolgung.

Sozialversicherungsrechtliche Absicherung: Die Policy sollte regeln, wer für die Beantragung der A1-Bescheinigung zuständig ist und dass diese vor Reiseantritt vorliegen muss. Versicherungsschutz: Es ist zu klären, ob der bestehende Versicherungsschutz – insbesondere Unfallversicherung und Krankenversicherung – auch im Ausland gilt und ob gegebenenfalls eine ergänzende Reiseversicherung erforderlich ist.

Erreichbarkeit und Zeitzonenregelungen: Gerade bei Workations in Ländern mit deutlicher Zeitverschiebung sollten Erwartungen an die Erreichbarkeit und Teilnahme an Meetings klar geregelt sein.

Steuertransparenz: Mitarbeitende sollten darüber informiert werden, dass eine Workation steuerliche Konsequenzen haben kann – sowohl für sie persönlich als auch für das Unternehmen – und dass bestimmte Tätigkeiten im Ausland nicht ausgeübt werden sollten.

Häufige Missverständnisse in der Praxis

In der täglichen HR-Praxis begegnen einem rund um das Thema Workation einige wiederkehrende Irrtümer.

„Zwei Wochen sind doch kein Problem.“ Die Dauer allein ist kein verlässlicher Kompass. Schon ein einzelner Arbeitstag im Ausland kann – je nach Land und Tätigkeit – sozialversicherungs- und steuerrechtliche Relevanz entfalten. Entscheidend sind der Aufenthaltsstaat, die Art der Tätigkeit und die Häufigkeit.

„Das regeln die Mitarbeitenden selbst.“ Steuerrechtlich und sozialversicherungsrechtlich haftet in aller Regel der Arbeitgeber. Eine Auslagerung der Compliance-Verantwortung auf die Beschäftigten ist weder rechtlich möglich noch praktisch belastbar.

„Im Homeoffice gelten dieselben Regeln wie bei Dienstreisen.“ Das stimmt nicht. Eine Dienstreise verfolgt einen konkreten betrieblichen Zweck und ist zeitlich klar begrenzt. Die Workation dagegen ist eine eigenständige Form der Arbeitstätigkeit, die in einem anderen rechtlichen Rahmen zu beurteilen ist.

„Die EU-Freizügigkeit löst alle Probleme.“ Die Arbeitnehmerfreizügigkeit betrifft das Aufenthaltsrecht, nicht aber das Steuer- oder Sozialversicherungsrecht. In diesen Bereichen gelten eigene Regelwerke, die auch innerhalb der EU zu beachten sind.

Fazit: Workation braucht Struktur, keine Verbote

Workations sind ein legitimer Bestandteil moderner Arbeitswelten und können – richtig gestaltet – ein echter Vorteil im Wettbewerb um Talente sein. Unternehmen, die das Thema proaktiv angehen, schaffen Klarheit für ihre Mitarbeitenden und schützen sich gleichzeitig vor unerwarteten Compliance-Risiken.

Der entscheidende Schritt ist der Aufbau eines strukturierten Prozesses: eine klare Policy, ein definiertes Genehmigungsverfahren, rechtzeitig beantragte A1-Bescheinigungen und eine enge Abstimmung zwischen HR, Steuer- und Rechtsabteilung. Wer diese Hausaufgaben macht, kann Workations ermöglichen – ohne sie zu einem rechtlichen Abenteuer werden zu lassen.