So groß ist die Zeitverschwendung im Büro
Bereits seit mehr als 30 Jahren bieten Methoden des Lean-Managements erprobte Ansätze zur Reduktion von Zeitverschwendung in Produktionsprozessen. Diese Prinzipien lassen sich ebenso auf administrative Bereiche übertragen.
Büroangestellte verbringen mehr als einen Tag pro Woche mit Aufgaben, die keinen direkten Mehrwert schaffen. „Das entspricht einem Produktivitätsverlust von rund 20%. Dieses Ergebnis einer aktuellen stepstone-Befragung deckt sich mit weiteren Studien, die bereits Produktivitätspotenziale von bis zu 45 % identifiziert haben“, erklärt Ralph Conrad, wissenschaftlicher Mitarbeiter des ifaa – Institut für angewandte Arbeitswissenschaft. Doch wie können wertvolle Ressourcen geschont werden?
„Die Problematik verschärft sich mit dem stetig steigenden Anteil administrativer Tätigkeiten in Unternehmen“, so Conrad. Dazu kommt, dass im Verhältnis höhere Lohnniveau von Verwaltungsmitarbeitenden im Vergleich zu Produktionskräften. Zur Sicherstellung der Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit deutscher Unternehmen ist es daher essenziell, Verschwendung in administrativen Bereichen weitestgehend zu reduzieren.
Derzeit steht die Automatisierung administrativer Prozesse ganz oben auf der Agenda vieler Unternehmen. Jedoch sind damit sowohl Kosten als auch nicht immer konkret quantifizierbarer Nutzen verbunden. Der Fokus sollte daher zunächst auf die Optimierung unzureichend gestalteter Prozesse, schlecht organisierter Schnittstellen zwischen Abteilungen und ineffizienter Kommunikation gelegt werden, die zu unnötigem Mehraufwand führen.
Was zu tun ist
Bereits seit mehr als 30 Jahren bieten Methoden des Lean-Managements erprobte Ansätze zur Reduktion von Verschwendung in Produktionsprozessen. Diese Prinzipien lassen sich ebenso auf administrative Bereiche übertragen.
Beispielsweise können:
• 5S-Methoden genutzt werden, um Grundordnungen und effiziente Strukturen in Bürobereichen (sowohl analog als auch digital) zu etablieren. „5S“ für Seiri (Sortiere aus), Seiton (Stelle ordentlich hin), Seiso (Säubere), Seiketsu (Sauberkeit bewahren), Shitsuke (Selbstdisziplin üben).
• Die 7 Arten der Verschwendung identifiziert und gezielt eliminiert werden. 7V steht für die sieben Arten der Verschwendung (V) im Arbeitsprozess. Als Verschwendung im Produktionsprozess gelten: hohe Bestände, unnötige Transportwege, unnötige Bewegungen der Mitarbeitenden, Wartezeiten, Überproduktion, Ausschuss und Nacharbeit sowie ineffiziente Herstellungsprozesse.
• Der Wertstrom der Prozesse sollte analysiert werden.
• Kennzahlen zur Prozessbewertung sollten auch in administrativen Bereichen eingeführt werden.
• Meetings könnten hinsichtlich ihrer Häufigkeit, Inhalte und Zielorientierung optimiert werden, um den Nutzen in Relation zum Aufwand zu steigern.
Das ifaa unterstützt Unternehmen aktiv bei der Optimierung administrativer Prozesse. Dazu bietet das Institut u. a. praxisnahe Informationsmaterialien zu Lean-Management-Methoden, ein Planspiel zur Effizienzsteigerung in der Administration und den Handlungsleitfaden „Abläufe verbessern – Betriebserfolg garantieren“ an.
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