Warum HR kein Tool-, sondern ein Systemproblem hat : Wie intelligente Prozessautomatisierung Unternehmen hilft, KI und Menschlichkeit zu vereinen

Advertorial

Fünf Systeme, drei Log-ins, unzählige Excel-Dateien – und am Ende trotzdem keine verlässlichen Daten. Das ist der Alltag vieler HR-Abteilungen. Die Digitalisierung sollte Effizienz schaffen, produziert aber oft das Gegenteil: neue Silos, komplexe Workarounds, Frust.

Die unbequeme Wahrheit: HR hat kein Tool-, sondern ein Systemproblem. Die Zahlen sind eindeutig: Laut der aktuellen Digital HR-Report Studie setzen 87 Prozent der Unternehmen digitale HR-Lösungen ein, doch nur 7 Prozent bewerten diese als wirklich effektiv. McKinsey ergänzt: 60 Prozent der HR-Ressourcen fließen noch immer in rein administrative Tätigkeiten.

Der Irrtum der Digitalisierung

Viele Unternehmen haben Millionen in HR-Software investiert, von SAP SuccessFactors bis Workday. Trotzdem läuft das Onboarding über E-Mail-Listen, Urlaubsanträge wandern durch mehrere Systeme, und Reports erfordern manuelle Nacharbeit.

Das Problem liegt in der Struktur: HR-Prozesse sind über Jahrzehnte hinweg gewachsen – oft entlang organisatorischer Grenzen. Neue Mitarbeitende navigieren durch verschiedene Portale, geben Daten mehrfach ein, warten auf Freischaltungen. Prozesse, die digital in Minuten erledigt sein könnten, ziehen sich über Tage.

Die Folge: Daten fließen nicht, Entscheidungen dauern, HR bleibt im Reaktionsmodus.

Systemübergreifende Prozesse als Lösung

Die Alternative existiert: Anstatt in weitere Einzellösungen zu investieren, setzen erfolgreiche Unternehmen auf die Vernetzung ihrer bestehenden Systeme. Nach der digitalen Vertragsunterschrift laufen alle Folgeprozesse automatisiert ab: IT-Zugänge werden angelegt, Arbeitsmittel bestellt, Einarbeitungspläne erstellt, Führungskräfte informiert.

Hier setzt Axon Ivy an. Die Orchestrierungsplattform verbindet bestehende HR-Systeme zu einem digitalen Ökosystem – und das ohne sie zu ersetzen. Anstatt „noch ein Tool“ zu implementieren, wird Axon Ivy als intelligente Schicht über die vorhandene IT-Landschaft gelegt.

Das Ergebnis: Prozesse laufen End-to-End, Medienbrüche entfallen, Daten sind konsistent. HR kann endlich das tun, wofür es da ist: gestalten, statt verwalten.

Wir machen HR wieder menschlich – indem wir den Systemstress eliminieren.

Claudia Mimus, Axon Ivy AG

Was Top-Performer anders machen

Unternehmen, die ihre HR-Prozesse mit Axon Ivy vernetzt haben, berichten übereinstimmend von deutlichen Fortschritten:

• Onboarding-Zeiten reduzieren sich signifikant.
• HR-Mitarbeitende gewinnen bis zu 40 Prozent ihrer Arbeitszeit für strategische Aufgaben.
• Compliance-Anforderungen werden durch lückenlose Prozessdokumentation automatisch erfüllt.

KI als Befähiger, nicht als Selbstzweck

Künstliche Intelligenz (KI) spielt dabei eine wichtige Rolle. Sie entfaltet ihr Potenzial jedoch erst, wenn die Grundlage stimmt: wenn Prozesse stabil und automatisiert sind. In Axon Ivy unterstützt KI bei der Analyse von HR-Daten, bei der Entscheidungsfindung oder in Self-Service-Portalen. Also immer dort, wo sie den Menschen entlastet, nicht ersetzt.

Praxisbeispiel Ricoh

Das Technologieunternehmen Ricoh stand vor der Herausforderung, unterschiedliche HR-Systeme und Prozesse zu harmonisieren. Mit Axon Ivy entstand ein One-Stop-Shop-Portal, das alle HR-Services zentral bündelt: vom Onboarding über Vertragsfreigaben bis zu Schulungsanträgen.

Was früher Tage dauerte, geschieht heute in Minuten. Neue Mitarbeitende sind ab dem ersten Tag vollständig ausgestattet, HR-Teams gewinnen wertvolle Zeit zurück, und die Compliance läuft automatisch im Hintergrund.

Wir wollten keine weitere Software. Wir wollten, dass alles endlich zusammenarbeitet.

HR Transformation Lead bei Ricoh

Warum gerade jetzt?

Remote-Arbeit, die Ansprüche der Generation Z an digitale Arbeitsumgebungen und der verschärfte Fachkräftemangel machen effiziente HR-Prozesse zur Notwendigkeit.

Unternehmen, die weiterhin auf fragmentierte Systeme setzen, riskieren nicht nur Effizienzverluste, sondern auch ihre Attraktivität als Arbeitgeber.

Der Wandel beginnt mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme: Wo entstehen Brüche? Welche Prozesse kosten unnötig Zeit? Erfolgreiche Transformationen starten meist mit einem überschaubaren Bereich – wie dem Onboarding –, zeigen dort schnelle Erfolge und schaffen so Akzeptanz für weitere Schritte.

Vom Verwalter zum Gestalter

Die Zukunft der Arbeit ist hybrid, dynamisch und datengetrieben. Doch sie bleibt nur dann menschlich, wenn Technologie uns den Raum gibt, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren: Menschen, Talente, Kultur.

Axon Ivy versteht HR nicht als Kostenstelle, sondern als Architekt des Unternehmenserfolgs. Durch intelligente Prozessautomatisierung schafft die Plattform die Grundlage für eine neue HR-Realität. Eine Realität, in der Effizienz und Empathie kein Widerspruch sind.

Digitalisierung in HR ist kein Projekt, sondern eine Haltung. Sie beginnt dort, wo Menschen endlich wieder Zeit für Menschen haben – weil Systeme miteinander sprechen.