So hat Ricoh seine HR-Prozesse automatisiert und transformiert : Interview mit Fabian Rosendahl, Head of People Operations, Ricoh Central Region

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In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt sind Unternehmen ständig auf der Suche nach Wegen, besser und produktiver zu arbeiten. Gerade auch im HR-Bereich spielen HR-Automatisierung und Prozessoptimierung eine zentrale Rolle.  Dies zeigt sich auch bei Ricoh, einem führenden Technologieunternehmen, das durch die Implementierung der Axon Ivy Plattform bedeutende Fortschritte erzielt hat. Im Interview mit Fabian Rosendahl, Head of People Operations, Ricoh Central Region erfahren wir mehr über die Erfahrungen und Erfolge bei der Automatisierung von HR-Prozessen bei Ricoh.

Fabian, vor welchen Herausforderungen stand Ricoh im Bereich HR?

Fabian: Wir hatten den Wunsch, eine HR-Abteilung zu schaffen, die so reibungslos funktioniert, dass alles quasi per Knopfdruck erledigt wird. Wir wollten vieles durch HR-Automatisierung erleichtern und teilweise auch zentralisieren – von den Fachanwendungen über die Systeme bis hin zur Kommunikation mit den Mitarbeitenden. Es ging letztendlich darum, Anfragen nicht nur schneller, sondern auch intelligenter zu bearbeiten. Und vor allem wollten wir eine Lösung, die über Abteilungs- und Ländergrenzen hinweg reibungslos funktioniert. Unsere Arbeit sollte so fließend wie möglich sein, damit wir uns auf das Wesentliche konzentrieren können: die Menschen bei Ricoh.

All diese Anforderungen umzusetzen, klingt nach einer großen Aufgabe. Wie seid ihr das Projekt konkret angegangen und was waren die größten Erfolge?

Fabian: Wir haben mit einer gründlichen Analyse unserer HR-Prozesse begonnen: Was läuft gut, was bremst uns aus? Natürlich haben wir uns auch angesehen, wie es Ricoh in anderen Landesgesellschaften macht und was die Best Practices vergleichbarer Unternehmen sind.

Mit Axon Ivy an unserer Seite konnten wir gezielt unsere Zielprozesse umsetzen und maßgeschneiderte Lösungen zur Digitalisierung und Automatisierung unserer HR-Prozesse entwickeln.  Besonders wichtig war für uns die Integration unserer bestehenden Systeme. Viele Systeme haben wir ganz bewusst über die Jahre eingeführt, aber nicht alle sind für alle Mitarbeitenden geeignet.

Das Ergebnis begeistert uns täglich: Alles, was früher mühsam und langwierig war, läuft jetzt wie von selbst – zentralisiert und automatisiert über unser HR-Portal. Zahlreiche Aufgaben für Mitarbeitende und Vorgesetzte, die früher viel Zeit in Anspruch genommen haben, erledigen sich intuitiv und oftmals fast von allein. Unsere Fehlerquote bei der Datenübertragung und Anfragenbearbeitung ist deutlich gesunken und die Bearbeitungszeiten haben sich spürbar verkürzt. Gleichzeitig haben wir die Kommunikation innerhalb des Teams und mit anderen Abteilungen länderübergreifend auf ein neues Level gehoben – schneller, direkter, effektiver.

Gibt es ein Beispiel, das besonders zeigt, wie sich die Arbeit verändert hat?

Fabian: Durch die Integration haben wir die Funktionen verschiedener HR-Anwendungen und -Systeme in einer zentralen Lösung zusammengeführt. Dadurch werden der Zugang und die Bearbeitung für alle im Prozess viel einfacher. Man kann es sich wie ein Self-Service-Portal vorstellen, über das wir die meisten Aufgaben und Anfragen ganz ohne manuelle Eingriffe erledigen. Außerdem sorgt ein intelligentes Task-Management dafür, dass die Bearbeitungszeiten kürzer werden und es seltener zu Eskalationen bei Aufgaben kommt.

Nehmen wir das Beispiel „Onboarding-Prozess“: Dabei müssen viele Tätigkeiten koordiniert werden – von der Anlage im Lohnsystem über das Bestellen des IT-Equipments und die Büroausstattung bis hin zur Ausstellung von Zutrittskarten. Diese Aufgaben müssen von unterschiedlichen Personen an mehreren Standorten erledigt werden. Früher hatten wir oft Probleme und Verzögerungen, weil unser System einfach nicht optimal organisiert war. Das war sowohl für uns als auch für die neuen Kolleginnen und Kollegen sehr frustrierend. Die Automatisierung und Aufgabenüberwachung in Echtzeit hilft dabei sehr und entlastet die HR-Abteilung täglich. Es war frustrierend, wenn früher Anfragen untergingen oder zu spät bearbeitet wurden. Jetzt sehen wir auf einen Blick, was ansteht, und können sofort reagieren. Diese Transparenz und Schnelligkeit, die wir durch die Plattform gewonnen haben, sind einfach unschlagbar.

Wie geht es jetzt weiter? Welche Rolle wird Axon Ivy in Zukunft bei Ricoh spielen?

Fabian: Die erfolgreiche Implementierung der Axon Ivy Plattform stellt einen bedeutenden Fortschritt in unserer Strategie zur Prozessoptimierung dar. Wir planen, die Plattform kontinuierlich weiterzuentwickeln, um neue Funktionen zu erweitern und noch tiefer in unsere Prozesse zu integrieren. In der Zukunft wollen wir noch mehr Bereiche unseres Unternehmens von der Prozessautomatisierung profitieren lassen. Die fortlaufende Evaluierung und Anpassung unserer Systeme werden uns helfen, weiterhin effizient und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Was würdest du anderen Unternehmen raten, die eine ähnliche Transformation in ihrem HR-Bereich anstreben?

Fabian: Die Transformation unseres gesamten HR-Bereichs hat nicht nur unsere Effizienz gesteigert, sondern auch die Zufriedenheit und Zusammenarbeit im gesamten Unternehmen spürbar verbessert. Es ist einfach großartig zu sehen, wie die Automatisierung von HR-Prozessen unsere Arbeit erleichtert und uns die Freiheit gibt, uns auf das Wesentliche zu konzentrieren – die Menschen bei Ricoh.

Vielen Dank, Fabian, für diesen inspirierenden Einblick in die Automatisierung und Transformation des HR-Bereichs bei Ricoh.

Für weitere Informationen über die Technologie, die Ricoh geholfen hat, seine Prozesse zu automatisieren und zu transformieren, kontaktieren Sie gerne Axon Ivy.

Ihre Ansprechpartnerin:

Claudia Mimus, Business Development Representative
Telefon: +49 15115927048
E-Mail: claudia.mimus@axonivy.com