Was tun, wenn Schicht-Mitarbeiter*innen vollständige Planbarkeit wünschen?
Wünschen Schicht-Mitarbeiter*innen vorrangig – im Extrem vollständige – Planbarkeit, sollte dies nach Möglichkeit im Rahmen einer Jahresplanung umgesetzt werden, in der planmäßige Abwesenheiten durch vertraglich zu leistende Zusatzschichten vertreten werden. Tipps für die Praxis.
In meinen Beratungsprojekten zu neuen Schichtsystemen wünschen sich die Mitarbeiter*innen häufig vor allem ein hohes Maß an Planbarkeit – auch als Gegengewicht zur gegenüber dem Tagdienst deutlich schlechteren Arbeitszeit-Qualität.
Dementsprechend stehen sie flexiblen Schichtsystemen mit mehreren Planungsstufen – bis hin zu einer rollierenden Wochenplanung –, die bei der Bewältigung wechselnder Auslastung und/oder Personalverfügbarkeit helfen können, eher skeptisch gegenüber. Besonders unbeliebt sind dabei verpflichtend einplanbare Zusatzschichten an planmäßig freien Tagen, wie sie zum Beispiel in 5-Schichtsystemen zum Erreichen der Regelarbeitszeit erforderlich sein können. Dies gilt selbst dann, wenn klar geregelt wird, dass mithilfe solcher „Bringschichten“ auch individuelle Freischichten-Wünsche erfüllt werden können.
Will oder muss man dem Wunsch nach – im Extrem – vollständiger Planbarkeit folgen, ist es grundsätzlich am einfachsten, mit einem starren Schichtplan zu arbeiten, der sich also auf die Regelarbeitszeit rechnet – oder gern auch auf ein wenig mehr, wenn die Mitarbeiter*innen über die dadurch erwirtschafteten Arbeitszeit-Guthaben selbst verfügen können; individuell reduzierte Vertragsarbeitszeiten werden hierin dann am besten ebenfalls via Arbeitszeitkonto umgesetzt.
Dabei nimmt man allerdings in Kauf, dass die Schicht-Besetzungen mit der Abwesenheitsquote schwanken. Da dies in der Regel weder wirtschaftlich noch belastungsseitig vertretbar ist2, muss der Personalstand zur Vermeidung von Überbesetzungen knappgehalten und das Schichtsystem zur Vermeidung von Unterbesetzungen z. B. durch grundsätzlich im Tagdienst eingesetzte Springer unterstützt werden, soweit die Schichtsystem-intern erreichbaren, mitarbeiterseits unter diesen Umständen grundsätzlich freiwilligen Schichtplan-Änderungen hierfür nicht ausreichen.
Nun ist es allerdings nicht immer einfach, einen durchlaufenden Schichtplan ziemlich genau auf die Regelarbeitszeit zu bringen. Ist z. B. vollkontinuierlich zu arbeiten bei 8h Arbeitszeit pro Schicht, rechnen sich die hier gängigen Schichtsysteme mit 4 bzw. 5 Teams auf durchschnittlich 42h/w bzw. 33,6h/w Arbeitszeit, während die meisten Regelarbeitszeiten irgendwo dazwischen liegen.
Nehmen wir diesbezüglich z. B. – wie im Standard-Fall der westdeutschen Chemischen Industrie – 37,5h/w an, arbeiten die Mitarbeiter*innen in einem 4-Schichtsystem durchschnittlich 4,5h/w zu viel und erhalten entsprechend viele individuelle Freischichten, während sie in einem 5-Schichtsystem durchschnittlich 3,9h/w zu wenig arbeiten, was entsprechend viele Bringschichten nach sich zieht. Wenn aber – wie hier angenommen – weder das eine noch das andere gewünscht ist, muss bei durchlaufendem Schichtplan in einem sogenannten Mehrfachbesetzungssystem gearbeitet werden, bei dem die einzelnen Betriebsschichten entweder durch mehrere Teams oder durch unterschiedliche Kombinationen von Teilteams besetzt werden. Dies möchte ich nun anhand von praktischen Beispielen illustrieren.
Grundlagen der nachfolgenden Mehrfachbesetzungssysteme
In allen nachfolgend vorgestellten Schichtplänen wird durchschnittlich 37,33h/w Arbeitszeit erreicht – also gerade einmal 10min/w weniger als die angenommene Regelarbeitszeit. Diese Differenz kann z. B. einfach und sinnvoll durch ein 45min-Teammeeting pro Monat (ganz genau: pro durchschnittlich 4,5 Wochen) hereingeholt werden, das am besten vor eine Spätschicht gelegt wird. Wegen der durchschnittlichen 4,67-Tage-Woche ist der Urlaubsanspruch im Verhältnis 4,67:5 umzurechnen – in unseren Beispielen mit tarifvertraglichen 33 Tagen Urlaub bei 5-Tage-Woche also in 30,82, gemäß Vereinbarung der Chemie-Tarifparteien aufzurunden 31 Tage pro Jahr.
Änderungen dieser Schichtpläne, bei denen es sich nicht um vergütete Überstunden handelt, werden auf einem begleitenden Arbeitszeitkonto verbucht bzw., was in solchen Fällen ebenfalls möglich und aus meiner Sicht auch sehr attraktiv ist, im Rahmen von Selbstorganisation und Vertrauensarbeitszeit Zug um Zug ausgeglichen.
Vertritt also beispielsweise ein Mitarbeiter einen Kollegen in einer für diesen planmäßigen Schicht, um ihm die Möglichkeit zu geben, am Geburtstag seines Kindes frei zu haben, erfolgt zum gleichen Zeitpunkt ein entsprechender Rücktausch. Dadurch geht der Schichtplan stets auf und ist ein Arbeitszeitkonto nicht erforderlich. Ebenso wird mit individuell veränderten Schichtzeiten umgegangen.
Muss ein Mitarbeiter also einmal früher gehen, organisiert er dies durch Absprache mit einem Kollegen aus der Folgeschicht – und tauscht die ihm dadurch fehlende Arbeitszeit sofort mit diesem Kollegen planmäßig wieder zurück.
Lesen Sie den vollständigen Beitrag in der HR Performance 1/2026.
