Smarte Arbeitszeiterfassung als Schlüssel zum Unternehmenserfolg : Ist Arbeitszeiterfassung Pflicht?

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Ja. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 verbindlich entschieden, dass auch in Deutschland die gesamte Arbeitszeit der Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen ist. Der Arbeitgeber ist nach § 3 Absatz 2 Nummer 1 des Arbeitsschutzgesetzes (ArbSchG) verpflichtet, ein System einzuführen, mit dem die geleistete Arbeitszeit von Mitarbeitenden erfasst werden kann (BAG – 1 ABR 22/21).

Dabei bezieht sich das BAG auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14. Mai 2019. Nach der BAG-Entscheidung ist das Urteil des EuGH aufgrund des Arbeitsschutzgesetzes bereits heute von den Arbeitgebern in Deutschland zu beachten.

Festlegungen zum Inhalt der Arbeitszeitdokumentation sind noch nicht getroffen worden. Aber: Um die Einhaltung der Höchstarbeitszeit sowie der täglichen und wöchentlichen Ruhezeiten wirksam gewährleisten zu können, muss der Arbeitgeber Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit aufzeichnen.

Gibt es eine Vorschrift, wie die Arbeitszeit erfasst werden muss? Im April 2023 hat das Bundesministerium einen Vorschlag zur Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung erstellt, über den derzeit noch beraten wird.

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Warum sollten Unternehmen die Arbeitszeit erfassen?

Unabhängig von der gesetzlichen Pflicht gibt es zahlreiche gute Gründe, warum Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden erfassen sollten.

1. Rechtssicherheit: Durch eine lückenlose Arbeitszeiterfassung können Unternehmen sicherstellen, dass sie alle gesetzlichen Vorgaben einhalten. Dies schützt vor rechtlichen Konsequenzen und möglichen Bußgeldern.
2. Transparenz: Eine präzise Zeiterfassung schafft Transparenz für alle Beteiligten. Mitarbeitende können nachvollziehen, wie viele Stunden sie tatsächlich gearbeitet haben, und Arbeitgeber haben einen klaren Überblick über die Arbeitszeiten ihrer Belegschaft.
3. Effizienzsteigerung: Durch die Erfassung der Arbeitszeit lassen sich produktive und unproduktive Phasen identifizieren. Unternehmen können so gezielt Maßnahmen ergreifen, um die Effizienz und Produktivität zu steigern.
4. Faire Vergütung: Eine genaue Zeiterfassung stellt sicher, dass alle geleisteten Stunden korrekt vergütet werden. Dies fördert die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeitenden.
5. Ressourcenplanung: Unternehmen können anhand der erfassten Arbeitszeiten besser planen und Ressourcen effizienter einsetzen. Über- und Unterkapazitäten werden schneller erkannt.
6. Arbeitsschutz: Die Einhaltung der Arbeitszeitregelungen ist ein wichtiger Aspekt des Arbeitsschutzes. Durch die Zeiterfassung können Unternehmen sicherstellen, dass ausreichende Pausen eingehalten werden.

Welche Vorteile bringt die Arbeitszeiterfassung?

Neben den genannten Gründen bietet die Arbeitszeiterfassung zahlreiche weitere Vorteile für Unternehmen.

• Projektmanagement: Die Arbeitszeiterfassung ermöglicht eine genaue Zuordnung der geleisteten Stunden zu verschiedenen Projekten. Dies erleichtert die Abrechnung und hilft, Budgets besser zu kontrollieren.
• Kostentransparenz: Unternehmen erhalten einen genauen Überblick über die Kosten, die durch Arbeitszeiten entstehen. Dies erleichtert die Kalkulation und trägt zur Kosteneffizienz bei.
• Nachweisbarkeit: Bei Streitigkeiten oder rechtlichen Auseinandersetzungen können Unternehmen durch die dokumentierten Arbeitszeiten ihre Position besser verteidigen.
• Flexibilität: Moderne Zeiterfassungssysteme ermöglichen flexible Arbeitszeitmodelle und die Arbeit im Homeoffice. Dies trägt zu einer besseren Work-Life-Balance der Mitarbeitenden bei.

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Wie findet man die perfekte Software für die Arbeitszeiterfassung?

Hier sind einige wichtige Kriterien, die bei der Entscheidung berücksichtigt werden sollten:

1. Funktionalität: Die Software sollte alle notwendigen Funktionen zur Erfassung, Verwaltung und Auswertung der Arbeitszeiten bieten. Dazu gehören unter anderem die Erfassung von Arbeitsbeginn und -ende, Pausenzeiten, Überstunden und Projektzeiten.
2. Benutzerfreundlichkeit: Eine intuitive Bedienung ist entscheidend für die Akzeptanz der Software bei den Mitarbeitenden. Die Benutzeroberfläche sollte übersichtlich und leicht verständlich sein.
3. Flexibilität: Die Software sollte verschiedene Arbeitszeitmodelle und flexible Arbeitszeiten unterstützen. Auch die Integration von Homeoffice und mobilen Arbeitsplätzen sollte problemlos möglich sein.
4. Datenschutz: Die Software sollte alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen und einen sicheren Umgang mit den Daten gewährleisten.
5. Integrationsfähigkeit: Eine gute Zeiterfassungssoftware sollte sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren lassen. Dies betrifft die Anbindung an Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme sowie an Projektmanagement-Tools.
6. Skalierbarkeit: Die Software sollte mit dem Unternehmen wachsen können und sich an veränderte Anforderungen anpassen lassen. Eine hohe Skalierbarkeit ist besonders für wachsende Unternehmen wichtig.
7. Support und Service: Ein guter Kundenservice und umfassende Support-Leistungen sind essenziell für den reibungslosen Betrieb der Software. Sie sollten darauf achten, dass der Anbieter zuverlässigen Support bietet.

Fazit

Abgesehen von der gesetzlichen Pflicht gibt es zahlreiche gute Gründe, warum Unternehmen die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden erfassen sollten. Die Vorteile reichen von erhöhter Transparenz und Effizienzsteigerung über eine faire Vergütung bis hin zu einer besseren Ressourcenplanung und zum Arbeitsschutz. Die elektronische Arbeitszeiterfassung ist einer der wichtigsten Schritte in Richtung Digitalisierung.

Für den Digitalisierungserfolg Ihres Unternehmens ist die Auswahl der optimalen Software zur Zeiterfassung entscheidend.