Digitale HR-Prozesse im Blick
Durch das Siebte Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IV) und anderer Gesetze vom 12. Juni 2020 wurde die Pflicht zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen eingeführt. So besteht seit 1. Januar 2022 die Pflicht, dass diese Unterlagen dem Arbeitgeber elektronisch zur Verfügung gestellt werden müssen. Dies bedeutet, dass nicht nur der Arbeitgeber in der Pflicht ist, diese Unterlagen elektronisch zu führen.

Die Digitalisierung der HR-Prozesse schreitet unübersehbar voran. Nach zahlreichen gesetzlichen Änderungen im Sozialversicherungsrecht kommt nun endlich die ersehnte Lückenschließung für das Vertragsmanagement und das Bescheinigungswesen.
Elektronische Entgeltunterlagen
Durch das Siebte Gesetz zur Änderung des Vierten Buches Sozialgesetzbuch (SGB IV) und anderer Gesetze vom 12. Juni 2020 wurde die Pflicht zur elektronischen Führung von Entgeltunterlagen eingeführt. So besteht seit 1. Januar 2022 die Pflicht, dass diese Unterlagen dem Arbeitgeber elektronisch zur Verfügung gestellt werden müssen. Dies bedeutet, dass nicht nur der Arbeitgeber in der Pflicht ist, diese Unterlagen elektronisch zu führen. Schon derjenige, welcher dem Arbeitgeber eine solche Unterlage einreicht (ein Student reicht beispielsweise eine Immatrikulationsbescheinigung ein), muss dies elektronisch tun.
Die wichtigsten dieser Unterlagen und Daten sind Unterlagen zur Staatsangehörigkeit, zu einer Versicherungsfreiheit oder Befreiung von der Versicherungspflicht, zu einer Entsendung, Mitgliedsbescheinigung der gesetzlichen Krankenkasse, Daten zu den erstatteten Meldungen, Daten zu Rückmeldungen der Krankenkassen, Anträge von Minijobbern zur Befreiung von der Rentenversicherungspflicht (= Opt-out), Niederschrift nach § 2 des Nachweisgesetzes (NachwG), Erklärungen von kurzfristig Beschäftigten über weitere kurzfristige Beschäftigungen, Kopien von Anträgen auf ein Statusfeststellungsverfahren bei der Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund, Bescheide von Krankenkassen über die Feststellung der Versicherungspflicht, Entscheidungen der Finanzbehörden, dass Studiengebühren kein Arbeitsentgelt sind, Nachweis der Elterneigenschaft, Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz und dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz.
Die Regelung steht im engen Zusammenhang mit der Verpflichtung zur elektronisch unterstützten Betriebsprüfung (euBP) ab dem Jahr 2023. Der Verordnungsgeber will erreichen, dass dann Unterlagen und Daten nur noch elektronisch ausgetauscht werden.
Elektronisch unterstützte Betriebsprüfung ist Pflicht
Im Jahr 2019 wurden bereits 40 Prozent aller Betriebsprüfungen mithilfe der elektronisch unterstützten Betriebsprüfung durchgeführt; das waren fast 313.000 Prüfungen. Im Jahr 2020 ist deren Anteil wegen der besonderen Umstände in der Corona-Krise noch einmal kräftig gestiegen: Ende Oktober lag dieser bei 54 Prozent. Ab dem 1. Januar 2023 wird die euBP grundsätzlich verpflichtend, soweit es die Daten der Entgeltabrechnung betrifft.
Auf Antrag des Arbeitgebers kann der zuständige Rentenversicherungsträger allerdings für Zeiträume bis 31. Dezember 2026 auf die Übermittlung der Daten verzichten. Der Verzicht ist an keinerlei Bedingungen geknüpft, die Rentenversicherungsträger werden ihn deshalb in der Regel erklären. Die prüfrelevanten Daten aus der Finanzbuchhaltung können bis Ende 2024 freiwillig übermittelt werden, danach ist die Übermittlung verpflichtend.
Die euBP ist für alle an der Prüfung Beteiligten eine Erleichterung. Mit der elektronischen Übermittlung der Daten gibt man dem Prüfer im Prinzip alles an die Hand, was er zur Prüfung braucht. Umgekehrt stellt die Rentenversicherung dem Arbeitgeber Datensätze für die Meldekorrekturen sowie das Prüfergebnis elektronisch zur Verfügung. Dies bedeutet für beide Seiten eine enorme Arbeitserleichterung.
Lesen Sie den vollständigen Beitrag aus dem Special Digitale HR-Verwaltung (HR Performance 2/2024).