Zeiterfassung und Dienstplanung in der Gastronomie : Effizient trotz Stress

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Kaum eine Branche ist so intensiv bei der Dienstplanung wie die Gastronomie. Denn hier kann es schnell, fordernd und teilweise auch unberechenbar ablaufen. Zeit für eine Verschnaufpause bleibt da oft nicht, denn die Konkurrenz macht in jedem Fall stark weiter.

Was man sich auf keinen Fall erlauben kann, ist Schlampigkeit und Chaos. Leider sind es genau die Herausforderungen, mit denen die Gastronomie stark kämpfen muss. Besonders in den vergangenen Jahren haben Restaurants und Co. viele Schläge einstecken müssen.

Die frühere Dienstplanung mit Excel-Tabellen oder per WhatsApp funktioniert nur bedingt, denn dafür ist das Tempo im Gastronomie-Alltag zu ruppig. Hinzu kommt, dass natürlich jeder Mitarbeiter einen ganz persönlichen Alltag hat, den er meistern muss. Moderne Dienstplanung kann die hohen Ansprüche der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit Klarheit und Fairness kombinieren. So kann das Team entlastet werden – smarte Planung im Handumdrehen!

Herausforderung: Saisonale Schwankungen – Wie man diese am besten handhabt

Eine flexible Reaktion erfordert auch eine dynamische und angepasste Personaleinsatzplanung. Sommer und Winter, Ferien und Feiertage sowie besondere Events. Die Gästezahlen hängen stark von saisonalen Bedingungen ab.

Kurzfristige Anpassungen müssen schnell und möglichst ohne Mehrarbeit und Chaos ablaufen. Dabei kommt die digitale Dienstplanung ins Spiel, denn mit Hilfe von Daten und klugen Prognosefunktionen können kommende Engpässe und Hindernisse frühzeitig erkannt werden.

Wenn jemand ausfällt, zum Beispiel aufgrund einer Krankheit, lassen sich die Schichten rasch neu zuweisen, ohne dass dabei Verwirrung entsteht. Selbst bei saisonbedingtem Ereignissen wie einem plötzlichen Wetterumschwung können Sie so als Arbeitgeber schnell und klug reagieren.

Die Planung auf Zuruf kann funktionieren, aber sie bedeutet in den meisten Fällen für alle Beteiligten Stress. Smarte Tools für die Dienstplanung verhindern das. Sie helfen dabei, vorausschauend zu agieren und bleiben dabei absolut nachvollziehbar, was ein Vorteil für die Fairness im Team ist.

Saisonkräfte haben oft mehr als nur einen Job und wissen daher eine strukturierte Schichtplanung sehr zu schätzen. Sie sind darauf angewiesen, dass die Dienste nach einem gerechten Prinzip ablaufen, um stets den Überblick zu behalten. Sollte das nicht der Fall sein, springen viele Kräfte ab oder kündigen sogar, weil sie die chaotische Einteilung nicht länger tragen können und wollen. – Bleiben Sie also auch bei maximaler Auslastung entspannt und setzen Sie auf planbare Flexibilität.

Kurzfristige Schichtwechsel bedeuten Chaos – Oder nicht?

Jeder Arbeitgeber kennt das Horrorszenario: Eine Krankmeldung am Morgen oder ein spontaner Diensttausch für die Spätschicht. In der Gastronomie ist das leider vollkommen normal. Die Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer müssen viel leisten, auch körperlich, weshalb ein Wechsel von Schichten gar nicht vermieden werden kann.

WhatsApp-Gruppen und Zettelwirtschaft zur Planung? Leider sehr umständlich und unübersichtlich. Da kann es schnell passieren, dass es zu Missverständnissen kommt und man am Ende kurz vor Schichtwechsel alleine dasteht, weil keiner zum Dienst kommt. Mit digitaler Dienstplanung und Self-Service-Funktionen kann man diesem Chaos gut entgegenwirken.

Mitarbeitende tauschen Schichten selbst und kommunizieren auf eine faire Weise, falls notwendig auch spontan. Die Leitung erhält dabei die Freigabefunktion und behält so die Kontrolle. Push-Benachrichtigungen auf dem Smartphone mit automatischen Updates und bei Bedarf auch mit Kalendersynchronisation halten alle Beteiligten auf dem Laufenden. Damit kann man schnell reagieren und Rücksprache halten.

Statt nervigen Missverständnissen, die für Unmut und Mehraufwand sorgen, erhält man eine klare Schichtplanung, die stets up to date ist. Als Führungskraft sparen Sie sich nicht nur jede Menge Nerven, sondern auch Zeit – denn Ihr Team geht in die Eigenverantwortung. Behalten Sie auch bei schnellen Änderungen den Überblick und das ohne Stress. – Mit einer passenden digitalen Dienstplanung.

Streitthema: Urlaubsplanung – Ein Problem der Gastronomie

Ehrlich gesagt, gibt es in der Gastronomie nicht viel Urlaub, denn die Menschen wollen immer Essen gehen oder sich etwas nach Hause mitnehmen. Selbst an sonst üblichen Feiertagen, an denen andere Geschäfte komplett geschlossen bleiben, ackert die Gastronomie fleißig weiter.

Das bedeutet aber natürlich nicht, dass Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf ihren Urlaub verzichten. Und so kommt es schnell zum Stress, denn wenn viele Urlaubsanträge eintrudeln, kann man schnell überfordert werden.

Urlaubsanträge, die per Zettel oder Mail eintreffen, sind meist große Fehlerquellen. Die Bearbeitung und Einplanung ist dabei ein langwieriger Prozess. Die Arbeitnehmer bleiben somit lange im “Wartemodus” und fragen sich, ob etwas aus ihrer Anfrage wird. Das kann für Streit sorgen, denn die meisten müssen den gewünschten Urlaub auch mit Partner oder Familie absprechen. Dauert der Prozess der Urlaubsanfrage lang, wird die Unzufriedenheit größer.

Die Personaleinsatzplanung mit digitalen Tools ist um ein Vielfaches einfacher. Hier können die Mitarbeiter ihren Urlaub direkt in das System eintragen und die Dienstplanung berücksichtigt diesen sofort.

Besonders gut: Ihre Mitarbeiter fühlen sich nicht nur gesehen, sondern auch ernst genommen. Das macht die Arbeit nicht nur planbar, sondern auch um ein Vielfaches angenehmer.

Mobile Nutzung bei der Dienstplanung – Bonus für die Gastronomie

Die meisten Menschen, die in der Gastronomie tätig sind, sind ständig auf den Beinen und unterwegs. Deshalb müssen wichtige Informationen ebenfalls “to go” abrufbar sein. Mit einer App kann die digitale Dienstplanung in Echtzeit abgerufen werden. Dienste werden so abgemeldet bzw. getauscht, Urlaubsanträge können digital angefordert werden und die Bearbeitung erfolgt in wenigen Schritten.

Außerdem wird per App die Zeiterfassung vorgenommen. Mit GPS oder einem QR-Code kann man einzelne Schritte sparen und den Prozess vereinfachen. Noch nie war Kommunikation in der Gastronomie so einfach. Änderungen und Anfragen laufen über eine Plattform und bleiben somit vollkommen zentral. So etwas wie einen lästigen Medienbruch gibt es dadurch nicht mehr.

Jüngere Mitarbeiter wissen das besonders zu schätzen, denn sie kennen bereits die Vorteile von modernen Tools. Das kann Ihre Attraktivität als Arbeitgeberin bzw. Arbeitgeber massiv steigern. In Branchen wie der Gastronomie kann das zudem ein klarer Bonus gegenüber der Konkurrenz sein. Lassen Sie Ihr Team clever planen – direkt mit dem Smartphone und mobil!

Zeiterfassung ist mehr als nur Kontrolle

Die exakte Einhaltung von Arbeitszeiten ist rechtlich vorgeschrieben und schützt nicht nur Sie, sondern auch Ihre Mitarbeiter. Deshalb kann digitale Zeiterfassung Streitigkeiten verhindern und garantiert eine richtige Abrechnung.

Die Gastronomie ist sehr fordernd, doch man kann das Chaos eindämmen. Wenn man auf digitale Dienstplanung und moderne Tools wie Aplano setzt, spart man sich nicht nur jede Menge Stress und Ärger, sondern auch Zeit. Die Stärkung des Teams in besonders turbulenten Zeiten, wie saisonalen Schwankungen, ist ein weiteres Plus, das man mit einer klugen Planung ganz einfach priorisieren kann.