Wie KI das HR-Management revolutioniert

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Künstliche Intelligenz (KI) ist längst kein futuristisches Konzept mehr, sondern eine Schlüsseltechnologie, die das Personalwesen nachhaltig verändert. HR-Verantwortliche stehen vor der Herausforderung, diese Technologie effektiv zu nutzen, um Prozesse zu optimieren und gleichzeitig die menschliche Komponente nicht zu vernachlässigen. Doch wie können Unternehmen KI konkret implementieren und welche Vorteile ergeben sich daraus für die Arbeit der Personalabteilung? Genau damit beschäftigt sich das Whitepaper „Keine Spielerei mehr: KI als wichtiger Business-Faktor für HR“ von Personio.

Effizienzsteigerung durch KI

Um einen umfassenden Leitfaden zur Nutzung von KI im Personalbereich zu erstellen, hat Personio eine Befragung unter 1.500 Entscheidungsträger:innen im Bereich HR in DACH, dem Vereinigten Königreich, in Italien und Spanien durchgeführt. Zusätzlich kamen KI- und Business-Expert:innen zu Wort. Die Ergebnisse der Umfrage sind beeindruckend: 93 Prozent der HR-Verantwortlichen, die bereits KI-Tools nutzen, berichten von Kosteneinsparungen. Das zeigt, dass KI nicht nur ein theoretisches Potenzial hat, sondern in der Praxis erhebliche wirtschaftliche Vorteile bringt. Unternehmen, die bisher auf KI verzichten, verpassen diese Chancen und sollten dringend handeln.

Nicht nur Führungskräfte müssen überzeugt werden

Die Ergebnisse der Personio-Studie zeigen außerdem, dass 84 Prozent der Personalverantwortlichen eine Motivation für die Einführung von KI bei den Führungskräften ihres Unternehmens sehen. Diese Unterstützung von oben ist entscheidend, für die Akzeptanz und den Erfolg von KI-Initiativen. Die Führungsebene muss von den Vorteilen der KI überzeugt sein, um die notwendigen Ressourcen und das Engagement sicherzustellen. Sollten sie es nicht sein, ist es an HR, einen überzeugenden Business Case für die Einführung aufzustellen.

Lucia Daub, Director of People & Strategy bei BearingPoint, betont, was dafür notwendig ist: „Wenn Sie von Anfang an einen klaren Rahmen für die Verwendung von KI in HR definieren, stellen Sie eine erfolgreiche und schnelle Umsetzung im Unternehmen bei gleichzeitigem Schutz von Mitarbeitenden und ihren Daten sicher.“ Dazu müsse man vor allem den Mehrwert von KI für das Unternehmen in den Mittelpunkt stellen – welche konkreten Probleme damit gelöst werden können, wie viel Geld eingespart oder wie viel effizienter gearbeitet werden kann. Die transparente Kommunikation mit den Mitarbeitenden kann dabei helfen, die Akzeptanz zu erhöhen und mögliche Ängste, z. B. vor Jobverlust oder um die Sicherheit der persönlichen Daten, aus der Welt zu räumen.

KI einführen: die Schritt-für-Schritt-Anleitung

Die Implementierung von KI in die Personalarbeit ist kein kurzes Unterfangen und muss unbedingt strategisch geplant werden:

1. Analyse der bestehenden HR-Prozesse: Alles beginnt mit der Frage: „Welche Prozesse können durch KI verbessert werden?“ Das können beispielsweise repetitive Aufgaben wie das Screening von Bewerbungen oder die Verwaltung von Mitarbeitendenanfragen sein.
2. Pilotprojekt starten: Für den Anfang sollten Unternehmen einen Prozess mit hohem Potenzial und geringem Risiko für ein Pilotprojekt auswählen. So können sie erste Erfahrungen sammeln und die Ergebnisse evaluieren.
3. Schulung und Training: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeitenden für den Einsatz von KI geschult sind. Dies umfasst sowohl technisches Wissen als auch ethische Richtlinien zur Nutzung von KI.
4. Kontinuierliche Verbesserung: Die Leistung von KI-Tools muss kontinuierlich überwacht werden. Basierend auf Feedback und Ergebnissen sollten Unternehmen sie außerdem fortlaufend anpassen.
5. Kommunikation: Stakeholder im Unternehmen wollen abgeholt und informiert werden. So können Vorurteile über KI, die durch Unwissenheit entstehen, am besten aus dem Weg geräumt werden.

Datenqualität und Datenschutz spielen ein große Rolle

Ein wichtiger Aspekt beim Einsatz von KI ist die Qualität der Daten. Nur mit sauberen und gut strukturierten Daten kann KI ihr volles Potenzial entfalten. Gleichzeitig müssen Datenschutzrichtlinien strikt eingehalten werden, um die Integrität und Sicherheit der Mitarbeiterdaten zu gewährleisten. Datenschutz und die Einhaltung der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) stehen dabei an erster Stelle. Als Faustregel gilt: Sensible oder personenbezogene Daten sollten nicht an externe Anbieter übermittelt werden. Außerdem empfiehlt sich eine enge Zusammenarbeit mit der IT- und Rechtsabteilung. 

Weniger Routine, mehr strategische Aufgaben

Durch den Einsatz von KI können HR-Mitarbeitende von routinemäßigen sowie zeitaufwendigen Aufgaben entlastet werden und sich auf strategischere und wertschöpfendere Tätigkeiten konzentrieren. Dies führt nicht nur zu mehr Effizienz, sondern auch zu einer größeren Zufriedenheit und Motivation im Team. Ein gutes Beispiel dafür ist die Helpdesk-Lösung von Personio, die erfasst, wie viele Mitarbeitendenanfragen durch KI geklärt werden und wie dies die Effizienz des HR-Teams steigert. 

Unternehmen sollten jetzt handeln und die Zukunft gestalten

Die Integration von KI in das Personalwesen ist kein Luxus, sondern eine Notwendigkeit, um wettbewerbsfähig zu bleiben. HR-Verantwortliche sollten jetzt die Initiative ergreifen, um KI in ihren Prozessen zu verankern und so die Effizienz und die Qualität ihrer Arbeit zu steigern. Mit den richtigen Strategien und Tools kann KI das Personalwesen revolutionieren und Unternehmen langfristig zukunftsfähig machen. Dennoch gilt es zu bedenken: „KI ist gut darin, Daten in Erkenntnisse umzuwandeln. Aber um von den Erkenntnissen zum Handeln zu gelangen, bedarf es eines soliden menschlichen Urteilsvermögens, Erfahrung und strategischen Denkens“, wie Dr. Tomas Chamorro-Premuzic, Chief Innovation Officer bei ManpowerGroup und Professor für Wirtschaftspsychologie an der Columbia University und dem University College London, zu bedenken gibt. Bei aller KI-Euphorie sollte der Mensch nicht aus den Augen verloren werden.