Sechs Punkte für ein gelungenes Travelmanagement-Projekt

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Digitalisierungslücke Geschäftsreisen: Hohe Einsparungen, wenig Beachtung

Aus strategischer Sicht wird das Thema Geschäftsreisen oft übersehen oder kommt bei Digitalisierungsvorhaben zu kurz. Das liegt daran, dass das Thema Travel und Reisekosten zwischen HR und der Finanzbuchhaltung angesiedelt ist. Wir erleben in unseren HR-Projekten oft, dass das Thema Reisekosten lieber nicht angegangen wird, weil der Abstimmungsbedarf mit der Finanzbuchhaltung gescheut wird.

Dabei sind die Effizienzgewinne und Einsparpotenziale hier besonders groß: In einer konservativen Business-Case-Berechnung aus einem aktuellen Projekt mit ca. 500 monatlichen Geschäftsreisen kommen wir auf eine Einsparung der internen Prozesskosten von gut 100.000 Euro jährlich! Allein dadurch, dass Belege und Abrechnungen nur noch in geringen Stichproben geprüft werden müssen und insbesondere die Reisenden wesentlich weniger Zeit für die Buchung und die Belegeinreichung benötigen, können die internen Aufwände massiv gesenkt werden.

Im Folgenden zeigen wir im Einzelnen, welche Möglichkeiten moderne Travelmanagement-Software Unternehmen bietet, die Beantragung, Buchung, Prüfung und Abrechnung von Geschäftsreisen für alle Beteiligten zu vereinfachen. Dabei konzentrieren wir uns auf sechs Punkte, die unserer Erfahrung nach für ein erfolgreiches Digitalisierungsprojekt und der Auswahl eines modernen Reisekostentools von besonderer Bedeutung sind.

Sechs Punkte für ein gelungenes Travelmanagement-Projekt

Eine gute Reisekosten-Software sollte den gesamten Prozess von der Beantragung und Buchung der Reise bis hin zur Rückerstattung abbilden können. Durch die großen Fortschritte in den Bereichen Texterkennung, maschinelles Lernen (Machine Learning) und KI sind fortschrittliche Systeme mittlerweile in der Lage, Belege nicht nur recht zuverlässig zu erkennen, sondern auch richtig zuzuordnen, Auffälligkeiten zu identifizieren und Einsparpotenziale aufzuzeigen.

1. Mobile Apps zur Belegerkennung: Komfort und Effizienz

Ein häufiges Ärgernis bei der Reisekostenabrechnung ist das Sammeln und Einreichen von Belegen. Moderne Travelmanagement-Software bietet hierfür mobile Apps mit KI-gestützter Belegerkennung, die diesen Prozess erheblich vereinfachen. Reisende fotografieren ihre Belege einfach mit dem Smartphone – die App erkennt automatisch Datum, Betrag und Mehrwertsteuer. Diese Daten werden anschließend in das System übertragen, wo sie direkt den entsprechenden Reisebuchungen zugeordnet werden. So entfällt das mühsame manuelle Erfassen der Belege, Fehler werden reduziert, und die Abrechnung wird beschleunigt. Zudem können einige Lösungen automatisch erkennen, ob ein Beleg bereits eingereicht wurde, um doppelte Erstattungen zu vermeiden.

2. Anbindung von Online Booking Engines: Automatisierung und Transparenz

Durch die Integration von Online Booking Engines (OBEs) wird die Reisebuchung erheblich vereinfacht. Unternehmen können über solche Schnittstellen direkt auf die Angebote von Reisebüros und Plattformen zugreifen, wodurch Preisvergleiche und Buchungen in Echtzeit möglich sind. Zudem lassen sich unternehmensspezifische Reiserichtlinien hinterlegen, sodass Compliance-Vorgaben automatisch berücksichtigt werden. Ein Flug in der Business Class kann dann nur noch von entsprechend Berechtigten gebucht werden. Dadurch entfällt die manuelle Prüfung, und die Reisekosten werden transparenter.

Ein weiterer Vorteil der OBE-Integration ist die Möglichkeit, Rabatte und Firmenkonditionen automatisch zu nutzen. So lassen sich Einsparpotenziale realisieren, während gleichzeitig der administrative Aufwand für Reisende und Buchungsverantwortliche minimiert wird.

3. Machine Learning bei der Belegprüfung: Fehlerreduktion und Betrugsprävention

Ein besonders spannender Bereich der Digitalisierung im Travelmanagement ist der Einsatz von Machine Learning zur Belegprüfung. Algorithmen können automatisch prüfen, ob eingereichte Belege den unternehmensinternen Richtlinien entsprechen. Dabei erkennen sie Muster, identifizieren Unregelmäßigkeiten und weisen auf potenzielle Fehler oder Verstöße hin.

Durch den Einsatz von KI lassen sich auch Betrugsfälle schneller aufdecken. Beispielsweise können doppelte Einreichungen erkannt oder Abweichungen von üblichen Buchungs- und Abrechnungsverhalten aufgedeckt werden.

4. Digitale Belege und GoBD-Konformität: Rechtssicherheit und Nachhaltigkeit

Die Digitalisierung von Belegen bringt nicht nur Komfort, sondern auch rechtliche Herausforderungen mit sich. In Deutschland müssen elektronische Belege gemäß den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form“ (GoBD) aufbewahrt werden.

Dies bedeutet, dass digitale Belege unveränderbar, revisionssicher und über den gesamten Aufbewahrungszeitraum hinweg zugänglich bleiben müssen.

Moderne Travelmanagement-Lösungen gewährleisten die GoBD-Konformität durch automatische Archivierung und Verschlüsselung. Dies reduziert den Papieraufwand erheblich und trägt zur Nachhaltigkeit bei, da physische Belege nicht mehr ausgedruckt oder gelagert werden müssen. Unternehmen profitieren zudem von einer verbesserten Nachvollziehbarkeit und einer reibungslosen Zusammenarbeit mit den Finanzbehörden.

5. Anbindung von Firmenkreditkarten: Automatische Abrechnung und höhere Transparenz

Die Anbindung von Firmenkreditkarten wie AirPlus oder American Express an das Travelmanagement-System bringt weitere Effizienzgewinne. Alle Transaktionen, die mit der Firmenkreditkarte getätigt werden, können automatisch in das System importiert und den entsprechenden Reisekosten zugeordnet werden. Dies reduziert den manuellen Aufwand für Reisende und Buchhaltung erheblich, da Einzelbelege nicht mehr separat eingereicht und erfasst werden müssen.

Darüber hinaus ermöglicht eine Kreditkartenanbindung eine detaillierte Analyse der Reisekosten, da sämtliche Ausgaben zentral erfasst und kategorisiert werden. Unternehmen gewinnen einen besseren Überblick über ihre Reisekosten, identifizieren Optimierungspotenziale und sparen gezielt Kosten. Zudem werden durch die automatische Zuordnung der Transaktionen Fehlerquellen minimiert und die Einhaltung von Reiserichtlinien sichergestellt.

6. KI und Datensicherheit im digitalen Travelmanagement

Während viele Softwareanbieter noch dabei sind, einfache Sprachmodelle in ihre Anwendungen zu integrieren, ist bereits jetzt klar, dass KI und Automatisierung das Travelmanagement nachhaltig verändern werden. Doch mit der zunehmenden Nutzung künstlicher Intelligenz wachsen auch die Anforderungen an den Datenschutz und die IT-Sicherheit.

Unternehmen müssen sicherstellen, dass personenbezogene und sensible Daten – etwa Reisepläne, Kreditkartentransaktionen oder Abrechnungsbelege – jederzeit geschützt sind. Die Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und die neue KI-Verordnung der EU setzen hier klare Standards. Um diese zu erfüllen, sind folgende Maßnahmen entscheidend:

◾ Ende-zu-Ende-Verschlüsselung: Sämtliche Daten, von der Reisebuchung bis zur Spesenabrechnung, sollten während der Übertragung und Speicherung verschlüsselt werden.

◾ DS-GVO-konforme Speicherung: Unternehmen müssen sicherstellen, dass Reisedaten ausschließlich auf Servern gespeichert werden, die europäischen Datenschutzrichtlinien entsprechen.

◾ Zugriffskontrollen und Rollenmanagement: Nur autorisierte Personen sollten auf sensible Daten zugreifen können – etwa über eine mehrstufige Authentifizierung oder individuell definierte Berechtigungen.

◾ KI-Transparenz und Nachvollziehbarkeit: Wenn ein Algorithmus über die Plausibilität einer Reisekostenabrechnung entscheidet oder Unregelmäßigkeiten erkennt, müssen die Kriterien dieser Bewertung jederzeit einsehbar sein.

Fazit: Aus lästigem Aufwand wird komfortables Travelmanagement

Die Digitalisierung des Travelmanagements bietet Unternehmen erhebliche Potenziale zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung. Schon für mittelständische Unternehmen kann die Einsparung interner Prozesskosten bei über 100.000 Euro pro Jahr liegen. Durch automatisierte Workflows, KI-gestützte Belegerkennung sowie die Integration von Online Booking Engines und Corporate Cards lassen sich Geschäftsreisen schneller, fehlerfreier und compliance-konform abwickeln.

Ausgestattet mit Firmenkreditkarte und mobiler App für Buchung und Belegeinreichung wird das Thema Reisekosten für Geschäftsreisende so von einem lästigen Aufwand zu einem komfortablen Prozess.

Unternehmen wiederum steigern nicht nur die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiter, sondern können durch eine transparente Datenanalyse gezielt Einsparpotenziale identifizieren. Zudem sorgt eine GoBD-konforme Belegarchivierung dafür, dass steuerliche und gesetzliche Vorgaben zuverlässig eingehalten werden.

Unternehmen, die jetzt auf moderne Travelmanagement-Lösungen setzen, reduzieren nicht nur den administrativen Aufwand, sondern verbessern auch die Reiseerfahrung ihrer Mitarbeitenden nachhaltig.

Unsere erfahrenen Berater von Consult-HR unterstützen Sie gern bei der Umsetzung.

Autor: Dominic Daubenberger ist Geschäftsführer von Consult-HR und berät als Senior Consultant Unternehmen bei der Digitalisierung von HR-Prozessen sowie bei der Auswahl und Einführung von HR-Lösungen. Der gelernte Historiker ist seit 2010 als Unternehmensberater mit Schwerpunkt Personalmanagement-Software tätig und hat mit Consult-HR 2017 ein eigenes spezialisiertes HR-Beratungshaus gegründet. www.consult-hr.de