Ein flexibles 5-Schichtsystem gegen Personalmangel

Unser Autor, Dr. Andreas Hoff, Spezialist für Arbeitszeitsysteme aller Art, erläutert in seinem neuesten Beitrag, welches Schichtsystem am besten zum 24/7-Betrieb passt und welche organisatorischen Maßnahmen die Attraktivität des Schichtbetriebes erhöhen und damit chronischer Unterbesetzung vorbeugen.

Es wird immer schwerer, für die rund um die Uhr zu besetzenden Arbeitsplätze geeignetes Personal zu finden: weil 24/7-Schichtsysteme mit ihrer regelmäßigen Nacht- und insbesondere auch Wochenendarbeit für die meisten Arbeitnehmer*innen wenig attraktiv sind. Dabei geht es hierbei in der Regel um kritische Infrastruktur, kapitalintensive Anlagen und solche, die z. B. aus technischen oder Umwelt-Gründen durchlaufen müssen – also um Bereiche von großer wirtschaftlicher und/oder gesellschaftlicher Bedeutung.

Vor diesem Hintergrund beschäftige ich mich in diesem Beitrag damit, wie dies verändert werden könnte – vereinfachend am Beispiel von Schichtsystemen zur 24/7-Abdeckung immer derselben Zahl von Arbeitsplätzen, wobei die nachfolgenden Überlegungen grundsätzlich auch auf andere Besetzungskonstellationen übertragbar sind.

Diesbezüglich sind in Deutschland derzeit überwiegend 4- und 5-Schichtsysteme sowie (deutlich seltener) 6-Schichtsysteme im Einsatz – also solche für 4, 5 bzw. 6 Teams. Welches dieser Schichtsysteme den Vorzug verdient und ob es hierzu vielversprechende Alternativen gibt – darum soll es im Folgenden ganz konkret gehen.

Annahmen hinsichtlich der zugrunde gelegten Schichtsysteme

Bei den folgenden Berechnungen und Überlegungen gehe ich von diesen für Deutschland aktuell naheliegenden Annahmen aus:

• Es wird in 3 Schichten pro Tag (Früh-, Spät- und Nachtschicht, F S N) gearbeitet.
• Diese Schichten werden jeweils à 8 Stunden auf die Vertragsarbeitszeit angerechnet – also mit einem Wert im mittleren Bereich der in der betrieblichen Praxis vorfindbaren Bandbreite ca. 7,5 bis 8,5 Stunden. Deren unterer Wert wird erreicht, wenn die gesetzliche Mindestpausenzeit von 30 Minuten pro Schicht unbezahlt gewährt wird und es weder Übergabe- noch sonstige auf die Vertragsarbeitszeit angerechnete Nebenzeiten (z. B. fürs Umkleiden) gibt, während Werte über (durchschnittlich) 8 Stunden mit der Vergütung der Pausenzeit innerhalb der Vertragsarbeitszeit (so in vielen Tarifverträgen und Betriebsvereinbarungen geregelt) und mit längeren Schichtüberlappungen verbunden sind, die insbesondere Übergaben, Team-Meetings, Umkleide- und/oder Waschzeiten beinhalten können.
• Die Regelarbeitszeit nehme ich mit 37,5 Wochenstunden an (wie in der westdeutschen chemischen Industrie) – was aktuell ebenfalls einem mittleren Wert entspricht.
• Und schließlich lege ich eine Gesamt-Abwesenheitsquote von durchschnittlich 25 Prozent zugrunde, sodass die Vertragsarbeitszeiten nur zu durchschnittlich 75 Prozent zur Verfügung stehen. Bereits der Urlaubsanspruch von im 24/7-Betrieb in der Regel etwas mehr als 6 Wochen pro Jahr macht etwa die Hälfte dieser Abwesenheitsquote aus. Hinzu kommen gegenüber dem Tagdienst regelmäßig höhere krankheitsbedingte Ausfallzeiten, häufig Qualifizierungs- und Trainingszeiten aller Art sowie sonstiger Mitarbeiterausfall, sodass die auf den ersten Blick vielleicht überraschend hoch angenommene Abwesenheitsquote nicht überzogen erscheint.

Unter diesen Annahmen werden pro 24/7 zu besetzenden Arbeitsplatz [3 x 7 Schichten pro Woche x 8 Stunden Arbeitszeit pro Schicht : (37,5 Wochenstunden x 75 % Verfügbarkeit) =] 6 FTE (Full Time Equivalents) benötigt – völlig unabhängig vom letztlich gewählten Schichtsystem (!); bei z.  B. 7 rund um die Uhr zu besetzenden Arbeitsplätzen also 42 FTE, etc.

Steht der erforderliche Stellenbestand nicht zur Verfügung, können selbst bei optimaler Einsatzplanung – von der im Übrigen heute weit überwiegend nicht die Rede sein kann – die Betriebsschichten nicht in Sollstärke besetzt werden und/oder müssen die Mitarbeiter*innen über ihre Vertragsarbeitszeit hinaus vergütete und/oder, weil unter diesen Umständen fortlaufender Freizeitausgleich ja nicht möglich ist, erst langfristig mittels Langzeitkonten durch Freizeit ausgeglichene Mehrarbeit leisten, was beides die Beanspruchung der Mitarbeiter*innen erhöht und von vielen auch nicht gewünscht wird.

Lesen Sie den kompletten Beitrag aus der HR Performance 3/2024.