Digitale Reisekosten-Abrechnung : Nicht nur der Weg ist das Ziel – auch die einfache Abrechnung danach
Laut einer SAP-Concur-Studie empfinden 69 Prozent der deutschen Arbeitnehmer verspätete Rückerstattungen nach Geschäftsreisen als finanzielle Belastung. Digitale Lösungen schaffen hier Abhilfe: Automatisierte Prozesse sorgen für fehlerfreie und schnelle Abrechnungen und sparen Zeit, Kosten und Nerven.
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Sie wünschen sich zufriedene Mitarbeitende und ein HR-Team, das sich auf strategisch relevante Aufgaben konzentrieren kann? Dann automatisieren Sie Ihre HR-Abläufe. Ein idealer und unkomplizierter Einstieg ist die Digitalisierung der Reisekostenabrechnung.
Geschäftsreisende möchten ihre Auslagen zügig erstattet bekommen. Manuelle Prozesse führen jedoch oft zu Verzögerungen – eine frustrierende Erfahrung für alle Beteiligten. Laut einer SAP-Concur-Studie empfinden 69 Prozent der deutschen Arbeitnehmer verspätete Rückerstattungen als finanzielle Belastung. Digitale Lösungen schaffen hier Abhilfe: Automatisierte Prozesse sorgen für fehlerfreie und schnelle Abrechnungen und sparen Zeit, Kosten und Nerven.
Bis zu 19 Stunden pro Woche sparen
Wie groß die Zeitersparnis durch Automatisierung ist, zeigt eine Umfrage der Sage GmbH: HR-Teams verbringen bis zu 19 Stunden pro Woche mit administrativen Aufgaben wie der Reisekostenabrechnung – fast die Hälfte ihrer Arbeitszeit. Kein Wunder, dass 79 Prozent der Befragten verstärkt auf Automatisierung setzen wollen.
Mit der Sage HR Suite bieten Sie Ihrem Team eine maßgeschneiderte Lösung, die speziell auf den Mittelstand abgestimmt ist. Dank ihres modularen Aufbaus lässt sie sich perfekt an die Anforderungen Ihrer Firma oder Organisation anpassen. Dies ermöglicht ortsunabhängiges Arbeiten – ideal für alle, die Flexibilität schätzen.
Reisekostenabrechnung – mobil und schnell
Das Modul „Reisekosten“ der Sage HR Suite ermöglicht eine einfache und schnelle Erfassung der Reisedaten. Über das mobile Mitarbeiterportal können Geschäftsreisende ihre Reisekosten und Spesen unkompliziert via Smartphone oder Laptop einreichen. Sie laden ihre Belege direkt digital hoch, und die Software prüft automatisch die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben. Dabei berücksichtigt sie sowohl gesetzliche als auch firmenspezifische Vorgaben wie Pauschalen und Sachbezüge.
Auch die Fahrzeugnutzung ist digital erfasst: Ein elektronisches Fahrtenbuch unterscheidet zwischen Dienst- und Privatfahrten und erleichtert die Kostenaufstellung.
Die relevanten Daten fließen automatisch in die Lohnabrechnung und Finanzbuchhaltung ein. Die Erstattung kann über die Entgeltabrechnung oder eine alternative Bankverbindung erfolgen. Die Integration weiterer Module wie Zeit- und Abwesenheitsmanagement oder digitale Personalakten bietet zusätzliche Synergieeffekte und vereinfacht Ihre HR-Prozesse.
Auch die Fahrzeugnutzung ist digital erfasst: Ein elektronisches Fahrtenbuch unterscheidet zwischen Dienst- und Privatfahrten und erleichtert die Kostenaufstellung. Die relevanten Daten fließen automatisch in die Lohnabrechnung und Finanzbuchhaltung ein. Die Erstattung kann über die Entgeltabrechnung oder eine alternative Bankverbindung erfolgen. Die Integration weiterer Module wie Zeit- und Abwesenheitsmanagement oder digitale Personalakten bietet zusätzliche Synergieeffekte und vereinfacht Ihre HR-Prozesse.
Das Modul „Reisekosten“ automatisiert ehemals manuelle Abläufe und sorgt für schnelle, fehlerfreie Abrechnungen. Das steigert die Zufriedenheit der Mitarbeitenden. Die HR-Verantwortlichen behalten stets den Überblick über alle Reisen und deren Kosten. Ausführliche Analysen zu Kostenstellen und Kostenträgern sowie grafisch aufbereitete Darstellungen ermöglichen eine präzise Budgetplanung und transparente Kostenanalyse.
Win-win-Situation für Mitarbeitende und HR
Die Automatisierung entlastet Ihre Personalabteilung und schafft Raum für strategisch wichtige Aufgaben wie Recruiting, Onboarding und Talententwicklung.
Auch Ihre Mitarbeitenden profitieren – und das in zweierlei Hinsicht: Zum einen erhalten sie ihre Spesen schneller erstattet. Zum anderen hat die HR-Abteilung mehr Zeit, sich um für sie relevante Themen wie Karriereplanung und Weiterbildung zu kümmern.
Die Automatisierung von Prozessen wie der Reisekostenabrechnung spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern steigert auch die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden. Gleichzeitig trägt sie zur Effizienzsteigerung in Ihrer HR-Abteilung bei. Gehen Sie den ersten Schritt und machen Sie den Unterschied – für Ihr Unternehmen, Ihre HR-Abteilung und Ihre Teams.
Die Vorteile der digitalen Reisekostenabrechnung
Zeitersparnis durch Automatisierung
Mitarbeitende reichen ihre Reisekosten eigenständig und digital ein, was den Prozess deutlich vereinfacht. Auch das Genehmigungsverfahren läuft schnell und effizient ab.
Maximale Mobilität und Flexibilität
Durch die Cloudnutzung können die Reisenden ihre Daten und Belege jederzeit und an jedem Ort per Smartphone oder Laptop eingeben.
Transparenz und Übersichtlichkeit
Alle Abrechnungen und Belege werden zentral gespeichert. HR-Verantwortliche behalten die Ausgaben im Blick und können Budgets präziser planen.
Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
Die Sage HR Suite aktualisiert sich kontinuierlich und gewährleistet die Einhaltung des aktuellen Reisekostenrechts sowie der internen Richtlinien.
Nahtlose Integration in die Lohnabrechnung
Reisekostenabrechnungen fließen automatisch in die Lohnbuchhaltung ein, und alle relevanten Daten werden direkt übernommen. Das spart Zeit und minimiert Fehler.
Erfahren Sie mehr unter sage.com.
Unser Team steht Ihnen sehr gern zur Verfügung:
Telefon 0341/48 44 0-3010.
Sage GmbH
Franklinstraße 61–63
60486 Frankfurt am Main
Dieser Beitrag erschien im Whitepaper „Travelmanagement 2.0: Wie digitale Lösungen und KI die Reisekostenabrechnung optimieren“.
