„Die Einführung der E-Rechnungspflicht wird auch Personalabteilungen betreffen!“ : Interview mit Bertrand Muth über die Pflicht zur E-Rechnung ab 2025

HRP: Ab 2025 tritt die Pflicht zur E-Rechnung in Kraft. Welche Rechnungen betrifft das und welche Pflichten müssen Unternehmen hier erfüllen?

Bertrand Muth:Ab dem Jahr 2025 wird die grundlegende Pflicht zur E-Rechnung in Deutschland schrittweise eingeführt. Ab dem 1. Januar 2025 sind dadurch alle Unternehmen verpflichtet, elektronische Rechnungen ab einem Betrag von 250 € empfangen zu können. Zwei Jahre später, ab dem 1. Januar 2027, müssen Unternehmen mit einem Jahresumsatz von über 800.000 € elektronische Rechnungen ausstellen können. Ab dem 1. Januar 2028 tritt dann die Verpflichtung zur Ausstellung elektronischer Rechnungen für sämtliche Unternehmen in Kraft. Dabei müssen alle Unternehmen sicherstellen, dass die Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format wie XRechnung oder Factur-X erstellt, übermittelt und verarbeitet werden können. Die elektronische Archivierung muss revisionssicher erfolgen und der Rechnungseingang wird durch einen elektronischen Genehmigungsprozess ergänzt. Dies fördert papierlose Abläufe und gestaltet Rechnungsprozesse noch effizienter.

Auswirkungen für die Personalabteilungen

HRP: Welche Auswirkungen ergeben sich daraus insbesondere für die Personalabteilungen?

Muth: Die Einführung der E-Rechnungspflicht wird auch Personalabteilungen betreffen, insbesondere in den Bereichen Prozessautomatisierung und Compliance. Dabei ist es wichtig, dass Personalabteilungen eng mit den Finanzabteilungen zusammenarbeiten, um sicherzustellen, dass die Prozesse für den Empfang, die Genehmigung und die Archivierung von elektronischen Rechnungen reibungslos funktionieren. Außerdem müssen externe Dokumente wie z.B. Reisekostenabrechnungen oder Rechnungen freier Mitarbeiter ebenfalls in digitale Workflows wie ERP-Systeme integriert werden. Ganz wichtig sind zudem Schulungen der Mitarbeiter. So kann man sicherstellen, dass sie die neuen Tools und Compliance-Anforderungen verstehen und anwenden können.

Neues an der E-Rechnung

HRP: Was ist neu an der E-Rechnung? Muss der Rechnungsempfänger dieser zustimmen oder kann er auf das Ausstellen einer sonstigen Rechnung bestehen?

Muth: Die Einführung der elektronischen Rechnung bringt zahlreiche Vorteile, aber auch Veränderungen für Unternehmen mit sich. Der gesamte Prozess von der Ausstellung bis hin zur Archivierung der Rechnungen wird durch die Digitalisierung effizienter gestaltet. Es werden nicht nur Bearbeitungszeiten verkürzt, sondern auch menschliche Fehler durch automatisierte Verarbeitung minimiert. Teams werden damit von zeitaufwendigen manuellen Aufgaben entlastet und können sich noch besser strategischen Tätigkeiten mit höherem Mehrwert widmen. Automatisierte Prozesse erhöhen dabei auch die Präzision in der Datenverarbeitung. Zudem können insbesondere im Bereich der Buchhaltung durch den digitalen Prozess erhebliche Einsparungen erzielt werden.

Was die Zustimmung betrifft, ist es ganz klar, dass der Rechnungsempfänger die elektronische Rechnung akzeptieren muss. Er kann keine andere Rechnungsform verlangen, da die E-Rechnung gesetzlich verpflichtend ist. Für im Inland steuerbare Umsätze sind der Empfang und die Verarbeitung einer E-Rechnung im B2B-Geschäftsverkehr ab 1. Januar 2025 im Unternehmen zu ermöglichen – ohne vorherige Zustimmung des Empfängers und unabhängig von bisherigen internen Prozessen. Eine andere Form der Rechnung kann nicht eingefordert werden, da dies dem Ziel der neuen Regelung – der Digitalisierung und Standardisierung von Rechnungsprozessen – widersprechen würde.

Technische Voraussetzungen

HRP: Welche technischen Voraussetzungen müssen zur Umsetzung gegeben sein?

Muth: Für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung sind verschiedene technische Voraussetzungen zu erfüllen. Unternehmen müssen standardisierte Formate wie ZUGFeRD und XRechnung verwenden. ZUGFeRD kombiniert PDF und XML, wodurch dieses Datenformat für den elektronischen Rechnungsdatenaustausch sowohl visuell lesbar als auch digital verarbeitbar ist. Der Standard XRechnung hingegen ist speziell für eine automatisierte Verarbeitung ausgelegt und besteht entweder aus einer Kombination von PDF und XML oder ausschließlich aus XML, ohne visuelle Darstellung. Zudem müssen Unternehmen über die nötige digitale Infrastruktur verfügen, die Softwarelösungen umfasst, welche die Erstellung, den Versand und die Verarbeitung dieser Formate unterstützen. Elektronische Rechnungen müssen darüber hinaus revisionssicher und gesetzeskonform archiviert werden. Zudem müssen Unternehmen bestehende Systeme wie ERP-Lösungen anpassen oder erweitern, um die effiziente Verwaltung elektronischer Rechnungen sicherzustellen.

Bestmögliche Vorbereitungen 

HRP: Bis zum Jahresende ist nicht mehr viel Zeit. Wie bereiten Unternehmen ihre Mitarbeitenden nun bestmöglich darauf vor?

Muth: Um sich optimal auf die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung vorzubereiten, sollten Unternehmen bereits jetzt wichtige Maßnahmen ergreifen. Zunächst ist die Einrichtung eines digitalen Systems für den Empfang elektronischer Rechnungen erforderlich. Das bedeutet, dass die digitale Infrastruktur, wie ERP-Systeme oder spezielle Rechnungsportale, entsprechend angepasst werden muss, um den Empfang sowie die effiziente Verarbeitung elektronischer Rechnungen sicherzustellen. Parallel dazu sollten Führungskräfte frühzeitig informiert werden, dass die Genehmigung von Rechnungen künftig über ein elektronisches Portal erfolgen wird. Dieser Schritt ermöglicht einen papierlosen und effizienteren Genehmigungsprozess innerhalb der verschiedenen Abteilungen. Darüber hinaus sind Schulungen und Informationsveranstaltungen essentiell, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter die neuen Verfahren und Technologien verstehen und anwenden können. Eine klare und frühzeitige Kommunikation ist hierbei entscheidend, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

HRP: Vielen Dank für das interessante Interview.