„Dieses Meeting kostet 840 Euro pro Stunde.“ : Warum deutsche Unternehmen Milliarden verlieren – und KI das Problem erst verschärft, bevor sie es löst
Meetings gelten als unverzichtbar – zur Abstimmung, Koordination, Priorisierung. Doch sie sind längst zu einem der größten Produktivitätskiller deutscher Unternehmen geworden.
Kaum ein anderer Kostenblock wächst so unbemerkt und so stetig wie die Meetingzeit. Während Politik und Wirtschaft über Energiepreise, Bürokratie und lahmende Digitalisierung diskutieren, übersehen viele Firmen einen viel banaleren, aber enorm teuren systemischen Fehler: die eigene Meetingkultur.
Der durchschnittliche Angestellte verbringt rund 400 Stunden pro Jahr in Besprechungen – mehr als zwei volle Arbeitsmonate. Bei Arbeitskosten von durchschnittlich 43,40 Euro pro Stunde entspricht das 17.360 Euro pro Mitarbeitendem. Problematisch wird es dort, wo es besonders wehtut: Etwa 30 Prozent dieser Zeit gelten als unproduktiv. Das heißt: 5.208 Euro pro Jahr und Person werden faktisch verschwendet.
Für ein Unternehmen mit 100 White-Collar-Beschäftigten entspricht das über einer halben Million Euro pro Jahr – wohlgemerkt: ohne jeglichen Wertschöpfungsbeitrag. Hochgerechnet auf Millionen Büroangestellte in Industrie, Gewerbe, Dienstleistung und Verwaltung entsteht ein volkswirtschaftlicher Schaden, der problemlos in den Milliardenbereich reicht.
Die große Ironie: Digitalisierung sollte diese Ineffizienz eigentlich reduzieren. Tatsächlich hat sie das Gegenteil ausgelöst. Und die Künstliche Intelligenz – oft als Effizienzheilsbringer verkauft – wird diesen Trend zunächst eher verstärken als auflösen.
Unklare Rollen führen zu endlosen Abstimmungsschleifen
Viele Organisationen befinden sich in einer hybriden Zwischenwelt: nicht mehr streng hierarchisch, aber auch nicht vollständig agil. Die IT ist agil organisiert, das Unternehmen ist noch hierarchisch gegliedert.
In dieser Grauzone verwischen Verantwortlichkeiten. Wer entscheidet? Wer priorisiert? Wer definiert das Ziel? Wer lädt ein?
Die Antwort ist oft diffus – und genau diese Diffusion erzeugt endlose synchronisierende Meetings, die mehr der Absicherung dienen als dem Fortschritt.
Das Ergebnis: Entscheidungen stagnieren, Diskussionen drehen sich im Kreis, Projekte verlängern sich und die Anzahl der erforderlichen Abstimmungsrunden steigt.
Warum KI das Problem nicht löst – sondern zunächst verschärft
Viele Unternehmen hoffen, Künstliche Intelligenz könne die Meetingflut eindämmen. Die Realität ist komplexer.
Was günstiger wird, wird häufiger genutzt
KI übernimmt heute schon vieles, was Meetings früher aufwendig machte: Protokolle, Aufgabenlisten, Zusammenfassungen, sogar Live-Übersetzungen. Damit sinkt der organisatorische Aufwand – und genau das erzeugt einen ökonomischen Paradox-Effekt.
Wenn die Kosten eines Verhaltens sinken, steigt seine Häufigkeit. Diesen Mechanismus kennt man bereits aus der Digitalisierung: Digitale Meetings wurden häufiger, weil sie schneller anzusetzen waren. KI verstärkt diesen Trend weiter.
Was früher Zeit und Vorbereitung erforderte, erledigt sich heute fast von selbst: Protokoll? Automatisch. To-do-Liste? Automatisch. Zusammenfassung? Automatisch. Vorbereitung? Minutenarbeit. Sprachbarrieren? Übernimmt der KI-Dolmetscher.
Der natürliche Filter – Aufwand – fällt weg. Die Konsequenz ist deshalb nicht weniger Meeting, sondern mehr.
KI verändert das soziale Klima – und nicht immer positiv
Zwei Befunde aus der aktuellen Forschung sind besonders relevant:
Überwachungseffekte (Jin et al., 2024): Wenn KI Gespräche analysiert, transkribiert oder bewertet, sinkt die psychologische Sicherheit. Menschen sagen weniger, riskieren weniger, denken vorsichtiger. Das ist Gift für Innovation oder schnelle und effiziente Entscheidungsfindung – gerade in Zeiten, in denen Unternehmen dringend neue Ideen brauchen.
Eingriffseffekte (Houtti et al., 2025): KI-Agenten können Meetings strukturieren oder moderieren. Doch autonome Eingriffe werden als störend empfunden.
Fühlt sich ein Team gestört, kann sich schnell eine negative Dynamik entwickelt, die das Meeting in die Länge zieht und eine Entscheidung verhindert.
Was Unternehmen jetzt tun müssen: Eine Meetingarchitektur für das KI-Zeitalter
Die Lösung liegt nicht in mehr Technik, sondern in besserer Struktur und einer konsequent angewendeten Meeting-Kultur. KI kann unterstützen – aber sie braucht eine Organisation, die weiß, wofür Meetings überhaupt da sind.
Ein Satz Purpose pro Meeting
Schon ein einziger klarer Satz in der Einladung wie „Das Ziel des Meetings ist… reduziert Verwirrung, Dauer und Teilnehmerzahl. Purpose schafft Motivation. Dafür muss man ihn nicht unbedingt teilen. Es reicht schon, wenn man ihn kennt. Und: Derjenige, der einlädt, muss sich erstmals bewusst entscheiden, was er damit bezwecken will, ob dieses Meeting überhaupt notwendig ist und wenn ja in welcher Runde und wie lange. KI kann hier unterstützen: klare Ziele vorschlagen, Formulierungen prüfen, Alternativen anbieten.
Rollen konsequent vergeben – oder KI vergibt sie
Moderation, Time Keeper, Action Keeper, Beobachter: Diese vier Rollen erhöhen Fokus und Disziplin – unabhängig von Gruppengröße oder Hierarchie. Schon heute beherrschen KI-Tools Funktionen, die früher nur Menschen übernehmen konnten: Sie übersetzen Gespräche in Echtzeit, erstellen Protokolle, erkennen To-dos und analysieren Redeanteile. KI-Agenten können sogar als Timekeeper oder als aufmerksamer Beobachter agieren.
Doch eines bleibt unverändert: Konsequenz und Disziplin liegen weiterhin bei den Menschen. Wenn Rollen gar nicht erst vergeben werden oder Hinweise der KI ignoriert werden, verpufft jeder technologische Fortschritt. Selbst das beste Tool kann eine schwache Meetingkultur nicht retten. Tipp: Wenn sie so einen Agenten noch nicht haben: Laden sie mal ihre Agenda und Ziel des Meetings sowie das Meetingprotokoll, das die KI erstellt hat in Chat GPT hoch und fragen sie nach Feedback.
Standard-Agenden und rotierende Verantwortung
Regelmeetings brauchen Stabilität. Eine klare Agenda zwingt zur Fokussierung – und verhindert thematische Ausschweifungen. KI kann bei der Erstellung der Standardagenda helfen und während des Meetings prüfen, ob die Agenda eingehalten wurde, und automatisch Empfehlungen für das nächste Meeting erstellen.
Radikale Zeitverkürzung
Meetings von 25 oder 50 Minuten schaffen Puffer. Sie verhindern, dass Termine „ausbluten“. Viele Unternehmen implementieren automatische Endzeiten – es wirkt. Bei E.ON Energie Deutschland enden Regelmeetings fünf bis zehn Minuten vor der vollen Stunde. Das klingt trivial, erhöht aber Disziplin und schafft Luft zum Atmen.
Meeting-Clustering: Ein oder zwei Tage reichen
Wenn Abstimmungen auf ausgewählte Tage immer wieder gebündelt werden, entstehen volle Tage für produktive Arbeit. Wichtig: Das Team muss sich gemeinsam auf dieselben Tage einigen und diese Tage gelten dann fortan für alle. Sonst blockiert jede Einheit einen anderen Tag – und nichts ist gewonnen.
Meetingfreie Halbtage oder ganze Tage
Fokuszeiten reduzieren Stress, erhöhen Geschwindigkeit und entlasten Teams.Bei E.ON ist der Mittwochnachmittag meetingfrei – abgesichert durch einen Blocker der Geschäftsführung. Hier finden keine Regelmeetings statt. Will man sich doch mit einem Kollegen zusammen setzen, fragt man explizit, ob dass für ihn der Fokuszeit in Ordnung geht.
Ein Kostenrechner vor jedem Termin
Ein kurzes Pop-up reicht: „Dieses Meeting kostet 840 Euro pro Stunde.“ Kostenbewusstsein verändert Verhalten oft stärker als Richtlinien. KI kann solche Hinweise automatisieren – und sogar Alternativen vorschlagen.
Die wichtigste Frage überhaupt
Brauchen wir wirklich ein Meeting? Oder reicht: eine E-Mail, ein Dokument, ein kurzer Chat, ein fünfminütiger Call? Die Forschung zu Online-Meetings ist eindeutig: Ein großer Teil der Termine könnte ersetzt werden – besonders in hybriden Teams.
Fazit: Meetings sind der größte blinde Fleck deutscher Unternehmen
Während Firmen in KI investieren, Büros umbauen, Arbeitszeitmodelle modernisieren und Führungskräfte schulen, bleibt ein zentraler Faktor unberührt: die Qualität der Besprechungen. Meetings sind nicht „nur“ ein Organisationstool. Sie sind ein Spiegel der Kultur – und damit des Erfolgs. Solange Strukturen unscharf sind, Rollen unklar bleiben und Abstimmungen reflexhaft stattfinden, wird KI das Meetingproblem eher verstärken als lösen.
Die gute Nachricht: Wer die Meetingarchitektur modernisiert, klare Strukturen setzt und KI gezielt einbettet, kann Millionen sparen – und gleichzeitig Kreativität, Innovationskraft und Geschwindigkeit steigern.
Die Frage ist nicht, ob Meetings bleiben. Sondern: Wie wenige wir brauchen – und wie gut sie sein müssen.
Julia Becker, Führungskraft bei E.ON
Dr. Elvira Radaca lehrt Positive Psychologie an der Universität Wuppertal.
