So wird die neue HR-Software zum echten Erfolgsfaktor
Unser Autor, Prof. Dr. Wilhelm Mülder, erläutert in seinem neuesten Beitrag den Lifecycle von HR-Software. Dabei beleuchtete er alle Phasen des Lebenszyklus – vom Projektstart über die Analyse, die Anforderung, die Auswahl bis hin zur Einführung der neuen HR-Software. Mit fundierten Analysen und praxisnahen Empfehlungen zeigt der Autor auf, wie sich neue HR-Systeme erfolgreich implementieren lassen.
Den Lifecycle von HR-Software managen
Genau wie bei einem Auto erreicht auch die im Unternehmen eingesetzte HR-Software nach Ablauf von mehreren Jahren ihr „Lebensende“ und muss durch ein neues System abgelöst werden. Der Lebenszyklus einer HR-Software beginnt mit der Initiierung eines neuen Projekts. Nach der Einführung und Inbetriebnahme der neuen Software, gleichzeitig mit dem Projektende, beginnt die reguläre Nutzung, immer wieder unterbrochen durch die Installation verbesserter, fehlerbereinigter Software-Versionen, wir sprechen hier auch von Software-Wartung. Irgendwann aber endet diese aktive Nutzungsphase.
Beim Auto sind Reparaturen aufgrund fehlender Ersatzteile nicht mehr möglich oder viel zu kostspielig; das Fahrzeug ist nicht mehr verkehrstüchtig und muss durch ein neues ersetzt werden. Ähnliches passiert auch mit der Software: Mit der Suche nach einer neuen Lösung beginnt ein neuer Lebenszyklus.
Projekt starten
Die Entscheidung für eine neue Software wird in der Regel der HR-Bereich nicht allein treffen. In den meisten Fällen empfiehlt sich die Bildung einer Projektgruppe und die Einhaltung eines genauen Projektfahrplans. Die Projektgruppe besteht aus einem Projektleiter sowie IT- und HR-Experten. Zusätzlich und temporär erweist sich die Unterstützung durch Datenschutzbeauftragte und Rechtsabteilung (bei der Vertragsgestaltung) als hilfreich. Ferner hat der Betriebsrat ein Mitbestimmungsrecht und ist somit von vornherein mit an Bord, möglicherweise schon als regelmäßiges Mitglied des Projektteams. Größere Projekte lassen sich in mehrere Teilprojekte untergliedern.
Das Projektteam arbeitet jedoch nicht auf der grünen Wiese, sondern ist in die Unternehmensorganisation eingebettet. Eine wichtige Rolle spielt der Auftraggeber, der die Notwendigkeit für eine neue HR-Software erkannt hat, mit der aktuellen Situation unzufrieden ist und maßgeblich an den Projektergebnissen interessiert ist. Oftmals wird der Impuls vom HR-Leiter ausgehen.
Der Projektauftraggeber formuliert die Ziele und den Projektumfang, stellt das erforderliche Budget bereit, ernennt den Projektleiter, legt die Projektorganisation und die Kompetenzen des Projektleiters fest.
Ferner kontrolliert er regelmäßig die Arbeit der Projektgruppe. In vielen HR-Softwareprojekten wirken externe Experten mit. Diese übernehmen z. B. Programmierung oder Softwareanpassungen.
Sie arbeiten im Auftrag des Projektleiters und stellen Teillösungen zur Verfügung. Zur Kontrolle der Projektteilergebnisse richtet man bei größeren Vorhaben einen Lenkungskreis ein. Dieser entscheidet über den Projektfortschritt und die Meilensteine und ist für die Abnahme der Projektergebnisse zuständig.
„Make or Buy“
In dieser frühen Phase müssen auch die Ziele und Umfang des Projekts festgelegt sowie ein Zeitplan. Es werden auch grundlegende Weichenstellungen diskutiert, die den weiteren Verlauf des Projekts entscheidend beeinflussen können. Die Grundsatzentscheidung „Make or Buy“, also ob die HR-Software selber entwickelt oder ob eine Standardsoftware ausgewählt wird, spielt mittlerweile keine große Rolle mehr. In den allermeisten Fällen wird die Variante „Buy“ die kostengünstigere und schnellere Lösung darstellen.
Eine wichtige Frage ergibt sich, ob zukünftig mit einem oder mehreren Software-Anbietern zusammengearbeitet werden soll. Bei integrierten HR-Lösungen stammen alle Komponenten von einem Hersteller. Es werden sämtliche HR-Prozesse abgedeckt, oftmals existieren eine einheitliche Datenbank und ein einheitliche Benutzeroberfläche.
Als Alternative gibt es die „Best-of-Breed“-Variante. Hierbei stammen die verschiedenen HR-Software-Module von mehreren Herstellern. Beispielsweise werden für Payroll, Zeitwirtschaft, Recruiting, Learning und Talentmanagement jeweils spezialisierte Lösungen angeschafft, die ihre Daten über (zu entwickelnde) Schnittstellen austauschen, weil sie alle über eigene Datenbanken verfügen.
Cloud-Computing
Eine weitere Grundsatzentscheidung ist, ob das HR-System als Cloud-Lösung oder als On-Premises“ genutzt werden soll. Bei Cloud-Computing erfolgt die Bereitstellung und Nutzung von Anwendungsprogrammen und Ressourcen (z. B. Speicherkapazitäten) über das Internet. HR nutzt die Cloud vor allem als „Software as a Service“ (SaaS).
Lesen Sie den vollständigen Beitrag aus der HR Performance 4/2025.
