Community-App statt Intranet – Die innovative Lösung zur Kommunikation mit Mitarbeitenden

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Herausforderungen der internen Kommunikation

Wer kennt ihn nicht – den Stress, bei allen Büroinformationen up to date zu bleiben. Zwischen der Google Suite, dem Intranet, Microsoft Teams und anderen Anwendungen geht einiges verloren. Es ist schwierig, sich daran zu erinnern, wo man welche Information bekommen hat, welches Meeting verschoben wurde oder dass eine Deadline doch schon nächste Woche und nicht erst nächsten Monat ist.

Das wird gerade dann zum Problem, wenn nicht alle Mitarbeitenden im Büro arbeiten, sondern auch in Fabriken, Warenhäusern oder Läden. Gerade Schichtmitarbeitende können schlecht zu erreichen sein und bei plötzlicher Krankheit droht der Laden leer zu stehen.

Das führt dazu, dass viele Mitarbeitende nur unter Stress miteinander kommunizieren. Sie lernen sich kaum auf eine gemeinschaftsbildende Art kennen. Manche Firmen nutzen interne Newsletter, in denen es auch persönlichere Updates gibt. Die wenigsten nehmen sich aber die Zeit, diesen Newsletter zu lesen – auch weil die Informationen zu dem Zeitpunkt, an dem die Mitarbeitenden ihn erhalten, schon wieder veraltet sind.

Eine innovative Lösung für bessere Zusammenarbeit

Socie hat es geschafft, all diese Dinge in einer App zu vereinen. Das ist nicht nur organisatorisch und sozial praktisch, sondern vor allem sicher. Alle Daten werden DSGVO-konform gespeichert. Mitarbeitende können eigene Datenschutzeinstellungen treffen und werden regelmäßig daran erinnert, ihre Einstellungen zu überprüfen. Zusätzlich können bestehende Personaldaten durch verschiedene Verknüpfungen sicher importiert werden.

Stärkung der Produktivität

Um ein Intranet ersetzen zu können, müssen Module zur Verfügung stehen, die Produktivität gewährleisten. Socie macht es einfach, Dokumente wie Schichtpläne oder Formulare zu teilen und zu organisieren.

Die App verfügt auch über eine Mitarbeitendenliste, in der Kontaktinformationen aller Mitarbeitenden gefunden werden können. Auch eigene Felder, wie Abteilung oder Jobtitel,  können zum Mitarbeitendenprofil hinzugefügt werden.

Eine ausgefeilte Kalenderfunktion erlaubt es, Veranstaltungen wie Meetings oder Firmenevents zu planen. Hier können Dokumente und externe Links angehängt und sogar die Anwesenheit abgefragt werden. So wissen alle Teilnehmenden, wie sie sich vorbereiten können, wer teilnimmt, und wer im Büro oder zu Hause arbeitet.

Des Weiteren ist es möglich, Push-Benachrichtigungen zu versenden. So können alle, oder auch nur Mitglieder bestimmter Gruppen, über wichtige Informationen auf dem Laufenden gehalten werden. Ist jemand kurzfristig krank geworden und muss dringend ersetzt werden? Kein Problem! Mit Hilfe einer Push-Benachrichtigung kann im Handumdrehen Ersatz gefunden werden.

Verbindung schaffen

Der große Vorteil einer App ist auch, dass eine wirkliche Gemeinschaft erschaffen werden kann. Socie hat auch dazu die passenden Module. Es können interaktive Gruppen, zum Beispiel pro Abteilung, erstellt werden. So können sich Mitglieder austauschen, eigene Veranstaltungen erstellen, Fotos teilen und vieles mehr.

Natürlich können Neuigkeiten mit der gesamten Firma, auch im Namen einer Gruppe oder Abteilung, geteilt werden. Andere Mitglieder können diese Beiträge kommentieren und mit Emojis auf sie reagieren.

Außerdem gibt es ein Geburtstagsmodul, das alle Mitglieder benachrichtigt, wenn jemand Geburtstag hat. So wissen alle, wann es etwas zu feiern gibt. Was gibt es Schöneres?

Fallbeispiel: Cérélia

Cérélia ist der größte Pfannkuchenproduzent der EU und hat allein in den Niederlanden 450 Mitarbeitende. Seit 2021 machen die Standorte in den Niederlanden und Belgien Gebrauch von Socie. Sie haben ihr Intranet vollständig durch die App ersetzt und sind sehr zufrieden. In einem Interview hat Cérélia erzählt, dass es für die Entscheidung ausschlaggebend war, dass Mitarbeitende nun zu jeder Zeit Zugriff auf alle wichtigen Informationen haben.

Mitarbeitenden-Bindung

Dadurch, dass die App immer verfügbar und einfach zu bedienen ist, gibt sie den Anreiz, häufig gebraucht zu werden. Funktionen, wie das Geburtstagsmodul, die Möglichkeit, Fotos von Firmenfeiern zu teilen oder Umfragen zu machen, bringen Mitarbeitende zusammen und geben ihnen ein Gefühl der Zugehörigkeit. Dementsprechend fühlen sie sich wohler und bleiben länger in der Firma. Firmenkultur ist einer der wichtigsten Faktoren, um Mitarbeitende an ein Unternehmen zu binden. Diese wird durch eine interaktive App wie Socie gestärkt. Das wird gerade dann der Fall sein, wenn es Mitarbeitende in Fabriken oder Filialen gibt, die sich sonst schnell vom Rest der Firma abgeschnitten fühlen. Auch neue Mitarbeitende fühlen sich durch solch eine Plattform direkt willkommen.

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass, obwohl Intranet und Firmennewsletter einst eine moderne Möglichkeit dargestellt haben, um Mitarbeitende zu informieren, diese Systeme inzwischen veraltet sind. Apps, so wie Socie, vereinen alle Systeme in einem – sie dienen nicht nur der Organisation, sondern auch der Gemeinschaftsbildung und der Mitarbeitenden-Bindung. Und das, ohne an Datenschutz zu sparen. Socie ist die innovative Lösung, um eine Firma organisiert zu halten und gleichzeitig eine echte Gemeinschaft zu bilden.

Bei Fragen und Interesse, setzen Sie sich gerne mit uns in Verbindung.