Vom Pflichtthema zum Vorsorgeangebot: So stellt HR die bAV rechtssicher auf

Das Thema “betriebliche Altersvorsorge (bAV)” rückt aktuell auf mehreren Ebenen nach vorn. Zum einen verschärfen das Zweite Betriebsrentenstärkungsgesetz (BRSG II) und die EU-Entgelttransparenzrichtlinie die Anforderungen an Unternehmen, die Prozesse rund um die bAV korrekt und lückenlos abzubilden. Zum anderen kam von der Rentenkommission die klare Empfehlung, die bAV stärker in die Breite zu bringen. Sowohl der Gesetzgeber als auch die Politik haben damit den Druck auf HR erhöht, sicherzustellen, dass Prozesse, Zuständigkeiten und Dokumentation rund um die bAV tragfähig sind.

Auf diesem Weg ist offenbar noch einiges zu tun: In vielen Unternehmen ist die bAV über Jahre gewachsen und hat sich zu einem unübersichtlichen Nebeneinander von Dokumenten und Informationen, verteilten Zuständigkeiten sowie uneinheitlichen Abläufen entwickelt. Zwischen HR, Payroll, Finance und externen Partnern gibt es zahlreiche Schnittstellen, was einen hohen Abstimmungsbedarf generiert. Folgerichtig sehen laut dem WTW “Future of Pensions” Update (2024) 75 Prozent der befragten Unternehmen die administrative Handhabbarkeit als größte Herausforderung der bAV.

Die bestehenden Strukturen sind jedoch nicht nur arbeitsaufwändig, sondern erhöhen auch die Fehleranfälligkeit der Prozesse. Daraus können juristische Risiken und Haftungsfälle entstehen — zwei Beispiele: Ab 1. Januar 2027 steigt die Geringverdienerförderung deutlich; Arbeitgeber können bis zu 1.200 € pro Jahr in die bAV von Geringverdiener/innen einzahlen und bekommen 30 % davon direkt vom Staat über die Lohnsteuer zurück. Die Förderung muss jedoch pro Lohnzahlungszeitraum sauber dokumentiert und korrekt im Payroll-Prozess abgebildet werden. Ein Fehler in der Payroll — und die Förderung wird nicht ausgezahlt. Da die Beitragsbemessungsgrenze ab 2027 mit der Einkommensgrenze wächst, muss HR die Förderung zudem künftig jedes Jahr neu prüfen und dokumentieren.

Eine weitere “Baustelle” sind die Versorgungsordnungen in den Unternehmen, über die sämtliche Bestimmungen des BRSG II wie Teilrente, Fortführungsrecht und Opting-Out-Optionen laufen. Diese müssten eigentlich regelmäßig auf den Prüfstand gestellt und aktualisiert werden. Laut dem WTW „Future of Pensions“ Update 2024 haben jedoch 47 Prozent der befragten Unternehmen seit mehr als zehn Jahren keinen neuen Pensionsplan mehr eingeführt. Sie arbeiten also mit Versorgungsordnungen, die drei bis fünf Gesetzesreformen zurück sind. Damit riskieren Unternehmen Klagen, Nachzahlungen, Imageschäden und eventuell sogar die persönliche Haftung der Geschäftsführung.

Gesetzgeber und Politik haben im Thema bAV demnach einen hohen Handlungsdruck generiert. HR steht nun vor der Aufgabe, aus einem historisch gewachsenen Bestand einen rechtssicheren Prozess zu machen und sollte sich dabei an folgendem roten Handlungsfaden orientieren:

1. Ist-Zustand vollständig analysieren

In einem ersten Schritt gilt es, Transparenz dazu herzustellen, welche bAV-Strukturen in der Organisation bereits vorhanden sind. Dazu müssen Unternehmen erfassen, welche Durchführungswege genutzt werden, welche Rahmenverträge bestehen und ob tarifliche oder betriebliche Regelungen zu beachten sind. Auch die aktuelle Handhabung des Arbeitgeberzuschusses gehört in diesen ersten Überblick. Erst wenn ein vollständiges Bild vorliegt, lassen sich Risiken einschätzen und Prozesse neu ordnen.

2. Verantwortlichkeiten klar festlegen

Probleme bei der Umsetzung einer rechtssicheren bAV entstehen meist an den Schnittstellen zwischen HR, Payroll, Finance und externen Versorgungsträgern. Deshalb sollte festgelegt sein, wer welche Aufgabe verantwortet: von der Einrichtung neuer Fälle über Änderungen im Bestand bis zur Kommunikation mit Mitarbeitenden. Wo diese Schnittstellen nicht sauber geregelt sind, entstehen Reibungsverluste — und mit ihnen Fehler, die später nur mühsam zu korrigieren sind.

3. Grundsatzfragen zur bAV verbindlich klären

Rechtssicherheit setzt voraus, dass das Unternehmen für die eigene bAV eine klare Struktur definiert hat: Welche Zusageform wird genutzt — beitragsorientiert oder mit einer definierten Mindestleistung? Wie soll die Finanzierung ausgestaltet sein — als Entgeltumwandlung mit Arbeitgeberzuschuss oder rein arbeitgeberfinanziert? Auch der Leistungsumfang sollte eindeutig festgelegt sein: Steht ausschließlich eine Rentenleistung im Fokus oder sollten weitere Absicherungen, beispielsweise gegen Berufsunfähigkeit, mit einbezogen werden? Zu diesen Themen müssen Unternehmen eine einheitliche Regelung definieren, um zu verhindern, dass ähnliche Fälle unterschiedlich behandelt werden und Fehlerquellen entstehen.

4. Sonderfälle einheitlich regeln

Ein hoher Aufwand entsteht oft dort, wo der Standardprozess nicht greift: bei mitgebrachten Altverträgen, beitragsfreien Zeiten, Elternzeit, Sabbaticals oder internen Wechseln. Hier sollte HR typische Fälle vorab definieren und für sie klare Bearbeitungswege festlegen, anstatt auf Basis von ad-hoc-Entscheidungen zu agieren. Das entlastet im Tagesgeschäft und sorgt dafür, dass Entscheidungen konsistent bleiben.

5. Payroll-Prozesse prüfen und Anpassung sicherstellen

Besonders sensibel ist die Verbindung von bAV und Entgeltabrechnung. Entgeltumwandlung und Arbeitgeberzuschuss müssen korrekt im System hinterlegt sein, gleichzeitig sind steuer- und sozialversicherungsrechtliche Grenzen zu beachten. Fehler in diesem Bereich wirken oft über längere Zeit fort. Deswegen ist es wichtig, sicherzustellen, dass festgelegte Regelungen zur bAV im Abrechnungssystem vollständig und korrekt abgebildet sind und dass Änderungen zuverlässig übernommen werden.

6. Aufsetzen einer zentralen und nachvollziehbaren Dokumentation

Ein belastbarer bAV-Prozess braucht eine lückenlose Dokumentation. Vereinbarungen zur Entgeltumwandlung, Versicherungsunterlagen und die Kommunikation mit Beschäftigten sollten vollständig hinterlegt und im Bedarfsfall schnell auffindbar sein, um Haftungsrisiken auszuschließen.

7. Mitarbeitende verständlich begleiten

Wenn die bAV rechtssicher organisiert sein und ihre Wirkung im Alltag tatsächlich entfalten soll, müssen Unternehmen ihre Mitarbeitenden frühzeitig einbinden und verständlich beraten. Hier besteht viel Nachholbedarf: Laut der BlackRock-Studie “People and Money” (2025) verstehen 71 Prozent der Mitarbeitenden ihre eigene bAV nicht. Beschäftigte müssen jedoch nachvollziehen können, was ihnen angeboten wird und welche Folgen ihre Entscheidungen für ihre eigene Altersversorgung haben. Unternehmen sollten Informationen deshalb so aufbereiten, dass Mitarbeitende sie ohne große Vorkenntnisse erfassen können. Ebenso wichtig ist, dass sie einen Ansprechpartner für Rückfragen haben. Eine gute Kommunikation mit den Mitarbeitenden entlastet nicht nur HR, sondern senkt auch das Risiko späterer Konflikte oder gar Rechtsstreitigkeiten.

8. Die bAV als laufenden Prozess steuern

Betriebliche Altersvorsorge ist keine einmalige Einrichtung. Gesetzesänderungen, Gehaltsanpassungen sowie Anbieter- oder Vertragsänderungen müssen regelmäßig geprüft und eingearbeitet werden. Für HR bedeutet das: feste Prüfintervalle, klare Routinen und ein Verfahren festlegen, mit dem Änderungen verlässlich in Administration, Payroll und Kommunikation ankommen.

Aus Verwaltung wird Arbeitgeberleistung

Die politische und regulatorische Entwicklung macht aus der bAV ein Thema, das Unternehmen nicht länger nebenbei verwalten können. Wer seine betriebliche Altersvorsorge rechtssicher aufsetzt, schafft damit jedoch nicht nur verlässliche Prozesse und geringere Haftungsrisiken. Unternehmen schaffen damit zugleich die Grundlage für ein Angebot, das Beschäftigte nachvollziehen, annehmen und im Alltag als Teil ihrer Vorsorge wahrnehmen und schätzen. So wird aus der bAV mehr als eine Pflichtleistung: Sie kann zu einem Instrument werden, mit dem sich Unternehmen als verantwortungsvolle Arbeitgeber positionieren und im Wettbewerb um Fachkräfte Vertrauen aufbauen.