HR-Daten: Vom Zahlenbestand zur Entscheidungsgrundlage

Viele Unternehmen schöpfen das Potenzial ihrer HR-Daten noch nicht voll aus: Die Informationen liegen in verschiedenen Systemen und Tabellen, sodass Zusammenhänge nur schwer erkennbar sind. Erst eine zuverlässige und integrierte Datenbasis schafft die Grundlage für fundierte Personalentscheidungen.

Daten exportieren, in Excel zusammenführen, prüfen: In vielen HR-Abteilungen bedeutet Reporting vor allem, die erforderlichen Informationen zunächst mühsam zusammenzutragen. Der Grund dafür ist die heterogene Systemlandschaft: Mitarbeiterdaten, Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Lohnabrechnung oder Reisekosten entstehen an unterschiedlichen Stellen im Unternehmen und werden entsprechend in verschiedenen Systemen oder Tabellen geführt. Weil Kennzahlen häufig erst durch das Zusammenspiel verschiedener Informationen aussagekräftig werden, müssen diese Daten konsolidiert werden.

Erst das Gesamtbild legt Zusammenhänge offen. Eine einzelne Kennzahl kann zwar eine Veränderung sichtbar machen, erklärt aber noch nicht deren Ursache. Erst im Zusammenspiel mit Informationen aus unterschiedlichen Quellen entsteht ein belastbarer Zusammenhang. Dafür müssen die Daten nicht nur verfügbar, sondern auch miteinander verknüpft und bis zu ihrem Ursprung nachvollziehbar sein.

Steigen beispielsweise die Personalkosten einer Kostenstelle, wirft das zunächst Fragen auf. Erst wenn sich die Zahl mit Arbeitszeiten, Überstunden, Projektinformationen oder Abwesenheiten verknüpfen lässt, wird sichtbar, was dahintersteckt. So kann ein Anstieg etwa darauf zurückzuführen sein, dass mehrere kurzfristige Neueinstellungen notwendig waren, weil Mitarbeitende krankheitsbedingt ausgefallen oder in Elternzeit gegangen sind. Auch bei Reisekosten wird eine Veränderung erst nachvollziehbar, wenn sie sich bis zur verantwortlichen Abteilung und zum zugehörigen Projekt zurückverfolgen lässt.

Aufwendige und fehleranfällige Praxis

In der Praxis müssen solche Zusammenhänge jedoch häufig erst manuell hergestellt werden. Das ist nicht nur aufwendig, sondern auch sehr fehleranfällig. Gerade bei gewachsenen Excel-Strukturen wird außerdem schnell unübersichtlich, welche Daten bereits geprüft wurden und auf welchem Stand sie sind. Das erschwert die verlässliche Bewertung der Ergebnisse. Zudem müssen Abweichungen zwischen verschiedenen Quellen immer wieder neu nachvollzogen werden.

Neben der reinen Zusammenführung der Daten gibt es oft noch weitere Herausforderungen. So ist beispielsweise häufig niemand eindeutig für die Qualität eines bestimmten Datenbereichs verantwortlich. Fehlt eine solche Zuständigkeit, bleibt unklar, wer Daten pflegt, Fehler korrigiert oder bei widersprüchlichen Informationen für Klärung sorgt. Außerdem werden Kennzahlen in verschiedenen Unternehmensbereichen nicht immer einheitlich definiert und interpretiert. So kann beispielsweise eine Kennzahl, die HR für die Personalauswertung verwendet, in einem anderen Unternehmensbereich auf einer anderen Berechnungsgrundlage oder Bezugsgröße betrachtet werden. Ohne gemeinsame Standards lassen sich Kennzahlen nicht sinnvoll miteinander vergleichen.

Grundlage für datengetriebene Personalarbeit

Um aus den vorhandenen Informationen belastbare Entscheidungsgrundlagen zu machen, benötigen HR-Abteilungen eine integrierte und verlässliche Datenbasis. Geeignete Plattformen ermöglichen es ihnen, Informationen aus verschiedenen Systemen automatisiert zusammenzuführen, miteinander zu verknüpfen, Zusammenhänge sichtbar zu machen und Kennzahlen konsistent auszuwerten. Bei Auffälligkeiten lassen sich Entwicklungen bis zu den zugrunde liegenden Daten zurückverfolgen und ihre Ursachen genauer nachvollziehen.

Damit schaffen HR-Abteilungen die technische Grundlage für eine datengetriebene Personalarbeit. Diese ist jedoch nicht allein eine technische Frage. Unternehmen sollten zunächst definieren, welche Kennzahlen sie tatsächlich benötigen und welche Ziele sie damit verfolgen. Eine solche Betrachtung hilft auch dabei, die wachsende Datenmenge zu strukturieren, statt immer mehr Kennzahlen und Informationen zu sammeln. Nicht jede verfügbare Information muss automatisch Bestandteil eines regelmäßigen Reportings werden. Entscheidend ist vielmehr, ob eine Kennzahl tatsächlich hilft, eine Entwicklung zu verstehen oder eine konkrete Entscheidung zu unterstützen. Erst dann wird sie zu einer belastbaren Entscheidungsgrundlage.

Zudem braucht es eine gemeinsame Datensprache. Kennzahlen müssen über verschiedene Unternehmensbereiche und Systeme hinweg einheitlich definiert und interpretiert werden. Nur dann lassen sich Zahlen sinnvoll miteinander vergleichen und diskutieren. Ebenso wichtig ist ihre regelmäßige Verfügbarkeit. Eine Krankheitsquote allein sagt wenig aus. Erst der Vergleich mit vorherigen Perioden zeigt, ob sich eine Entwicklung verbessert oder verschlechtert hat und macht Trends überhaupt erst erkennbar. Organisatorisch sind außerdem klare Verantwortlichkeiten nötig. Teilen sich mehrere Personen die Zuständigkeit, entsteht dazwischen schnell ein Niemandsland, in dem Fragen zur Datenqualität unbeantwortet bleiben. Jemand muss also zwangsläufig den sprichwörtlichen Hut aufhaben.

Frühzeitig auf Entwicklungen reagieren

Eine verlässliche Datenbasis schafft zugleich die Grundlage für prädiktive HR. Sie ermöglicht es, Entwicklungen und Trends frühzeitig zu erkennen und rechtzeitig darauf zu reagieren.

Die reine Urlaubsplanung beispielsweise zeigt lediglich, wer wann abwesend ist. Werden diese Informationen jedoch mit der Projektzugehörigkeit und dem Krankenstand im jeweiligen Team verbunden, lässt sich besser einschätzen, ob die verfügbaren Kapazitäten für ein bestimmtes Projekt ausreichen. Wenn nötig, haben die Verantwortlichen die Möglichkeit, rechtzeitig gegenzusteuern, etwa durch Umplanungen bei Arbeitszeiten oder Kapazitäten. So entsteht aus einzelnen Informationen eine Entscheidungsgrundlage, die über die reine Beschreibung des Ist-Zustands hinausgeht.

Transformation nicht auf die lange Bank schieben

Neben datenbasierter und prädiktiver Personalarbeit gibt es für Unternehmen noch einen weiteren guten Grund dafür, ihre Datenbasis zu ordnen: die zunehmenden gesetzlichen Reporting- und Nachweispflichten. Neben den ESG-Berichtspflichten spielen dabei etwa regelmäßige Prüfungen durch Sozialversicherungsträger eine Rolle. Das kommende Entgelttransparenzgesetz mit digital abzulegenden Gehaltsdaten ab 2027 erhöht die Anforderungen an die Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Informationen ebenfalls. Wer seine Daten zentral und strukturiert vorhält, kann solche Anforderungen deutlich einfacher erfüllen.

Die Transformation zu einer verlässlichen und integrierten Datenbasis sollten Unternehmen nicht auf die lange Bank schieben. Je länger sie zögern, desto mehr gewachsene Strukturen kommen hinzu. Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Auswertungen und Reporting. Was heute noch mit einigen zusätzlichen Excel-Listen lösbar erscheint, kann dadurch langfristig zu einem immer größeren manuellen Aufwand werden.

Im Arbeitsalltag fehlt allerdings oft die Zeit dafür, bestehende Strukturen zu verändern. Wer ständig damit beschäftigt ist, Daten zusammenzusuchen, kommt kaum dazu, die Ursache des Problems anzugehen. Unternehmen sollten sich deshalb bewusst Zeit und Budget nehmen, um den ersten Schritt zu machen. Denn eines ist ziemlich sicher: Die Datenmenge wird weiter wachsen.

Keine unproduktiven Meetings mehr

Der Erfolg der Transformation lässt sich am Ende an einem einfachen Punkt festmachen: In Meetings wird nicht mehr darüber diskutiert, ob eine Zahl überhaupt stimmt, sondern darüber, was sich aus ihr ableiten lässt. Die Verantwortlichen können dadurch schneller, fundierter und nachhaltiger entscheiden. So werden aus gesammelten Daten tatsächlich nutzbare Erkenntnisse für die Personalarbeit.