Tabuthema KI : Warum die Produktivitätsgewinne von KI nicht bei allen Mitarbeitenden ankommen

Noch nie standen Beschäftigten so viele zeitsparende Tools zur Verfügung, und gleichzeitig haben sich bei der Arbeit noch nie so viele Menschen so belastet gefühlt. Dieses Paradoxon lässt sich weltweit beobachten: Der aktuelle AI at Work Report von monday.com zeigt, dass 94 Prozent der Führungskräfte KI bei der Arbeit nutzen. Gleichzeitig wechseln drei Viertel (76 Prozent) ständig zwischen verschiedenen Tools hin und her, und nur zwei Prozent verlassen sich für ihre Arbeit auf ein einziges Tool.

Auch in Deutschland hinkt HR der allgemeinen Entwicklung bei der KI-Nutzung hinterher. Die aktuelle Kienbaum-Studie zeigt, dass sich mehr als acht von zehn deutschen Unternehmen (83 Prozent) in einer mittleren oder hohen Transformationsintensität im Kontext generativer KI befinden. Gleichzeitig ordnen sich 63 Prozent der HR-Funktionen selbst noch der „Entdecker“-Phase zu und befinden sich damit weiterhin überwiegend im Stadium des Ausprobierens und der ersten Anwendungsfälle. Nimmt man beide Studien zusammen, ergibt sich ein ähnliches Bild: KI ist überall präsent und gleichzeitig oft noch nicht tief in den Arbeitsalltag integriert.

Effizienz ist nicht gleich Entlastung

Die KI-Diskussion ist in vielen Unternehmen vor allem eine Diskussion über Produktivität. Das hat aus meiner Sicht Grenzen. KI kann zusammenfassen, analysieren und repetitive Aufgaben übernehmen. Sie beantwortet jedoch nicht die Frage, ob die Arbeit dadurch tatsächlich einfacher geworden ist.

Die Beschleunigung einzelner Aufgaben macht einen Prozess nicht automatisch besser. „Arbeit“ besteht aus Entscheidungen, Abhängigkeiten, Übergaben und Abstimmungen zwischen Teams. Wenn Mitarbeitende weiterhin in vier verschiedenen Systemen nach denselben Informationen suchen, auf Freigaben warten müssen, deren Status sie nicht nachvollziehen können, oder herauszufinden versuchen, wer für eine Entscheidung verantwortlich ist, kann KI zwar einzelne Prozessschritte beschleunigen, ohne jedoch die eigentlichen Reibungsverluste zu beseitigen, die ihnen Zeit kosten.

Hinzu kommt eine emotionale Komponente. In unserer Studie „AI at Work“ trat unterhalb der KI-Debatte ein weniger offensichtliches Gefühl zutage: Schuldgefühle. Führungskräfte in Großunternehmen sorgen sich doppelt so häufig wie ihre Kolleginnen und Kollegen in mittelständischen Unternehmen davor, für die Nutzung von KI verurteilt oder diskreditiert zu werden. Ältere Führungskräfte empfinden dies deutlich stärker als jüngere. Dieses Tabuthema KI-Nutzung beschreibt das Gefühl, dass der Einsatz eines KI-Tools den Anwender selbst austauschbar erscheinen lässt. Dadurch neigen Menschen dazu, ihre tatsächliche Arbeitsweise zu verbergen. Wird KI-Nutzung zur heimlichen Praxis, verlieren Unternehmen den Einblick, an welchen Stellen die eigentlichen Reibungsverluste im Arbeitsalltag bestehen.

Nicht jede eingesparte Stunde sollte zu mehr Arbeit führen

Wenn Effizienzgewinne real sind, Entlastung aber nicht automatisch entsteht, stellt sich die Frage: Was passiert mit der Zeit, die KI schafft? In vielen Organisationen wird diese Zeit sofort wieder aufgefüllt. Ein weiteres Projekt, ein weiteres Meeting, ein höheres Ziel. Mitarbeitende werden produktiver, fühlen sich aber nicht zwangsläufig stärker unterstützt. Die Arbeit wird schneller, aber nicht unbedingt besser.

Unternehmen, die dies erkennen, stellen deshalb eine andere Frage: Wofür sollen unsere Mitarbeitenden künftig mehr Zeit haben? Vielleicht für strategisches Denken, bessere Zusammenarbeit im Team, für konzentrierteres Arbeiten oder gezielte Weiterbildung. Die Antwort darauf muss bewusst getroffen werden, andernfalls schlagen sich Effizienzgewinne ausschließlich in Kennzahlen nieder, während die Erwartungen an Beschäftigte weiter steigen, Vertrauen verloren geht und Mitarbeitende sich nach der Veränderung schlechter fühlen als zuvor.

Vertrauen entsteht durch Offenheit

Bei monday.com betrachten wir den Einsatz von KI als offenes Gesprächsthema. Mein Team spricht regelmäßig darüber, wie verschiedene Tools genutzt werden, welche Erfolge erzielt wurden und vor allem, welche Herausforderungen es gab und welche Ansätze nicht funktioniert haben. Solche KI-Gespräche zu normalisieren gibt Kolleg:innen die Freiheit, zu experimentieren und gemeinsam Kompetenzen aufzubauen.

Genauso wichtig ist es, dass Führungskräfte offen über eigene Fehler sprechen. Wenn Führungskräfte transparent handeln, wird KI nicht länger als sensibles Thema wahrgenommen, das mit Leistung oder Bewertung verbunden ist. Gleichzeitig entsteht Raum, um klare Leitplanken zu setzen. Welche Aufgaben kann KI sinnvoll unterstützen? Müssen bestimmte Prozesse grundlegend neu gestaltet werden, um von KI zu profitieren? Welche Entscheidungen bleiben dauerhaft beim Menschen? Und an welchen Stellen sind Prüfung, Bewertung und Freigabe unverzichtbar? Fehlt diese Klarheit, bleiben Mitarbeitende auf Vermutungen angewiesen.

Führung wird wichtiger, nicht weniger wichtig

Es liegt nahe anzunehmen, dass mit zunehmender Automatisierung die Bedeutung von Führung sinkt. Meine Erfahrung zeigt das Gegenteil. Je schneller Arbeit wird, desto wichtiger werden klare Prioritäten und realistische Erwartungen. Mitarbeitende müssen wissen, welche Ergebnisse wirklich zählen, worauf sie ihren Fokus richten sollen und welche Themen das Unternehmen bewusst nicht verfolgt.

KI ist für mein Team längst Teil der täglichen Arbeit geworden und nicht etwas, das zusätzlich nebenbei gemanagt werden muss. Deshalb gelten für KI dieselben Maßstäbe wie für alle anderen Arbeitstools: Sie ist auf dieselben Ziele ausgerichtet, folgt denselben Prioritäten und bewegt sich innerhalb derselben Leitplanken. Wenn Teams lernen, mit KI zu arbeiten, hören sie auf, ihr lediglich passiv zu folgen. Stattdessen wird KI zu etwas, mit dem sie aktiv zusammenarbeiten.

Dazu kommt eine wichtige Kompetenzdimension. Laut der aktuellen Kienbaum-Studie verfügen derzeit durchschnittlich nur rund 30 Prozent der HR-Mitarbeitenden über fundierte KI- und Digitalkompetenzen. Bis 2030 erwarten die befragten Unternehmen einen Anstieg auf rund 80 Prozent. Dieser Wandel braucht Zeit, strukturierte Lernangebote und klar erkennbare Entwicklungspfade. Genau hier können HR und Learning & Development bereits heute ansetzen, anstatt das Thema im Unklaren zu lassen und damit ungewollt KI-Scham sowie Ängste vor Arbeitsplatzverlusten zu verstärken.

KI sinnvoll einzusetzen, bedeutet auch zu wissen, wann man innehalten, hinterfragen und menschliches Urteilsvermögen einsetzen muss. Das muss fester Bestandteil der Arbeitsweise sein: regelmäßige Überprüfungen, klare Regeln dafür, wo menschliche Kontrolle unverzichtbar ist, und eine Teamkultur, in der das Hinterfragen eines Tools selbstverständlich ist und nicht als unangenehm empfunden wird. Gelingt dieser kulturelle Wandel, beginnt auch die KI-Scham nachzulassen.

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