Vom Aktenberg zum Datenstrom: die Digitale Personalakte
Mit der Digitalen Personalakte können Unternehmen alle Mitarbeiterinformationen an einem zentralen Ort speichern und von überall darauf zugreifen. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis, da Personalverantwortliche nicht mehr auf physische Dokumente angewiesen sind und schnell auf benötigte Informationen zugreifen können. Die Vorteile sind vielfältig.
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In der modernen Arbeitswelt sind Effizienz und Datensicherheit von größter Bedeutung. Die Digitale Personalakte von rexx systems bietet hierfür eine optimale Lösung. Sie revolutioniert die Personalverwaltung und erleichtert sowohl Mitarbeitern als auch Personalverantwortlichen den beruflichen Alltag erheblich, um auf beiden Seiten mehr Zeit für wesentliche Aufgaben zu haben.
Vorteile der Digitalen Personalakte
Zentralisierte Datenverwaltung und verbesserte Datensicherheit
Mit der Digitalen Personalakte können Unternehmen alle Mitarbeiterinformationen an einem zentralen Ort speichern und von überall darauf zugreifen. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis, da Personalverantwortliche nicht mehr auf physische Dokumente angewiesen sind und schnell auf benötigte Informationen zugreifen können. Gleichzeitig sind die sensiblen Daten durch moderne Verschlüsselungstechnologien und regelmäßige Backups besser geschützt, was den Datenschutzbestimmungen gerecht wird.
Effizienzsteigerung durch Automatisierung
Routineaufgaben wie das Erstellen von Arbeitsverträgen oder das Nachverfolgen von Dokumentenfristen lassen sich automatisieren. Dies entlastet die HR-Abteilung, spart Zeit und minimiert Fehler. Durch die Automatisierung von Routineaufgaben können sich HR-Mitarbeiter auf strategische Tätigkeiten konzentrieren, was die Produktivität und die Qualität der Personalverwaltung steigert.
Nachhaltigkeit und Kosteneinsparung
Die Digitalisierung der Personalakten trägt zur Reduzierung des Papierverbrauchs bei, was nicht nur umweltfreundlich ist, sondern auch Kosten für Druck, Lagerung und Entsorgung von Papier einspart. Unternehmen können somit nachhaltiger und kosteneffizienter arbeiten.
Zusätzliche Vorteile für HR-Mitarbeiter
Benutzerfreundliche Oberfläche und erweiterte Suchfunktionen
Die intuitive Benutzeroberfläche der Digitalen Personalakte ermöglicht es HR-Mitarbeitern, sich schnell zurechtzufinden und effizient zu arbeiten. Leistungsstarke Such- und Filterfunktionen helfen, relevante Informationen und Dokumente in Sekundenschnelle zu finden. Dies erleichtert die Vorbereitung von Mitarbeitergesprächen und die Beantwortung von Anfragen erheblich.
Integration mit anderen Systemen und flexibles Zugriffsmanagement
Die Digitale Personalakte lässt sich nahtlos in bestehende Systeme integrieren, was den Datenfluss verbessert und Doppelerfassungen vermeidet. Zudem können HR-Mitarbeiter den Zugriff auf sensible Daten individuell steuern, was die Datensicherheit erhöht. Transparenz und Compliance werden durch die lückenlose Protokollierung aller Änderungen gewährleistet, was die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien erleichtert.
Mobiler Zugriff und gesteigerte Flexibilität
Mit der Möglichkeit, von überall auf die Personalakten zuzugreifen, können HR-Mitarbeiter auch außerhalb des Büros flexibel arbeiten. Dies ist besonders in Zeiten von Home-Office und mobilem Arbeiten ein großer Vorteil. Der mobile Zugriff ermöglicht es HR-Mitarbeitern, jederzeit und überall produktiv zu sein.
Praxisbeispiel: Hermes und Lager 3000
Ein beeindruckendes Beispiel für die erfolgreiche Implementierung der Digitalen Personalakte ist das Projekt von Hermes in Zusammenarbeit mit rexx systems und Lager 3000. Hermes stand vor der Herausforderung, 6.517 Personalakten mit einem Gewicht von 4,8 Tonnen zu digitalisieren. Lager 3000, ein Spezialist für Archivmanagement, übernahm die Digitalisierung dieser Akten.
Die umfassende Beratung und die Durchführung von Testläufen waren der Schlüssel zum Erfolg. Nach der Digitalisierung der Akten ins PDF/A-Format wurden insgesamt 465 GB an Daten in die HR-Software von rexx systems integriert. Um den Übergang zu erleichtern, wurden Hermes-Mitarbeiter in der Nutzung der neuen digitalen Systeme geschult, was einen reibungslosen Übergang und eine effiziente Nutzung der Digitalen Personalakte gewährleistete.
Fazit
Die Digitale Personalakte von rexx systems bietet umfassende Vorteile für Unternehmen jeder Größe. Sie verbessert die Effizienz und Sicherheit der Personalverwaltung und trägt zur Nachhaltigkeit bei. Das erfolgreiche Beispiel von Hermes zeigt, wie effektiv die Umstellung auf digitale Systeme mit den richtigen Partnern gelingen kann. Unternehmen, die in die Digitalisierung ihrer Personalakten investieren, sind besser auf die Anforderungen der modernen Arbeitswelt vorbereitet und können ihre Ressourcen effizienter nutzen.
