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Zeiterfassung ist eine Pain - wenn Ihre Firma es falsch macht

Zeiterfassung ist essentiell, gerade für Firmen, die projektbasiert für Kunden arbeiten. Wird Zeiterfassung falsch angegangen, entwickelt sie sich jedoch schnell zur Pain für Manager und Mitarbeiter. Letztere ziehen dann auch den geringsten Nutzen aus dem zusätzlichen Aufwand.

Egal ob Handwerker oder IT-Unternehmen, Architekt oder Werbeagentur: Zeiterfassung ist branchenübergreifend nötig. Aus den erfassten Zeiten leiten Manager die Rechnungen für ihre Dienstleistungen ab. Hier gibt es verschiedene Tools und Techniken, die mehr oder weniger effizient sind. Wichtig ist, ein Tool zu verwenden, das nicht nur dem Manager, sondern auch dem Mitarbeiter die Arbeit erleichtert.

No pain, no gain? Bitte nicht bei der Zeiterfassung!

Das genaue Time-Tracking sollte für Manager wie Auftraggeber nachvollziehbar sein. Dennoch ist hier die Digitalisierung bei vielen Unternehmen noch nicht angekommen. So gehören Excel-Tabellen noch zu den beliebtesten Tools für Zeiterfassung. Mitarbeiter zählen ihre Stunden akribisch in den Spalten und Zeilen des Dokuments, am Ende des Monats verrechnet der Manager dies wieder per Hand bei der Rechnungsstellung. Eine lästige Pflicht, die viel Zeit und Geld kostet und keinerlei Mehrwert bietet. Außer der erfassten Dauer und dem Rechnungsbetrag erschließen sich keine weiteren Kennzahlen aus dieser Art des Time-Trackings. Weder Manager noch Mitarbeiter können aus diesen Werten eine Aussage zu Leistungsbeitrag oder Auslastung treffen.

Doch auch digitale Zeiterfassung trifft nicht immer den Nagel auf den Kopf. Zwar vereinfacht diese für Manager die Abrechnung am Ende des Monats, doch auch hier ziehen die Mitarbeiter nicht immer daraus einen Nutzen. Gerade bei einer reinen Zeiterfassungssoftware fließen viele Daten in die Erfassung, die schlussendlich nicht ausgewertet werden. Der Mitarbeiter hat keine direkten Vorteile, fühlt sich so schnell kontrolliert, gar überwacht. Schließlich sehen Chef oder Manager genau, wann und wie viel die Mitarbeiter an welchem Projekt arbeiten. Das schürt Unzufriedenheit und mindert Vertrauen zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber.

Bewusstsein für Mehrwerte schaffen

Zeiterfassung bringt beim besten Willen allerdings gar nichts, wenn die eigene Vergesslichkeit einen Strich durch die Rechnung macht. Hierbei ist es egal, ob eine Firma Excelzeilen befüllt oder in einer Zeiterfassungssoftware auf “Start” drückt. Sobald die Zeiterfassung ungenau ist, verlieren auch die generierten Daten an Wert. Dafür braucht es in den Köpfen der Mitarbeiter das Bewusstsein, dass Zeiterfassung nicht nur ein nötiges Übel ist, sondern auch für sie einen Mehrwert hat.

Gerade deswegen ist es für Unternehmen essentiell, eine Lösung zu verwenden, die diesen Mehrwert schafft - egal, ob sie nun zehn, 100 oder 1.000 Mitarbeiter haben. Das perfekte Tool schafft Klarheit und Transparenz für alle in der Firma, nicht nur die Basis für die Rechnungsstellung. Idealerweise kann ein Manager anhand der ausgewerteten Daten erkennen, wie rentabel die Projekte und Kunden sind. Zudem kann er durch eine Automatisierung des Zeiterfassungsprozesses jederzeit eine klare Aussage zum aktuellen Status quo von Projektbudgets und Auslastung seines Teams einholen und so die Ressourcen entsprechend planen. Im Umkehrschluss sollte der Mitarbeiter jederzeit Angaben zu seinem Leistungsbeitrag bekommen. Diese Leistung zu quantifizieren, sorgt direkt für eine Wertschätzung des Mitarbeiters. Richtig angewendet ist Zeiterfassung keine Pain, sondern ein echter Gain für ein Unternehmen. Doch dafür braucht es eben das richtige Werkzeug.

Autor: Thomas Reppa, Gründer und Geschäftsführer von CoffeeCup

(Foto: © Anna McMaster)

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