Kundenservice Veranstaltungen: 02234-9894940
Kundenservice Bücher: 089-21837921
Aboservice Zeitschriften: 089-21837110

"Unternehmen wünschen sich Unterstützung bei der Umsetzung von HCM-Prozessen"

Interview mit Steven van Tuijl, General Manager von ADP, zum Thema Outsourcing

Steven van Tuijl, General Manager von ADP, spricht im Interview über Beweggründe, Kosten,  Entwicklung und Vermeidung von Outsourcing.  Zudem gibt er Einblicke darüber, wie die HR-Cloud, Blockchain und die EU-DSGVO das Outsourcing verändern und wie im Ausland damit umgegangen wird.

 

HRP: Was sind die häufigsten Beweggründe für die Auslagerung von HR-Dienstleistungen und welche Bereiche werden ausgelagert?

Steven van Tuijl: Für viele Unternehmen stehen Zeit- und Kostenersparnis im Vordergrund. Beim Outsourcing entfallen Investitionen in eigene Hard- und Software, da der Dienstleister in der Regel nur eine Servicepauschale inklusive Nebenkosten berechnet. Außerdem werden Pflege- und Wartungskosten des Systems überflüssig, da diese genauso wie Updates und Releasewechsel bereits in der Pauschale enthalten sind.

Ein weiterer Grund ist die Minimierung des unternehmerischen Risikos. Besonders im Bereich der Lohnabrechnung gibt es unzählige gesetzliche Richtlinien und Regularien, die sich in immer kürzeren Abständen ändern und zwingend einzuhalten sind. Andernfalls drohen empfindliche Strafzahlungen. Vor allem mit Blick auf die modernisierten und verschärften Richtlinien der EU-DSGVO muss ein spezialisierter HR-Dienstleister sicherstellen können, dass aktuelle und auch zukünftige Bestimmungen und Vorgaben exakt befolgt werden. ADP gelingt dies unter anderem durch die globalen Binding Corporate Rules (BCR). Die Genehmigung zu deren Einführung durch die 28 EU-Datenschutzbehörden bedeutet, dass ADP die höchsten Standards des globalen Datenschutzes umsetzt, sowohl als Verarbeiter von Kundendaten als auch als Datenverantwortlicher für die persönlichen Daten seiner Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner.

Am häufigsten werden administrative Routineaufgaben ausgelagert, allen voran die Lohnabrechnung. Besonders in kleinen und mittelständischen Unternehmen werden diese Aufgaben oft „nebenbei“ erledigt, da die Personalabteilungen nicht genügend Ressourcen haben. Dabei wird in Kauf genommen, dass sich fachfremde Mitarbeiter neben ihrer eigentlichen Hauptaufgabe um diese zeitintensiven Tätigkeiten kümmern. Ist der Mitarbeiter krank oder im Urlaub, kommt es im schlimmsten Fall zu einer verspäteten Gehaltsüberweisung. Relativ kleine Personalabteilungen können also durch Outsourcing operativ entlastet werden und es muss nicht in zusätzliches Knowhow investiert werden. Größere (mittelständische) Unternehmen nutzen Outsourcing, um vergleichbare Risiken in den Fachabteilungen zu minimieren, die Ressourcen des Unternehmens auf strategische Prioritäten zu fokussieren und die Kosten gleichzeitig zu senken. Outsourcing ermöglicht es außerdem, das Personalmanagement auch bei Konsolidierungen oder der Internationalisierung des Unternehmens über Ländergrenzen hinweg zu standardisieren.

Seit einigen Jahren beobachten wir auch, dass sich Unternehmen zunehmend beratende sowie technische Unterstützung bei der Umsetzung von HCM-Prozessen wie Recruiting, Performance Management oder Talent Management wünschen. Hier besteht insbesondere intelligenter Unterstützungsbedarf bei der systemseitigen Umsetzung der Prozesse im Bereich der Self-Service-Tools.

 

HRP: Wie viel Kontrolle ist bei der Auslagerung von diesen Dienstleistungen angemessen bzw. notwendig?

van Tuijl: Die Einflussnahme durch den Kunden ist davon abhängig, in welchem Umfang HR-Prozesse an den Dienstleister ausgelagert werden sollen und welches Servicelevel gewünscht wird. Zu Beginn der Zusammenarbeit werden die Prozesse zwischen dem Dienstleister und dem Kunden klar definiert, in einer Prozessbeschreibung festgehalten und anschließend implementiert. Kontrollmöglichkeiten sowie auch die Verantwortlichkeiten innerhalb der ausgelagerten Prozesse werden hier ebenfalls definiert. Feedback an den Dienstleister ist jederzeit möglich, um Produkt und Leistung stetig zu optimieren und an die Anforderungen anzupassen. Für Kunden, die vollständig entlastet werden wollen, bietet ADP zum Beispiel ein komplettes Business Process Outsourcing an. 

 

HRP: Inwieweit können und sollten interne Veränderungen, z.B. prozessoptimierende Software, die Auslagerung eingrenzen (bzw. unnötig machen)?

van Tuijl: Jedes Unternehmen, das einen wirtschaftlichen Erfolg erzielen möchte, sollte regelmäßig interne Prozesse und Software auf Effizienz und Effektivität überprüfen. In Zeiten von Digitalisierung und Automatisierung führen veraltete Systeme und überholte Prozesse nicht nur zu einer verringerten Produktivität, sondern können auch den wirtschaftlichen Rückschritt eines Unternehmens bedeuten. Wir erleben es in unserer Arbeit immer wieder, dass traditionelle Excel-Dateien in mühevoller Kleinarbeit gepflegt und Daten von einem System in das andere (manuell) übertragen werden. Doch Tätigkeiten wie die Entgeltabrechnung, Reisekostenmanagement oder die Mitarbeiterdatenverwaltung sind und bleiben zeitintensive Routineaufgaben, die die Personalverantwortlichen von der eigentlichen strategischen Leitung der HR-Abteilung abhalten. Daher wird die Auslagerung dieser Prozesse immer Vorteile mit sich bringen.  

 

HRP: Welche Entwicklungen und Trends gibt es im Bereich des HR-Outsourcing?

van Tuijl: Einen Trend, den wir im Bereich der Lohn- und Gehaltsabrechnung beobachten können, ist der Wunsch nach einer globalen Entgeltabrechnung aus einer Hand. Unsere Kunden wünschen sich immer häufiger einen zentralen Ansprechpartner, der den gesamten Service und das Handling für alle Unternehmensstandorte übernimmt.

Hier ist es wichtig, einen globalen Vertrag anzubieten, der einheitlich hohe Service- und Datenschutzstandards in jedem Land klar definiert und darüber hinaus die Transparenz der Mitarbeiterdaten gewährleistet. Dies bedeutet, dass Kunden zu jeder Zeit wissen, welche Daten erhoben werden, wo und wie sie gespeichert und verarbeitet werden. Denn wie bereits erwähnt, ist auch hier das Ziel klar definiert: Die Administration rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung weltweit konsequent zu minimieren und zu automatisieren, um Zeit für die wichtigen Dinge wie das Kerngeschäft und die strategische Leitung der HR-Abteilung zu gewinnen.

Auch die Digitalisierung des Arbeitsplatzes – Stichwort “Arbeit 4.0” – bringt zahlreiche Entwicklungen für die Prozesse im Personalmanagement mit sich. Employee Self-Services (ESS/MSS) zur eigenständigen Datenverwaltung durch den Mitarbeiter, wie Zeiterfassung oder Urlaubsplanung, sowie Manager-Self-Services werden dabei eine zentrale Rolle einnehmen. Hier ist der Dienstleister gefragt, standardisierte und automatisierte Systeme und Lösungen zur Verfügung zu stellen, die eine strukturierte, einfache und schnelle Erfassung von Daten genau dort erlauben, wo sie anfallen. Im Gegenzug erhält der Kunde sofortigen Zugriff auf die Informationen und Daten über intuitive Dashboards und Reports.

 

HRP: Wie verändert HR-Cloud das Outsourcing?

van Tuijl: Um sich als Dienstleister in unserem Bereich zu behaupten, ist es unverzichtbar, Cloud-basierte HR-Lösungen anzubieten. Die Nutzung eines Cloud-Services bietet viele Vorteile. Beginnen wir mit der Sicherheit der dort gespeicherten Daten. In unserem Fall liegen diese in ISO 27001 zertifizierten Hochsicherheits-Rechenzentren. Regelmäßige Audits, Stresstests und Prüfverfahren garantieren die höchste Sicherheit der Daten.

Durch die Nutzung der HR-Cloud können Kunden zudem Kosten einsparen, da keine Investitionen in eigene Hard- oder Software notwendig sind. Cloud-basierte Lösungen bieten außerdem Transparenz, denn die Kunden wissen zu jeder Zeit, was mit ihren Daten geschieht, wo und wie sie gespeichert und verwaltet werden, und wer wann mit welchen Rechten darauf zugreift. Apropos Zugriff: eine Cloud-Lösung erlaubt den Zugriff auf die Daten von überall und das unabhängig von dem genutzten Gerät. Das ist für Unternehmen, die weltweit expandieren, absolut entscheidend.

In meinen Augen liegt die Zukunft in der Cloud. Cloud-basierte Lösungen sind auf dem Vormarsch und für die Mehrheit der Unternehmen nicht mehr wegzudenken. Klassische On-Premise-Systeme werden den neuen digitalen und über viele (internationale) Standorte hinweg laufenden Arbeitsprozessen nicht mehr gerecht.

 

HRP: Welche Veränderungen gibt es aufgrund der neuen EU-DSGVO zu beachten?

van Tuijl: Vielen Unternehmen ist nicht bewusst, dass die EU-DSGVO nicht nur Auswirkungen auf die Daten von Kunden, sondern auch auf die der Mitarbeiter hat. Wissen Sie, wo die Daten Ihrer Mitarbeiter überall gespeichert werden? Wie schnell können Sie reagieren, wenn ein Mitarbeiter darum bittet, diese einzusehen? Aus Erfahrung wissen wir, dass die Dokumentation meist sogar über verschiedene Systeme hinweg erfolgt.

Mit der EU-DSGVO werden das europäische Datenschutzrecht vereinheitlicht und modernisiert und gleichzeitig die Sicherheitsanforderungen – insbesondere die Informations- und Löschpflicht –verschärft. Verstöße gegen die Richtlinien können massive finanzielle Konsequenzen nach sich ziehen. Der Druck auf Personalverantwortliche ist enorm. Mitarbeiter und Bewerber müssen nicht nur über Zweck und Rechtsgrundlage der Datenerhebung informiert werden, sondern auch darüber, wann die Daten gelöscht werden. Dies muss innerhalb eines festgesetzten Zeitraumes geschehen. Zudem kann jederzeit Einsicht in die gespeicherten Daten verlangt werden. Dies bringt uns wieder zu der Frage: Wissen Sie überhaupt, wo diese liegen?

Outsourcing ermöglicht es, personenbezogene Daten an einem zentralen Standort zu verwalten. Dabei werden die Zugriffsrechte, automatisierte Löschroutinen und sämtliche Datenschutzanforderungen gesetzeskonform organisiert. Die Zusammenarbeit mit einem Dienstleister kann essentiell sein, um die Rechenschaftspflicht auf ein Minimum zu reduzieren und von den Fachkenntnissen eines spezialisierten Dienstleisters zu profitieren.

 

HRP: Wie häufig ist die Auslagerung von HR-Dienstleistungen ins Ausland (Stichwort „Offshoring“)?

van Tuijl: Obwohl Offshoring für die breite Masse der Unternehmen noch nicht auf der Agenda steht, können wir beobachten, dass Wertschöpfungsketten auch in der Personalarbeit immer häufiger internationaler betrachtet und in Shared Service Centern oder Kompetenzzentren erbracht werden, wo sie effizient, effektiv und mit der höchstmöglichen Qualität geleistet werden können. Mit der Anwendbarkeit der EU-DSGVO wird dieser Trend unterstützt und die Datenverarbeitung auf Basis von festgelegten „Spielregeln“ im internationalen Raum nicht nur ermöglicht, sondern auch vereinfacht.

 

HRP: Welche Rolle wird Blockchain beim (HR-)Outsourcing spielen?

van Tuijl: Die Bedeutung von Blockchain ist in einem solch spezialisierten Bereich wie dem HR-Outsourcing derzeit noch nicht groß. Nichtsdestotrotz sind aus dieser Technologie einige Anwendungsthemen in der Personalarbeit denkbar. Heute ist es bereits möglich, Userprofile in verschiedenen Sozialen Medien über Blockchain-Anbieter gleichzeitig zu administrieren. Für die Personalarbeit bedeutet dies in Bezug auf Mitarbeiter- und Unternehmensstammdaten, dass verschiedene Systeme und Parteien, Daten und Informationen über diese Technologie austauschen und synchronisieren können. Denken Sie zum Beispiel an abrechnungsrelevante Daten, Arbeitsverträge, aber auch an Lebensläufe und Zeugnisse, die dann im Nachhinein nicht mehr verändert oder gefälscht werden können. Unter anderem überall dort, wo in der Personalarbeit jetzt noch auf Basis von Glauben und Vertrauen gearbeitet wird, kann man zukünftig Sicherheit verlangen.

HRP: Vielen Dank für das Gespräch.

 

Steven-van-Tuijl-ADP_HR-Performance Zum Interviewpartner

Seit Februar 2016 verantwortet Steven van Tuijl als General Manager die Leitung von ADP Deutschland und Polen, einem der führenden Anbieter für maßgeschneiderte, Cloud-basierten HR-Lösungen. Neben der vollen Ergebnisverantwortung des Unternehmens sowie der Definition und Umsetzung der Unternehmensstrategie, liegt sein Fokus auf dem Talentmanagement, der Kundenbindung sowie der Automatisierung und Optimierung der internen Geschäftsprozesse.

 

 

 (Foto: WrightStudio/Fotalia)

Passende Artikel
Zeitschrift HR Performance
149,00 €

Preis für Jahresabonnement Inland