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Workforce Management: Mit Sicherheit in die Cloud

Unternehmen fragen sich: Sollen hochsensible Personaldaten in die Cloud – ja oder nein? Laut der Lünendonk-Studie „Fit für die digitale Transformation“ ist ein schlagendes Argument pro Cloud, dass On-Premises-Systeme viele neue Technologien, zum Beispiel KI oder Big Data Analytics, gar nicht unterstützen. Fakt ist auch: Das Human Resources Management kommt heutzutage um die Cloud nicht mehr herum.

Im Workforce Management werden vor allem Mitarbeiterstammdaten, zeitwirtschaftliche Informationen wie An- und Abwesenheiten sowie Daten aus der Personaleinsatzplanung und dem Zutrittsmanagement gespeichert und archiviert.

Bei Workforce-Management-Software sollte an cloudbasierte HCM-Systeme anbindbar sein

Die gute Nachricht ist, dass inzwischen jede Unternehmenssoftware in einer anderen Public oder Private Cloud laufen kann. Das gilt auch für Workforce-Management-Lösungen, die Zeiterfassung, Arbeitszeitmanagement und Personaleinsatzplanung kombinieren. Der Begriff für diesen bunten Mix an verschiedenen Cloud-Lösungen und Anbietern ist die Multi-Cloud. Die Voraussetzung ist, dass die Integration dieser Systeme einfach und nach gängigen Standards möglich ist. Das ist ein äußerst komplexer Prozess, der viele Unternehmen abschreckt. Bei einer Workforce-Management-Software sollte auf jeden Fall die reibungslose Anbindung an cloudbasierte HCM-Systeme, wie SAP Success Factors Employee Central, oder bestehende ERP-, Lohn- und Zeitwirtschaftssysteme gesichert sein.

Compliance sollte im Mittelpunkt stehen – digitales Workforce Management unterstützt dabei

Eine Workforce-Management-Software muss aber nicht nur über Standardschnittstellen verfügen, sondern auch den immer strengeren Anforderungen an Compliance gerecht werden. Mit neuen Arbeitszeitgesetzen oder dem EuGH-Urteil zur systematischen Zeiterfassung stellt der Gesetzgeber den Schutz des Arbeitnehmers an erste Stelle.

Obwohl seriöse Cloud-Anbieter umfassende Maßnahmen für die Sicherheit von Daten und Kommunikation treffen, bleibt laut der mindsquare-Studie „Softwaretrends im Personalwesen“ die Autorisierung oft eine Schwachstelle. Umso mehr steht es im Verantwortungsbereich des Anbieters, den nicht autorisierten Zugriff zum Beispiel durch eine differenzierte Berechtigungssteuerung oder eine Zwei-Faktor-Authentifizierung zu verhindern.

Compliance lässt sich auch durch hochgradig individualisierbare Konfigurationen sowie parametrierbare Dialoge und Ansichten sicherstellen. Verschiedene Reporting-Formate, ein umfassendes Änderungsprotokoll sowie direkte Löschbefehle sichern außerdem die Betroffenenrechte, die in Artikel 13 bis 21 DS-GVO normiert sind. Digitales Workforce Management unterstützt Unternehmen dabei, gesetzliche Vorgaben, sei es in Bezug auf Arbeitszeit- und Arbeitsruhegesetze oder den Datenschutz, abzubilden.

Wichtig für HR: Software und Hosting sollte aus einer Hand kommen

Ein Fünftel der von Lünendonk befragten Unternehmen setzt bereits auf eine Cloud-First-Strategie, ein Viertel plant sie. Personalstammdaten und Informationen rund um die Arbeitszeit sind jedoch äußerst sensibel. Gerade im Personalbereich ist es deshalb von Vorteil, wenn Software und Hosting aus einer Hand kommen. Der gewählte Anbieter sollte in jedem Fall mit einem zertifizierten deutschen Rechenzentrum zusammenarbeiten. Erfüllt die Software alle Anforderungen an Sicherheit, Datenschutz, Skalierbarkeit und Hochverfügbarkeit, steht auch dem Fachbereich Human Resources der Weg in die Cloud offen.

Quelle: Markus Wieser, ATOSS, „Workforce: Mit Sicherheit in die Cloud“, HR Performance 1/2020.