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Fünf Dinge, die eine gute Zeitwirtschaft-Software ausmachen

Wer vor der Anschaffung einer Zeitwirtschaft-Software steht, ist häufig überfordert. Worauf sollte ich achten? Was macht einen guten Anbieter aus? Fünf Kriterien, die bei der Auswahl eine Rolle spielen sollten:

1. Das Gesamtpaket muss stimmen

Die ausgewählte Software sollte gewisse Must-haves bieten.

Diese sind:

  • ein modularer Aufbau: jederzeit erweiterbar und flexibel integrierbar,
  • Self-Services,
  • die Einhaltung gesetzlicher und tariflicher Arbeitszeitregelungen,
  • sowie ein Workflow-Management, das Führungskräfte und Mitarbeiter einbindet.

Vor allem eines muss stimmen: das Gesamtpaket des Softwareanbieters. Entscheidend bei der Auswahl ist: Wirkt der Anbieter kompetent und vertrauenswürdig? Überzeugen Aspekte wie Vertrieb, Projektmanagement und Beratung? Gibt es Schulung durch Spezialisten, die eine fachliche Weiterentwicklung ermöglichen?

2. Software verarbeitet Zuschläge fehlerfrei

Die Zeitwirtschaft ist elementar für effiziente Abläufe bei der Abrechnung und der Gehaltsauszahlung. Das passende System berechnet beispielsweise Zuschläge automatisiert und fehlerfrei. Ganz ohne manuelle Berechnung gehen die erfassten Zeiten im Idealfall an das Entgelt-Abrechnungssystem. Solch ein automatisierter Prozess mindert den Aufwand und eliminiert mögliche Fehlerquellen. Im Ergebnis hat die Personalabteilung einen deutlichen Zugewinn an Zeit, weil umständliche Berechnungen obsolet werden.

3. Programm für Zeitwirtschaft übergibt Abwesenheiten und Krankheitsfälle automatisch

Fehlerfrei, nachvollziehbar und effizient: Eine Software für Zeitwirtschaft sorgt für maximale Aktualität durch sofortige Bearbeitung von Ausfallzeiten und Abwesenheiten. Die Daten bei einem Krankheitsfall für Entgeltersatzleistungen sollten täglich automatisiert an die entsprechende Stelle gemeldet werden.

4. Software verknüpft Personalmanagement- und Zutrittslösung auf Wunsch  

Das System sollte zu einer kompletten Personalmanagement- und Zutrittslösung ausbaubar sein. Unternehmen profitieren davon, wenn Zeiterfassung und Zutrittskontrolle miteinander verknüpft sind. Eine moderne Zutrittskontrolle sollte unter anderem Folgendes bieten:

• Flexible Zutrittskontrolle durch einfache Zuweisung und Pflege von Zutrittsmodellen,

• Absicherung durch Online- und Offline-Komponenten je nach Sicherheitsbedarf,

• Sicheren Zutritt durch aktuelle RFID-Technologie oder Biometrie. Hier ist die Beratung von Spezialisten empfehlenswert, damit die jeweilige Lösung auch zu den Anforderungen eines Unternehmens passt.

Es empfiehlt sich eine integrierte Lösung aus Zeit, Zutritt, Entgelt und Personalmanagement. So entfällt eine doppelte Erfassung von Stammdaten und vorhandene Informationen werden effektiv genutzt. Zeichnet sich das Zutritts- und Zeiterfassungssystem durch Einfachheit aus, profitieren sämtliche Mitarbeiter, ob per Stempeluhr, Vertrauensarbeitszeit oder als Leiharbeiter.

5. Software-Anbieter für Zeitwirtschaft garantiert Betreuung nach Produkteinführung

Die Nachbetreuung sollte schon vor der Wahl des Anbieters geregelt und geprüft werden. Für aufkommende Fragen sollte jederzeit ein Fachmann beratend zur Verfügung stehen.

Weitere Kriterien, die abgedeckt sein sollten:

• Schulungen von Spezialisten auch zu Fachthemen,

• E-Learning-Plattformen,

• Einfache Zugänge zur Hotline,

• Spezialisten im Service, die das Anliegen gut verstehen.

 

Quelle: „Fünf Dinge, an denen Sie eine gute Zeitwirtschaft erkennen“, HR Performance 1/2020, bzw. www.veda.net/blog