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Steuerfalle Auslandsentsendung

Grenzüberschreitende Arbeitseinsätze sind in der globalisierten Welt Normalität. Neben Großunternehmen entsenden auch immer mehr Mittelständler Personal ins Ausland, etwa um neue Märkte zu erschließen. Die rechtlichen Rahmenbedingungen für Expatriates sind im Vergleich zu inländischen Arbeitnehmern ungleich komplexer. Neben sozial- und versicherungsrechtlichen Aspekten stellen sich insbesondere weitreichende steuerliche Fragen.

Zu den angenehmen Dingen einer Auslandstätigkeit zählt oft der Steuersatz im Einsatzland, der häufig niedriger als in Deutschland ist. Doch der deutsche Fiskus lässt Arbeitnehmer nicht so gerne aus seinen Fängen. Die individuellen Rahmenbedingungen von Expatriates nehmen die Finanzämter besonders genau unter die Lupe. Nicht selten sehen Finanzbeamte wider Erwarten eine Steuerpflicht in Deutschland. Neben den Steuerzahlungen im Ausland drohen zusätzlich hohe Nachzahlungen an den deutschen Fiskus.

Grundsätzlich müssen Expatriates dort Lohnsteuer abführen, wo sie ihren Wohnsitz haben. Die Crux: Auch bei Auslandsaufenthalten kann das hiesige Finanzamt davon ausgehen, dass der Wohnsitz nach wie vor in Deutschland liegt. Aus Sicht der Tätigkeitsstaaten wiederum müssen Arbeitnehmer Steuern und Abgaben stets dort leisten, wo sie ihr Einkommen erzielen. Maßgeblich sind in der Regel die sogenannten „Doppelbesteuerungsabkommen“ (DBA), die der Fiskus mit einem Großteil der wichtigen Industrienationen abgeschlossen hat. Demnach hat derjenige Staat das Besteuerungsrecht, in dem die berufliche Tätigkeit hauptsächlich erfolgt. Voraussetzung für eine Besteuerung ist vor allem, dass Expatriates innerhalb von zwölf Monaten mindestens 183 Tage im Ausland sind. Besonders knifflig: Manche Länder legen dabei die Anzahl der Anwesenheitstage im Ausland, andere

hingegen die Zahl der Arbeitstage zugrunde. Der Zeitraum erstreckt sich nicht zwingend auf ein Kalenderjahr. Firmen und Arbeitnehmer sollten bei der Einsatzplanung die steuerlichen Vorgaben genau beachten. Ist etwa in einem DBA-Land die Zahl der Arbeitstage maßgeblich, sind Sonn-, Feierund Urlaubstage für die Berechnung tabu. Erreicht ein Arbeitnehmer durch einen Rechenfehler das 183-Tage-Limit im Ausland nicht, wird er für das ganze Jahr in Deutschland steuerpflichtig. Ein weiterer Brennpunkt sind Zeiträume, in denen Arbeitnehmer in verschiedenen Staaten tätig sind. Dazu zählen etwa das Entsende- und Rückkehrjahr.

Meist sind ein Teil des Entgelts in Deutschland und der andere Teil im Ausland steuerpflichtig. Dazu muss der Arbeitgeber jedes Jahr den Lohn in einen steuerpflichtigen und einen steuerfreien Teil aufteilen. Wie genau die Aufteilung im Lohnsteuerabzugsverfahren zu erfolgen hat, regelt ein aktuelles Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF, Az. IV C 5 -S 2369/10/10002). Es sorgt für mehr Klarheit und gibt Unternehmen die Möglichkeit, Steuerfallen zu vermeiden. Bei Entsendungen in ein DBA-Land müssen Arbeitgeber zunächst ermitteln, welche Gehaltsbestandteile sich der Arbeitsleistung im In- oder Ausland zuordnen lassen. Dazu gehören etwa Reisekosten, Umzugsvergütungen oder Auslandszulagen.

Alle anderen Zahlungen, wie etwa laufende Vergütungen, Urlaubsgeld oder Prämien, sind auf die Zeiten im In- und Ausland aufzuteilen. Berechnungsgrundlage sind die geleisteten Arbeitstage, nicht die Aufenthaltstage. Das Problem: Im Vorhinein lässt sich naturgemäß nicht sagen, wie viele Arbeitstage insgesamt anfallen. Arbeitgeber müssen daher eine möglichst realistische Prognose vornehmen. Laut BMF-Schreiben lässt der Fiskus vier Prognosemethoden zu: entweder die Betrachtung der tatsächlichen Arbeitstage im Beschäftigungszeitraum innerhalb eines Kalenderjahres oder im Lohnzahlungszeitraum. Alternativ kommt eine Zugrundelegung der vereinbarten Arbeitstage innerhalb eines Kalenderjahres oder im Lohnzahlungszeitraum infrage. Dabei muss sich die Lohnabteilung im Kalenderjahr auf eine Methode festlegen. Wurde im laufenden Jahr zu wenig

Lohnsteuer abgeführt, droht Arbeitnehmern am Jahresende eine saftige Nachzahlung. Firmen sollten am Ende des Jahres immer eine Überprüfung der Lohnabrechnung vornehmen. So können sie Abweichungen erkennen und steuerlichen Überraschungen entgegenwirken. Eine beweissichere Dokumentation ist in jeden Fall Pflicht. Unternehmen müssen bei der Entgeltaufteilung genau belegen können, zu welcher Zeit ein Mitarbeiter seine Arbeit an welchem Ort geleistet hat. Nur so lassen sich Vorbehalte der Finanzbehörden zuverlässig ausräumen. Firmen müssen die Vorgaben im neuen BMF-Schreiben spätestens für Lohnzahlungszeiträume nach dem 31.12.2018 anwenden. Sie sollten mit ihrem steuerlichen Berater abklären, ob eine Anwendung vor diesem Stichtag sinnvoll ist. Personalverantwortliche sollten sich mit den neuen Regelungen frühzeitig vertraut machen und ihre Abläufe in der Lohnabrechnung entsprechend anpassen.

Autorin:

Jennifer Telle, Steuerberaterin der Kanzlei WWS in Mönchengladbach

(erschienen im Sonderheft "Global HR" (zur HR Performance 6/2017))