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Sorgfaltspflichten des Arbeitgebers für ins Ausland entsandte Mitarbeiter

In der Vergangenheit lag der Schwerpunkt der Sorgfaltspflichten bei Mitarbeiterentsendungen auf medizinischer Hilfe im Notfall sowie der Durchführung von Sicherheitsmaßnahmen an Orten mit hohem Armutsanteil der Bevölkerung bzw. in Hochrisikogebieten. Doch in jüngster Zeit haben sich zwei große Veränderungen bemerkbar gemacht: Teilweise geht man von einem „neuen Normalzustand“ aus, nicht mehr nur in den traditionellen Hochrisikogebieten ist es unsicher, sondern überall auf der Welt. Und immer öfter werden von den Mitarbeitern in den meisten Unternehmen Do-it-yourself-Optionen genutzt. Durch die jüngeren globalen Ereignisse – vom Tsunami in Japan 2011 bis zu den terroristischen Anschlägen in Europa – haben Unternehmen ein besseres Verständnis erworben, was die Erfüllung von Sorgfaltspflichten gegenüber Mitarbeitern und Geschäftsreisenden eigentlich bedeutet. Diese Erfahrungen zusammen mit der Popularität von Do-it-yourself-Maßnahmen (insbesondere bei der Reiseplanung) und verbesserter Technologie (man weiß zu jedem Zeitpunkt, wo sich der Mitarbeiter aufhält) haben zu einem noch stärkeren Bedarf an Maßnahmen geführt, mit denen Sorgfaltspflichten erfüllt werden.

Der Entsendungsdienstleister Crown World Mobility hat mit über 60 Unternehmen aus unterschiedlichen Branchen eine Umfrage durchgeführt, um Folgendes herauszufinden: Haben diese Faktoren zu neuen Strategien und Ansätzen in puncto Sorgfaltspflichten bei internationalen Entsendungen geführt? Wenn ja, in welcher Hinsicht? Die Antworten waren breit gefächert und ließen sich in drei Kategorien einteilen:

1. Unterstützung wird an Hochrisikostandorten geboten

2. International entsandten Mitarbeitern werden allgemeine Unterweisungen und Kommunikationsressourcen angeboten (auch für bestimmte Geschäftsreisende verfügbar)

3. Ressourcen für Reise-Tracking

Die Unternehmen wurden befragt, ob sie bei einer Krise größeren Ausmaßes, etwa bei terroristischen Angriffen, über Verfahren zur Kommunikation mit den entsandten Mitarbeitern verfügen. Zwei Drittel der Unternehmen gab an, über solche Verfahren zu verfügen, während das verbleibende Drittel der befragten Firmen derzeit über keinerlei derartige Maßnahmen verfügt. Die Aufenthaltsorte entsandter Mitarbeiter und Geschäftsreisender überwachen zu können, ist eine zentrale Komponente für ein solches Notfallverfahren. Die von den Unternehmen eingesetzten Tracking-Methoden reichen von formalen Technologielösungen über die Nutzung der üblichen Kommunikationswege (Textnachrichten und E-Mail) bis zur Registrierung bei externen Anwendungen zur Reiseunterstützung wie z.B. ISOS. 26 % der an der Umfrage teilnehmenden Unternehmen haben mehr als 500 international entsandte Mitarbeiter. Von den restlichen Firmen haben 43 % nur 10 oder weniger entsandte Mitarbeiter. Daher muss hier die eingesetzte Lösung zum Entsendungsprogramm passen – eine Einheitslösung dürfte kaum Nutzen bringen.

Weiterhin wurde untersucht, ob Ereignisse der jüngeren Vergangenheit zu neuen Verfahren für die Erfüllung von Sorgfaltspflichten der Unternehmen geführt haben. Die Hälfte der Unternehmen hat ihre Verfahren nicht geändert. Ein Unternehmen erwähnte, dass die eigenen Verfahren bereits sehr umfangreich sind, so dass derzeit keine weiteren Änderungen als notwendig erachtet werden. Ein gutes Fallbeispiel ist die Bildung eines funktionsübergreifenden Teams mit Mitgliedern aus allen betroffenen Abteilungen, in dem sich beispielsweise Vertreter der Personalabteilung, des Global Mobility Teams, Führungskräfte und Vertreter der Reisestelle befinden könnten. Ein solches funktionsübergreifendes Team kann gut in Unternehmen jeder Größe, also auch in kleineren Firmen mit weniger Infrastruktur eingerichtet werden. 21% der Umfrageteilnehmer haben aufgrund der jüngsten Ereignisse bereits diesen Weg gewählt.

Im Rahmen der Umfrage wurde ebenfalls untersucht: Welche Verfahren werden bei Eigenmaßnahmen der Mitarbeiter angewandt? Welche Möglichkeiten haben das Team für Mitarbeitermobilität und das Unternehmen als Ganzes zur Erfüllung ihrer Sorgfaltspflichten angesichts der Tatsache, dass Eigenmaßnahmen heute eine nicht mehr wegzudiskutierende Realität sind? Laut jüngsten Erkenntnissen des Unternehmens für Reiseforschung Phocuswright nutzten 31 % der Reisenden, die in den letzten beiden Jahren Airbnb genutzt hatten, diesen Anbieter anlässlich von Geschäftsreisen. Crown World Mobility und die gesamte Mobility Branche gehen auf diesen Trend zur „Uber-Mobilität“ ein. Immer schneller stehen uns Informationen zur Verfügung, immer öfter nutzen wir Online-Lösungen zur Informationsabfrage, Prüfung verfügbarer Optionen, Organisation von Umzügen oder für Buchungen. Doch einige Firmen haben diese Entwicklungen noch immer nicht in ihre Verfahren für Mobilität einbezogen oder befinden sich noch in der ersten Prüfungsphase für eventuelle Neuerungen. Viele der geäußerten Sorgen resultierten aus der Unsicherheit, inwiefern bei Eigenmaßnahmen der Mitarbeiter noch die Sicherheit, Qualität und Kontrolle gewährleistet werden können, die in den meisten Unternehmen erforderlich ist. Diese Frage sollte man weiterhin im Auge behalten, ebenso die Erkenntnis, dass Unternehmen in ihren Entsendungs-Richtlinien und Verfahren den sich schnell weiterentwickelnden Technologien und Trends derzeit nicht hinterherkommen.

Schlussfolgerungen

In allen Unternehmen liegt der Schwerpunkt darauf, das Wohlergehen und die Sicherheit der eigenen Mitarbeiter zu garantieren. Um ihre Sorgfaltspflichten bei internationalen Entsendungen zu erfüllen, konzentrieren sich Unternehmen traditionell auf:

•  die Einhaltung der Einwanderungsbestimmungen

•  Gesundheitsvorsorge

•  Evakuierungen im Notfall

•  umfangreiche Sicherheitsmaßnahmen für Mitarbeiter in Hochrisikogebieten

Heute verändert sich das Verständnis von Sorgfaltspflichten bei internationalen Entsendungen. Teilweise geht man von einem „neuen Normalzustand“ aus, was die Sicherheit des entsandten Mitarbeiters und seiner Familie betrifft: Nicht mehr nur in den traditionellen Hochrisikogebieten ist es unsicher, sondern überall auf der Welt. Ein anderer Faktor sind die technologischen Entwicklungen und die Tatsache, dass Mitarbeiter eigenorganisierte Maßnahmen mit geringem Aufwand generell vorziehen.

Fünf Tipps für Global Mobility Experten

1. Prüfen Sie die Definition Ihres Unternehmens für die Erfüllung von Sorgfaltspflichten bei internationalen Entsendungen. Liegt der Schwerpunkt aktuell noch auf traditionellen Leistungen wie z. B. Hilfe bei medizinischen Notfällen und Sicherheit in Hochrisikogebieten?

2. Die Umfrage zeigt, welche Maßnahmen zahlreiche Unternehmen im Hinblick auf die Erfüllung von Sorgfaltspflichten ergreifen. Suchen Sie sich die drei Strategien heraus, die für 

Ihr Unternehmen am ehesten praktikabel sind, und besprechen Sie diese mit Ihrem eigenen Team, der Personalabteilung und/oder den unternehmenseigenen Sicherheitsbeauftragten. Welches Verfahren hat die größten positiven Auswirkungen auf Ihr Programm?

3. Ein funktionsübergreifendes Team mit Mitgliedern aller betroffenen Abteilungen wird von 51 % der Unternehmen eingesetzt. Wie intensiv kommuniziert Ihr Global Mobility Team mit den Sicherheitsbeauftragten Ihres Unternehmens, wenn es um die Sicherheit entsandter Mitarbeiter und ihrer Familien geht? Organisieren Sie ein Treffen aller mit Entsendungen befassten Stellen, um die Informationen aus dieser Broschüre und die aktuelle Strategie für die Erfüllung von Sorgfaltspflichten in der Mitarbeitermobilität zu besprechen. Wo liegen die Stärken Ihres Unternehmens und welche Verbesserungen könnten erzielt werden?

4. Nutzen Sie externe Ressourcen, die speziell auf Unterstützungsmaßnahmen für die Sicherheit von Mitarbeitern ausgerichtet sind. Sie können Ihnen helfen, den Mitarbeitern in einer Krisensituation Informationen zukommen zu lassen und ihre Aufenthaltsorte zu überwachen. Und man bietet Ihnen Expertenwissen für globale Mobilitätsprogramme jeden Umfangs.

5. Immer mehr Mitarbeiter wünschen sich bei einer Auslandsentsendung Flexibilität, sie wollen oft Teile des Umzugs selbst organisieren und freuen sich über Barzuschüsse. Diesen Trend sollten Sie jetzt in Ihrem Unternehmen diskutieren: Wie viel Kontrolle benötigt das Unternehmen, um seine Sorgfaltspflichten erfüllen zu können? Die Unternehmenskultur, die Altersstruktur der Mitarbeiter, der Umfang des Mobilitätsprogramms und die Zielorte für Entsendungen – all diese Faktoren beeinflussen, wie viel Risikotoleranz ein Unternehmen bei eigenorganisierten Maßnahmen der Mitarbeiter aufbringen kann.