Szenarien für die zukunftsorientierte Gestaltung der Büroarbeitswelt

Gerade jetzt, da die Maßnahmen zur Eindämmung der Pandemie gelockert werden und die Möglichkeit zur vollständigen Rückkehr ins Büro gegeben ist, stellt sich die Frage, wie die Arbeitswelt und das Ökosystem Büro zukünftig aussehen werden: Kehren wir zu einer Welt vor der Pandemie zurück oder wird es Verschiebungen geben? Wenn ja, wie sieht dann die Arbeits- und Bürowelt der Zukunft aus? Diese unterlag aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung der Arbeits- und Lebenswelt bereits vor der Pandemie einem Paradigmenwechsel.

Die Zunahme orts- und zeitflexibler Arbeitsmodelle, die Verbreitung agiler Arbeitsweisen, aber auch die veränderte Erwartungshaltung der Mitarbeitenden haben durch die Pandemie nochmals einen deutlichen Schub erhalten. Nahezu jede Organisation musste sich mit den Fragen beschäftigen, wie zukunftssicher die entsprechenden Arbeits- und Bürostrukturen noch sind, und wie man die Büroflächen und -immobilien im Hinblick auf die enorm hohe Dynamik ausrichten solle.

Um diese Fragen zu beantworten, haben Forschende des Fraunhofer-Instituts für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO im Rahmen des Innovationsverbunds Office 21® gemeinsam mit den beteiligten Partnerunternehmen einen Szenarioprozess durchgeführt. Ziel ist es, verschiedene Einflussfaktoren und deren Entwicklungen zukunftsoffen und vernetzt vorauszudenken, und diese zu einem konsistenten Gesamtbild zusammenzusetzen. Die nun veröffentlichte Studie „Beyond Multispace – Szenarien zu veränderten Anforderungen an Büroflächen und -immobilien im urbanen Umfeld bis 2030“ enthält vier Szenarien zur Beschreibung möglicher Entwicklungen der zukünftigen Arbeitswelten. Diese sollen dazu dienen, unterschiedliche Entwicklungsoptionen aufzuzeigen und Organisationen in der Praxis dabei unterstützen, sich darauf einzustellen sowie geeignete Handlungsempfehlungen abzuleiten.

Büroumgebungen als Möglichkeitsräume: Entwicklungen multiperspektivisch vorausdenken

Aus den vier entwickelten Szenarien „Neue freie Welt“, „Zurück aus der Zukunft“, „Neues grünes Europa“ und „Individueller Fokus“ gehen verschiedene Arbeitswelten hervor: eine hochgradig flexibilisierte Arbeitswelt, eine sich eher vorsichtig wandelnde und stärker an der Zeit vor der Pandemie orientierte Arbeitswelt, eine sehr ökologisch bewusste Arbeitswelt sowie eine stark auf Individualität ausgerichtete Arbeitswelt. In der Studie werden deren Auswirkungen auf verschiedene Themenfelder sowie auf Büroflächen und -immobilien beschrieben. Zur Veranschaulichung schließt jedes Szenario mit einem typischen Arbeitstag ab, der mit Hilfe von Personas dargestellt wird.

Obwohl jedes der Szenarien spezifische Eigenheiten aufweist, ließen sich doch gemeinsame Handlungsfelder identifizieren, die für jede Organisation relevant sind, wie etwa Hybridität, Büroflächenbedarf, Wohlbefinden, Vernetzung, Nachhaltigkeit oder Gesetzgebung. Welches Szenario für welche Organisation und Gruppe von Mitarbeitenden am besten geeignet ist, hängt von vielen Einflussfaktoren, wie beispielsweise dem Alter der Mitarbeitenden, ab. Daher geht das Forschungsteam davon aus, dass keine Eins-zu-eins-Umsetzung der einzelnen Szenarios stattfinden wird, vielmehr können auch mehrere Szenarien auf eine Organisation zutreffen. So sind auch Mischformen der verschiedenen Szenarien denkbar. „Unsere Studie beschreibt Möglichkeitsräume, wie Büroumgebungen zukünftig gestalten werden könnten. Dennoch sollte jede Organisation spezifisch für sich feststellen, in welchem Szenario sie sich und ihre Mitarbeitenden sehen und entsprechend strategische Maßnahmen ergreifen, um die Weichen in diese Richtung zu stellen“, empfiehlt Carina Müller, wissenschaftliche Mitarbeiterin im Team Workspace Innovation am Fraunhofer IAO und Mitautorin der Studie. „Zudem haben wir verschiedene Ebenen identifiziert von der einzelnen Tätigkeit bis hin zur gesamten Organisation, die die Ausrichtung der zukünftigen Arbeits- und Bürowelt entscheidend beeinflussen. Dazu gehört zum Beispiel die Organisationskultur, die auf jeden Fall in der Strategie berücksichtigt werden sollte“, ergänzt Teamkollegin und Mitautorin Alina Käfer.

Arbeits- und Büroumgebungen sind komplexe Ökosysteme

Die Studie verdeutlicht, dass die Arbeitswelt einer Organisation ein komplexes Ökosystem ist, in dem viele verschiedene Einflussfaktoren aufeinander wirken und im Gesamtbild geplant und umgesetzt werden müssen. Die zukünftige Arbeitswelt wird multilokal, vielfältig sowie erlebnisorientiert sein, und durch einen stetigen Wandel und Inszenierung geprägt sein. Die sich kontinuierlich ändernden Anforderungen an Büroimmobilien können zwar einerseits eine Herausforderung darstellen, bieten jedoch andererseits die Möglichkeit, die Rolle der Büroräume aktiv und konstruktiv für die Zukunft neu zu definieren und zu gestalten – durch ein Zusammenspiel aus Wirtschaft, öffentlicher Hand, Politik und Gesellschaft.

In der neuen Forschungsphase des Innovationsverbunds Office 21® wird die Arbeit mit den Szenarien fortgesetzt. Diese sollen im nächsten Schritt in konkrete Bürokonzepte und innovative Nutzungsmodelle sowie neue Mitarbeitenden-Typologien übersetzt werden.

Hier geht’s zur Studie.