Kundenservice Veranstaltungen: 02234-9894940
Kundenservice Bücher: 089-21837921
Aboservice Zeitschriften: 089-21837110

Mobile first & Cloud only - 100% digitale HR

Die Digitalisierung als Werkzeug für effizienteres und transparenteres Arbeiten zu nutzen, ist gerade in der HR-Abteilung, in der komplexe Prozesse abteilungsübergreifende Zusammenarbeit fordern, enorm wichtig. Es muss das volle Potenzial der Digitalisierung ausgenutzt werden um HR-Prozesse zukünftig 100% digital zu gestalten. Das heißt, Prozesse sollen zukünftig ohne physisches Eingreifen seitens der Prozessbeteiligten ablaufen.

Vom Prozessausführer zum Prozessdesigner

Die Digitalisierung gibt uns die Chance, die HR-Abteilung aus ihrer Rolle der Prozessausführer zu holen und sie langfristig von administrativen Aufgaben zu befreien. Damit konzentrieren sich die HRler stärker auf strategische Aufgaben und werden nicht durch tägliche Routinearbeiten blockiert. Als Prozessausführer ist die HR-Abteilung heute allerdings noch zum größten Teil damit beschäftigt, operative Aufgaben umzusetzen. Dabei bleiben strategische Aufgaben häufig unerledigt. Das muss sich ändern, wenn das Unternehmen effizient bleiben will. Ein Wandel vom Prozessausführer zum Prozessgestalter ist längst überfällig. Die HR-Abteilung sollte dabei zwar die Prozesshoheit behalten, aber nicht mehr aktiv bei der Umsetzung der Prozesse beteiligt sein. Wie sich die digitalen Prozesse gestalten und wer die Prozessbeteiligten sein sollen, entscheidet somit die HR-Abteilung. Ausschlaggebend ist dabei die veränderte Aufgabenverteilung, die nun abteilungsübergreifend erfolgt.

100% Digital statt 20% Papier

Häufig setzen Personalabteilungen auf Software, die die Prozesse zwar digital unterstützen, jedoch nicht vollständig digitalisieren. Klassische Software überlässt die letzten 20% eines Prozesses dem manuellen Zutun der HRler und verhindert dadurch eine vollständige Digitalisierung.

Dabei hilft sie zwar bei der Bewältigung täglicher Routinearbeiten wie Ablage oder Archivierung, sie befreit die HR-Abteilung aber langfristig nur von einem Teil ihrer administrativen Aufgaben. So ist die HR-Abteilung immer noch vollverantwortlich für den Workflow und übernimmt dabei einen Großteil der Arbeit.

Soll ein Mitarbeiter beispielsweise einen Bonus erhalten, wird dieses Schreiben zwar digital mittels eines klassischen Textverarbeitungsprogramms erstellt, danach jedoch wieder von der Personalabteilung auf Papier ausgedruckt und der Führungskraft zur manuellen Unterschrift vorgelegt. Ist das erledigt, wird das Bonusschreiben manuell in der Mitarbeiterakte abgelegt. Dieser Prozess kann viel Zeit in Anspruch nehmen. All diese Schritte können bereits durch intelligente Software digitalisiert werden. Wieso also sollte man diese Möglichkeit nicht nutzen?

Next step – Mobile first & Cloud only

Um eine 100% echte Digitalisierung zu erreichen, müssen wir über den Einsatz von reiner Software hinausdenken. Mobile Cloud-Lösungen werden zukünftig die Antwort auf eine papierlose HR-Abteilung liefern. Diese ermöglichen einen zu 100% echt digitalen Prozess, der sich nahtlos in die bestehende HR-Software-Landschaften integrieren lässt. Die mobile, device-unabhängige Nutzung lässt eine effektive Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen HR, Management und Mitarbeiter zu. So können zukünftig beispielswiese AU-Bescheinigungen per Foto-Upload an die Personalabteilung geschickt werden. Durch den Versand wird der Prozess der Krankmeldung automatisch gestartet. Die Daten der AU-Bescheinigung werden digital ausgelesen, direkt in das ERP-System übernommen und die Führungskraft über die Abwesenheit des Mitarbeiters informiert.

Take the chance

HR-Abteilungen sollten jede Möglichkeit nutzen, die ihnen die Digitalisierung bietet und sich auf den technologischen Wandel einlassen. Wie die Verbindung von langbewährten HR-Prozessen mit der Digitalisierung aussehen soll, können Unternehmen dank der individuellen Lösungen selbst entscheiden. Das ist die Chance, die einem die Digitalisierung lässt und die man rechtzeitig nutzen sollte.

 

Quelle: Ulrich Jänicke, Gründer und CEO der aconso AG

Passende Artikel
Zeitschrift HR Performance
149,00 €

Preis für Jahresabonnement Inland