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Mitarbeiterführung mit dem Smartphone

Führungskräfte müssen Projekte nicht nur inhaltlich leiten und lenken, sondern auch die Zusammenarbeit des Projektteams bestmöglich koordinieren. Die meisten Werkzeuge und Hilfsmittel für das Projektmanagement sind mittlerweile digital und als App auf dem Smartphone verfügbar. Und genau hierin besteht eine Herausforderung für den Teamleiter. Es gilt, den Mitarbeitern zu vermitteln, in welchen Fällen die Zusammenarbeit per Smartphone die Produktivität fördert, und Tipps für die digitale Collaboration zu geben. Fast genauso wichtig ist es, festzulegen, wann man lieber „abschalten“ sollte, damit die eigene Work-Life-Balance und die des Teams nicht leiden.

Mobilgeräte werden im beruflichen Kontext immer wichtiger

Das Handy ist im Alltag unverzichtbar geworden – 78 Prozent der Deutschen besitzen ein Smartphone und nutzen es täglich für Shopping, Informationsrecherche und zur Kontaktpflege.1 Immer mehr Deutsche verwenden mobile Geräte auch im Beruf, um ihre Arbeit flexibler einteilen zu können und so ihre Produktivität zu steigern. Ein Blick in den Mobile Productivity Report, eine Studie des Arbeitsmanagement-Experten Wrike, zeigt den Status quo mobilen Arbeitens in den USA.2 Traditionell ist uns dieser Markt bei der Adaption neuer Technologien voraus und gibt einen realistischen Blick darauf, wie sich mobiles Arbeiten bei uns entwickeln könnte. Die wichtigsten Ergebnisse: 44 Prozent der US-Amerikaner checken ihr Mobilgerät 20 Mal täglich und öfter für die Arbeit. 76 Prozent geben an, dass sie drei oder mehr Apps auf ihrem Telefon nur beruflich nutzen. Bei der Bewertung des Nutzens von Smartphones für die Work-Life-Balance ist die Wahrnehmung beinahe ausgeglichen: 37 Prozent spüren eine Verbesserung, für 30 Prozent wirkt es sich nachteilig aus.

Erfolgreiche Remote Collaboration braucht Grundregeln

Angesichts dieser Zahlen ist es wahrscheinlich, dass auch in Deutschland das Handy noch weitaus intensiver im Berufsalltag genutzt werden wird. Um die Mitarbeiter vor negativen Auswirkungen auf ihre Work-Life-Balance zu schützen, sollten Führungskräfte verbindliche Grundregeln für die Zusammenarbeit via Smartphone vorgeben. Der wichtigste Schritt ist, die Zeiten für virtuelle Interaktionen festzulegen, das heißt etwa, beim Kundentermin oder auf dem Weg zur Arbeit ist die Nutzung sinnvoll. Nach einer festgelegten Zeit, zum Beispiel 22.00 Uhr, ist Arbeit per Smartphone dann absolut tabu. Der Teamleiter muss den Mitarbeitern klarmachen, dass niemand außerhalb der vereinbarten Zeiten Aufgaben oder Anfragen zu bearbeiten hat. Ein teamweiter Konsens darüber, innerhalb welcher Zeit Antworten erwartet werden dürfen, hilft, Druck abzubauen und das Gefühl, ständig erreichbar sein zu müssen, für alle Mitarbeiter zu vermeiden.

So steigern Sie die Produktivität des Teams auf gesunde Weise

Manche Aufgaben können mit dem Smartphone besser erledigt werden, indem man einfach die Kommunikationsmethode wechselt – zum Beispiel Abstimmungsprozesse: Teamleiter können diese erleichtern, indem sie sich von der E-Mail verabschieden und auf Collaboration-Tools umsteigen, die Aufgaben, Dateien und Abstimmungsprozesse zentral abbilden, anstatt über mehrere Posteingänge zu verstreuen.

Die meisten Mitarbeiter nutzen ihr Smartphone sowohl privat als auch beruflich. Die Ablenkung durch WhatsApp, Facebook und Co. kann somit während der Arbeitszeit zum Problem werden. Apps wie „Stay Focused“ können soziale Medien, persönliche E-Mails und Spiele während eines eingestellten Zeitraums
sperren und zu konzentrierterem Arbeiten verhelfen.

Auch mehrere Anwendungen gleichzeitig zu nutzen, ist auf dem Mobilgerät mühsam. Apps wie „Workflow“ oder „IF by IFTTT“ verbinden Apps und automatisieren mehrteilige Aufgaben. Wichtig ist, dass Führungskräfte produktivitätssteigernde Tools auch selbst verwenden: einerseits, um dem Team technische Hilfestellung geben zu können, und andererseits, um ein glaubwürdiges Vorbild zu sein.

Fazit

In Zukunft wird Mitarbeiterführung via Smartphone ein fester Bestandteil des Anforderungsprofils von Führungskräften werden. Notwendig sind feste Regeln für Erreichbarkeit sowie aktive Unterstützung durch passende Apps und Tools. Nur dann können Führungskräfte die Produktivität ihrer Mitarbeiter steigern, ohne deren Freizeit zu beeinträchtigen und dem vermeintlichen Druck, „always on“ sein zu müssen, entgegenwirken.

1 Quelle: Bitkom-Präsentation „Smartphone-Markt: Konjunktur und Trends“, erschienen Frühjahr 2017
2 Quelle: Wrike Mobile Productivity Report, erschienen Frühjahr 2016

Autor: Guido Silva ist Customer Success Manager bei Wrike und berät Kunden bei der Implementierung der gleichnamigen Projektmanagementund Collaboration-Software.

(Foto: © Konstantin Yuganov/fotolia)