5 Tipps zum sicheren digitalen Dokumentenversand im HR-Bereich : Rechtssicherheit im HR-Bereich

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HR-Abteilungen verwalten äußerst sensible Daten wie Gehaltsabrechnungen, Steuerunterlagen und Verträge. Unser Leitfaden bietet Ihnen fünf praktische Tipps für den sicheren, schnellen und rechtskonformen digitalen Versand Ihrer Personaldokumente. Erfahren Sie, wie Sie die DSGVO-Anforderungen meistern und Ihre HR-Abteilung von digitalen Zustelllösungen profitieren kann.

Sicherheit und Datenschutz beim Versand digitaler HR-Dokumente

HR-Abteilungen verwalten die sensibelsten Daten im Unternehmen: von Gehaltsabrechnungen über Verträge bis hin zu Krankmeldungen, deren Schutz gesetzlich geregelt ist.

Gleichzeitig stehen HR-Teams vor der Herausforderung, diese Dokumente sicher, schnell und rechtskonform an ihre Mitarbeitenden zu versenden.

Erfahren Sie in unserem Leitfaden, worauf es beim digitalen Dokumentenversand im HR-Bereich wirklich ankommt, und entdecken Sie, wie Sie die DSGVO-Rahmenbedingungen erfolgreich meistern können.

Im Leitfaden erhalten Sie Tipps, wie Sie…

• den Versand von HR-Dokumenten digital und verschlüsselt gestalten,
• Rechtskonformität durch Protokollierung gewährleisten und
• die DSGVO-konforme Datenverarbeitung sicherstellen.

Dokumentenversand über die digitale Postzustellung

Mit der digitalen Postzustellung der d.velop können Dokumente jeglicher Art verschlüsselt zugestellt, mit Kontakten oder Dritten geteilt sowie abgespeichert werden. Die Softwarelösung d.velop postbox ist für die Zustellung sensibler Dokumente hervorragend geeignet, weil die digitale Zustellung DSGVO-konform und unter höchsten Sicherheitsstandards abläuft. Beispiele sind Arbeitsvertragsunterlagen, Gehaltsabrechnungen, Lohnsteuerbescheinigungen oder Sozialversicherungsbescheinigungen.

Kosteneinsparungen durch die digitale Postzustellung

Betrachten wir das Beispiel der digitalen Gehaltsabrechnung. Durch die digitale Zustellung der Gehaltsdokumente fallen Kosten für Druck, Kuvertierung, Porto sowie Arbeitsaufwände weg. Schauen wir uns nur die Druckkosten an, können bei 500 Mitarbeitenden und durchschnittlich 6.000 gedruckten Seiten pro Jahr insgesamt 5.260€ jährlich eingespart werden. Bezieht man alle Kosten mit ein, so lassen sich durch die Einführung der digitalen Zustellung etwa 50% der Kosten einsparen.

Sicherheit der Daten

Die d.velop postbox wurde nach höchsten Sicherheitsstandards in Deutschland entwickelt und wird nach deutschem Recht betrieben. Das Rechenzentrum besitzt eine ISO-27001- sowie Trustee-Cloud-Zertifizierung. So ist gewährleistet, dass jedes Dokument verschlüsselt und DSGVO-konform zugestellt und abgespeichert wird – nach aktuellem Industriestandard mit AES-256-bit.