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So spart die digitale Personalakte jede Menge Zeit bei der Personalverwaltung – Teil 2

Der Arbeitstag ist lang, die To-do-Liste länger. Bei vielen HR-Profis bleibt am Ende des Tages Arbeit liegen. Denn meist reicht trotz bester Organisation die Zeit einfach nicht für alle Aufgaben.

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Foto: ©AdobeStock/Pcess609

Branchennews

Serie: Alles, was Sie zur digitalen Personalakte wissen müssen

Der Arbeitstag ist lang, die To-do-Liste länger. Bei vielen HR-Profis bleibt am Ende des Tages Arbeit liegen. Denn meist reicht trotz bester Organisation die Zeit einfach nicht für alle Aufgaben. Der beste Weg, Zeit zurückzugewinnen: die digitale Personalakte.

Das A und O bei der Personalverwaltung: Ablage und Organisation. Viel Zeit können HR-Fachkräfte bei beidem einsparen. Denn digitale Wege machen vieles schneller und einfacher als analoge Pfade.

Zeit gewinnen mit digitaler Datenablage

Ein klassisches Beispiel aus dem Alltag vieler Personalabteilungen: Eine Mitarbeiterin hat geheiratet und muss ihre Heiratsurkunde übermitteln. Auf digitalem Weg ist der Nachweis schnell erbracht und abgelegt. Die Mitarbeiterin fotografiert ihre Heiratsurkunde einfach mit dem Smartphone ab und schickt das Bild über ein Online-Portal an die HR-Fachkraft. Das Bild wird von der Software bereits automatisch in die Personalakte geladen und der Personalsachbearbeiter muss nur noch bestätigen.

Dokumente mit wenigen Klicks finden

Auch beim umgekehrten Weg hilft die digitale Personalakte, denn abgelegte Dokumente lassen sich in ihr schnell und bequem aufrufen. Beispiel: In einigen Berufen – bspw. als Praxisanleiterin im Pflegebetrieb – müssen Arbeitnehmer regelmäßig Pflichtfortbildungen absolvieren. Diese gesetzliche Vorgabe ist strengstens einzuhalten. Bei Personalakten in Papierform muss die Personalfachkraft alle Akten einzeln durchgehen, um zu überprüfen, welche Kollegen die ausstehenden Pflichtfortbildungen noch absolvieren müssen. Mit der digitalen Lösung reichen dank integrierter Suchfunktion wenige Klicks, um zu sehen, bei wem der Nachweis noch fehlt. Die betroffenen Mitarbeiter können anschließend gezielt angeschrieben werden. Bei regelmäßig wiederkehrenden Aufgaben sorgt eine automatische Wiedervorlage mit Erinnerungsfunktion dafür, dass im stressigen Alltag nichts übersehen wird.

Dokumente direkt in der Personalakte erstellen

Weitere Zeitsparpotenziale erschließen Personalabteilungen, wenn sie Dokumente direkt in der digitalen Personalakte erstellen. Sie können ganz einfach einzelnen Mitarbeitern, Abteilungen oder der gesamten Belegschaft zugeordnet werden. So lässt sich mit der digitalen Personalakte zudem eine einheitliche und zentrale Vorlagenverwaltung sicherstellen.

In der Praxis sieht dies so aus: Nach dem jährlichen Brandschutz- und Sicherheitsworkshop erhalten beispielsweise alle teilnehmenden Mitarbeiter eine Bestätigung. Mit einer HR-Software wählt die Personalsachbearbeiterin die entsprechende Vorlage aus, befüllt sie automatisch für die entsprechenden Mitarbeiter mit den mitarbeiterbezogenen Informationen und stellt die Dokumente anschließend bereit. Optional legt sie die Dokumente anschließend passend ab.

Wie der Datenschutz dabei immer sichergestellt ist, zeigt der dritte Teil der Artikel-Serie, der in Kürze erscheint.

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Autor: Christoph Buluschek ist Experte für digitale Personalprozesse und Leiter Account-Management & Produktmarketing bei Agenda Informationssysteme.

Quelle: Agenda

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