Gehaltsabrechnungen per Klick – ja, aber bitte verschlüsselt!

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Schnell, sicher und datenschutzkonform – so einfach sollte das Versenden von HR-Dokumenten, wie Gehaltsabrechnungen, via E-Mail sein. Besonders, da HR-Abteilungen bezüglich personenbezogener Daten strengen Vorschriften unterliegen.

Noch immer hält sich der Ruf, dass die E-Mail-Verschlüsselung kompliziert und umständlich sei. Damit die Verschlüsselung genutzt wird, muss sie sich leicht in den täglichen Betrieb integrieren lassen. Erst dann können die Vorteile – der sichere Versand schützenswerter Informationen ist nur einer davon – genutzt werden.

Strikte Vorschriften

Die Europäische Datenschutzgrundverordnung (DS-GVO) gibt klar vor, dass der elektronische Versand von persönlichen oder personenbezogenen Daten nur in geschützter Form erfolgen darf. Versäumen Unternehmen dies, drohen ihnen erhebliche Sanktionen. Vor allem HR-Abteilungen sind aus mehreren Gründen besonders gefordert, da sie ständig mit personenbezogenen und besonders schützenswerten Daten zu tun haben.

Praktisch – aber auch mühselig?

Heutzutage ist das Verschlüsseln weder kompliziert noch aufwendig. „Der Mythos, dass E-Mail-Verschlüsselung unpraktisch ist, findet seinen Ursprung in den 90er-Jahren. Die damaligen standardisierten Verfahren waren zwar sicher, aber nicht wirklich benutzerfreundlich noch einfach zu handhaben. Deshalb setzten sie sich im typischen Mailverkehr zwischen Menschen nicht durch. Heute verfügt die Schweizerische Post mit der patentierten SAFE-Technologie von IncaMail ein Verfahren, welches die Verschlüsselung und Entschlüsselung auf praktisch einen Mausklick reduziert“, erklärt Marin Bogdan, IncaMail-Experte der Schweizerischen Post.

Mehr als nur Zeit und Kosten sparen

Eine E-Mail-Nachricht ist schnell verfasst und versendet – auch geschützt. Beim traditionellen Versand von Gehaltsabrechnungen fallen Kosten für den Druck, das Kuvertieren und physische Versenden an. „Mit dem digitalen Versand fallen all diese Herausforderungen weg. Unternehmen können nicht nur Zeit und Kosten sparen. Sie schonen die Umwelt und haben die Chance, freigewordene Ressourcen anderweitig effizienter zu nutzen – beispielsweise fürs Recruiting oder Talentmanagement“, erklärt Marin Bogdan. Auch Mitarbeitende profitieren vom digitalen Versand: Sie müssen sich nicht in ein separates Unternehmensportal einloggen, erhalten die Abrechnung innerhalb weniger Sekunden in ihrer persönlichen Mailbox und greifen ortsunabhängig darauf zu.

Digitale Kommunikation mit IncaMail: sicher, einfach und anerkannt

IncaMail ist der E-Mail-Verschlüsselungsdienst der Schweizerischen Post für den einfachen und sicheren Versand von sensiblen Nachrichten und Dokumenten per E-Mail. Bereits heute vertrauen zahlreiche Unternehmen, Behörden und Privatpersonen auf IncaMail, wenn es um den Versand persönlicher, vertraulicher und eingeschriebener E-Mails geht.

Erfahren Sie mehr: www.post.ch/incamail-hr-de.

Weitere Informationen und Kontakt:

Die Schweizerische Post

support@incamail.de

Quelle: Die Schweizerische Post, post.ch/incamail-hr-de

(erschienen in HR Performance 3/2022)