Datenschutz und Rechtssicherheit – warum die digitale Lösung die beste Lösung ist – Teil 3

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Serie: Alles, was Sie zur digitalen Personalakte wissen müssen

Egal welche Branche, egal wie groß das Unternehmen. Eines haben alle Personalabteilungen gemeinsam: Sie arbeiten jeden Tag mit hochsensiblen Mitarbeiterdaten. Entsprechend spielen die Themen Datenschutz und Sicherheit auch bei der Personalakte eine wichtige Rolle. Die Möglichkeiten moderner Software helfen HR-Profis dabei maßgeblich.

Persönliche Mitarbeiterdaten müssen vor fremden Blicken geschützt werden. Mit der DSGVO hat der Gesetzgeber diesen Punkt noch einmal verstärkt betont. Denn je nach Schweregrad drohen Unternehmen heute Strafen von bis zu 20 Millionen Euro bei Datenschutzverstößen. Mit einer digitalen Personalakte haben Sachbearbeiter Kontrolle und Überblick über Daten und Zugriffe. So lässt sich ein DSGVO-konformer Umgang einfach sicherstellen.

Zugriffsrechte einfach regeln

Wer darf was sehen? Diese simple Frage lässt sich mit einer digitalen Lösung schnell beantworten. Denn so verwaltet die Personalabteilung ein Rechtesystem, mit dem gewährleistet wird, dass nur Berechtigte Zugriff auf einzelne Dokumente bekommen.

Häufig entstehen zudem Schattenakten in den Schubladen von Führungskräften, wenn diese regelmäßig Einblick in die Akten ihrer Mitarbeiter benötigen. Mit einem passenden Self-Service-Portal verhindern HR-Profis solche Sicherheitslecks und machen gleichzeitig allen Mitarbeitern das Leben einfacher.

Braucht beispielsweise die Bereichsleiterin aus der Marketingabteilung Einblick in den Arbeitsvertrag eines Mitarbeiters, sucht die HR-Fachkraft anhand von Schlagworten und mithilfe des Registers das entsprechende Dokument heraus. Ein Tastendruck und eine Aktenkopie steht der Bereichsleiterin im Online-Portal zur Einsicht bereit. Die Kopie entfernt das System nach 30 Tage automatisch aus dem Postfach der Führungskraft.

Datenschutz korrekt verwalten

Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen, steht die Personalabteilung vor einigen Herausforderungen: Aufbewahrungsfristen stehen Löschpflichten gegenüber. Je mehr Mitarbeiter im Unternehmen arbeiten, desto wahrscheinlicher wird eine Löschfrist in der Masse an Aufgaben übersehen – gerade bei Papierakten. Im Zweifel kann das teuer werden.

Digitale Lösungen bieten umfangreiche Filter- und Sortierfunktionen. So identifizieren Personalfachkräfte leicht alle Dokumente eines Typs – beispielsweise, um alle Aufbewahrungsfristen und Löschpflichten zu überblicken. Mit Dokumententypen und Registern filtern sie schnell heraus, welche Dokumente gelöscht werden müssen, sobald der Mitarbeiter die Firma verlässt. Alle Löschungen erfolgen natürlich nur mit entsprechenden Admin-Rechten und werden automatisch protokolliert. So lassen sich alle Vorgänge in der Personalakte im Zweifelsfall sicher nachweisen.

Hier geht’s zu Teil 2 und zu Teil 1.

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Quelle: Agenda