Darum lohnt sich die Einführung einer digitalen Personalakte – Teil 1

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Serie: Alles, was Sie zur digitalen Personalakte wissen müssen

Mit jedem neuen Mitarbeiter kommt auch eine neue Personalakte ins Unternehmen. Und mit ihr wächst die Aufgabenliste der Personalabteilung. Schließlich muss sie gepflegt und aktuell gehalten werden, damit sie bei allen Fragen rund um den Mitarbeiter schnelle Antworten bieten kann. Viele Unternehmen spielen daher mit dem Gedanken, ihre Personalakten zu digitalisieren.

Digitalisieren ist nicht gleich digitalisieren. Denn einfach alles, was aktuell in Papierform vorliegt, einscannen und als PDF in mitarbeiterbezogenen Ordnern ablegen, geht am Ziel vorbei. Wer die Vorteile einer digitalen Personalakte voll ausschöpfen will, braucht einen Plan und die richtige Software. Nur so kann die digitale Personalakte ihre Stärken bei den Themen Zugriffsregeln und -schutz, Dokumentation sowie Auffindbarkeit voll ausspielen.

Zeit sparen, Datenschutz sicherstellen, Mitarbeiter zufriedenstellen u. v. m.

Die Vorteile sind vielfältig. Sie reichen vom Zeitsparen durch einfache Datenablage und dem schnellen Finden von gesuchten Dokumenten bis zu neu gewonnener Sicherheit dank integrierter Assistenten zu Datenschutz und Zugriffsrechten.

Gerade in Zeiten von Fachkräftemangel und dem Wunsch vieler Mitarbeiter nach mehr Work-Life-Balance stellen sich Unternehmen so zusätzlich als moderner Arbeitgeber auf. Sie ermöglichen den Mitarbeitern der Personalabteilung papierloses Arbeiten und Remote Work von zu Hause. Und auch alle anderen Kollegen im Homeoffice erhalten so einen einfachen Weg zum Dokumentenaustausch mit der HR.

Umstieg sorgenfrei meistern

Viele Personalabteilungen scheuen dennoch den Umstieg, da sie einen großen Aufwand beim Wechsel von Papier auf digital fürchten. Doch diese Sorge ist unbegründet. Bereiten sie den Prozess gut vor, funktioniert das Projekt „Einführung einer digitalen Personalakte“ reibungslos. Auf folgende Punkte sollten projektverantwortliche Personal-Profis achten:

• Bereinigung der Akten: Welche Inhalte sind nicht mehr notwendig oder aufbewahrungspflichtig? Dokumente, die nicht mehr gebraucht werden, können direkt zu Projektbeginn entsorgt werden.
• Zuständigkeiten: Wer ist für die technische Seite verantwortlich? Wer scannt und kommuniziert ggf. mit Dienstleistern? Wer digitalisiert neu hinzukommende Papier-Dokumente?
• Zukünftige Aktenstruktur: Mit welchen Schlagwörtern und Metadaten wie bspw. Erstelldatum oder Mitarbeiternummer lässt sich eine bessere Auffindbarkeit der Unterlagen gewährleisten?
• Zugriffsrechte: Das Unternehmen muss festlegen, welche Fachkraft aus der HR-Abteilung auf welche Personalnummern zugreifen kann und ob sie die Akten nur einsehen oder auch bearbeiten darf.
• Aufbewahrung von Originalen: Es kann rechtliche und organisatorische Gründe geben, bestimmte mitarbeiterbezogene Dokumente weiter als Papier-Original aufzubewahren. Um welche Dokumente es sich handelt, muss vorab geklärt werden.

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Quelle: Agenda